La lista de tareas pendientes es lo último que se interpone entre un proyecto terminado y el pago final. Siga esta guía para asegurarse de que su equipo tiene clara la importancia de hacer bien la lista y de llegar a cero lo antes posible.
¿Qué es una lista de obras?
La lista de tareas pendientes indica cualquier trabajo del proyecto de construcción que esté inacabado o completado incorrectamente al final de una obra. También conocida en el sector como lista de problemas, el objetivo del contratista general es que la lista sea lo más corta posible: lo ideal es que no quede ningún elemento por documentar, arreglar o negociar.
Elementos típicos de las listas de tareas
Por lo general, las listas de tareas se componen de pequeños elementos incompletos o incorrectos de un trabajo, más que de problemas o cambios significativos. Pueden incluir problemas que hayan surgido con el trabajo realizado por cualquier contratista de interiores o exteriores, como:
- Lámparas inoperativas
- Color/estilo de pintura incorrecto
- Paneles de yeso u hormigón agrietados
- Daños paisajísticos causados por los equipos
- Fugas de fontanería
- Falta la tapa de la toma de corriente
- Señalización inexacta
Lo que no debe figurar en la lista de tareas pendientes son las actualizaciones más importantes de los planos o especificaciones que cambian el curso del proyecto. Este tipo de ajustes suelen gestionarse mediante órdenes de cambio al principio del trabajo y requieren la comunicación previa entre las partes interesadas antes de realizar el trabajo añadido.
Desde órdenes de cambio hasta cambios de material por falta de disponibilidad o actualizaciones de última hora, los planos de obra reflejan el edificio tal y como es, no como se diseñó originalmente. Tanto los subcontratistas como los contratistas generales deben hacer un seguimiento de todos estos cambios para presentarlos al arquitecto en los planos finales.
Calendario de ejecución de la lista de documentos
La clave para programar a la perfección la ejecución de la lista de tareas es encontrar el punto medio entre completar la mayor parte del trabajo, es decir, el 100% de las tareas acordadas, y dejar tiempo suficiente antes del cierre del proyecto para que los equipos arreglen y comprueben los elementos restantes de la lista de tareas.
Un seguimiento minucioso del proyecto y un personal cualificado a lo largo de todo el proyecto supondrán, en última instancia, menos elementos en la lista de tareas pendientes, por lo que contar con jefes de proyecto y capataces competentes le dará más margen de maniobra al final del trabajo.
Cómo utilizan las listas de comprobación los constructores y contratistas
La lista de tareas pendientes ayuda a los contratistas a responsabilizarse de los errores y permite a todas las partes interesadas hacer un seguimiento de las reparaciones de última hora necesarias para cumplir los términos del contrato de construcción. El trabajo de la lista de tareas pendientes no es lo suficientemente importante como para gestionarlo durante la fase principal de la construcción, por lo que tener un recuento de los elementos de la lista de tareas pendientes para volver a ellos al final del proyecto mantiene el trabajo en marcha sin dejar que los ajustes más pequeños se escapen por las grietas.
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Ventajas de las listas de tareas
Las listas de tareas permiten a los jefes de obra centrar su atención donde es necesario y en el momento adecuado. Cuando se cometen errores menores, añadirlos a la lista de tareas pendientes y pasar al resto de las áreas más importantes de la construcción libera tiempo y energía que podrían dedicarse a intentar recordarlo todo para volver a ello al final del proyecto.
En cambio, con una lista de tareas pendientes, el proyecto de construcción puede seguir adelante según el calendario previsto porque el contratista general puede estar seguro de que esos retoques finales se llevarán a cabo antes del cierre del proyecto.
La principal ventaja de una lista de tareas pendientes es que el contratista se asegura de que el proyecto pasa de la fase de terminación sustancial a la de terminación final, con lo que el cliente queda satisfecho con el trabajo y el contratista general recibe los fondos de retención restantes.
Lista de tareas Partes interesadas
La responsabilidad de los elementos de la lista de reparaciones recae en última instancia en el contratista general de un proyecto, pero todos los implicados en el trabajo desempeñan un papel. Mientras que el contratista general hace un seguimiento de los elementos pendientes, cada subcontratista debe realizar las reparaciones relacionadas con su oficio.
Los propietarios también pueden participar en la creación y liquidación de listas de tareas pendientes, ya que inspeccionan el trabajo para asegurarse de que se ajusta a lo acordado en el contrato, y los arquitectos comprueban que todo el trabajo se ha realizado conforme a las especificaciones originales del proyecto.
Errores que hay que evitar al crear y completar una lista de obras de construcción
Aunque hará un recorrido final con el propietario del proyecto y otras partes interesadas para identificar los problemas, no espere hasta ese momento para empezar la lista de tareas pendientes. No querrá verse en la tesitura de tener que recordar problemas que surgieron hace meses o de tener que identificar todos los problemas del proyecto en una única inspección antes de que se complete. En su lugar, añada a su lista de tareas cada vez que surja un problema, de modo que quede automáticamente registrado para más adelante. Además, evite estos errores comunes:
- No cumplir los plazos. Asegúrate de que el personal empiece a trabajar en las tareas pendientes antes de las inspecciones finales.
- Documentación confusa. Si el personal no puede encontrar el lugar del problema o averiguar qué hay que reparar, perderá más tiempo.
- Comunicación irregular. Cuando documentes el problema, avisa a la parte responsable para que no les pille desprevenidos a la hora de solucionarlo.
- Propiedad poco clara. Asigne cada elemento de la lista de tareas pendientes a un miembro concreto de la cuadrilla para que no haya dudas sobre quién es el responsable.
- Desconocimiento de las especificaciones y el alcance. Conoce a fondo las especificaciones del proyecto para poder detectar los problemas que debes incluir en la lista de tareas pendientes.
- Duplicar el trabajo. Establezca un proceso para marcar los elementos de la lista de tareas pendientes y evite perder tiempo buscando problemas que ya se han resuelto.
Organización de la lista de tareas
Hay muchas formas de organizar la lista de tareas, desde el propietario del elemento hasta el nivel de prioridad, el tipo de problema o la ubicación. Decidas lo que decidas, lo mejor es que proporciones el máximo detalle posible y, si utilizas una herramienta que te lo permita, que añadas fotos de la zona afectada para que al personal le resulte fácil volver al lugar correcto para identificar y solucionar el problema.
Finalización de la lista de tareas pendientes
A medida que vayan surgiendo problemas, añádalos a la lista a intervalos durante el proyecto de construcción, pero el plazo principal para la lista será después de la finalización sustancial. Recorra la obra con sus subcontratistas para identificar los problemas, y también con el propietario del proyecto y el arquitecto y/o los diseñadores para determinar cualquier otra cosa que no se ajuste a las especificaciones del proyecto.
Una vez creada la lista de tareas pendientes, cada propietario debe completar las tareas asignadas a tiempo para las inspecciones finales y el cierre del proyecto.
Software para ayudar a mejorar el proceso de lista de comprobación en la construcción
Un proyecto de construcción es demasiado complicado para confiar su proceso de lista de comprobación a papel y lápiz. Es posible utilizar una hoja de cálculo de Excel como plantilla de la lista de incidencias; sin embargo, el seguimiento y la identificación de problemas desde Excel entrañan riesgos que una aplicación de lista de incidencias puede mitigar.
Software de gestión de la construcción para listas de comprobación
Las plantillas tradicionales de hojas de cálculo permiten clasificar los problemas por columnas para identificar a los propietarios, el nivel de prioridad y otros factores, pero hasta ahí pueden llegar. En cambio, una buena plataforma de software de gestión de la construcción puede facilitar que el personal encuentre lo que busca con fotos e indicaciones claras en los planos.
El software le permite asignar tareas a los miembros de la cuadrilla, enviar notificaciones y colaborar con los miembros del equipo, proporcionando una responsabilidad total durante todo el proceso de la lista de tareas pendientes y más allá.
Qué buscar en un software de listas de comprobación
Cuando esté comparando opciones de software de gestión de la construcción, haga de esto su lista de comprobación:
- Para tener éxito, es esencial contar con una aplicación de listas de tareas en la nube que funcione eficazmente tanto para el personal de la oficina como para el personal sobre el terreno.
- Acceso sin conexión. En caso de que su lugar de trabajo u otros viajes le dejen fuera de cobertura, elija un software que le permita seguir accediendo a planos y documentos incluso sin Internet.
- Capacidad para compartir planos. Sus subcontratistas necesitarán acceder a los planos a lo largo de todo el proceso de construcción, así como para las listas de tareas pendientes.
- Proyectos y páginas ilimitados. Tendrás que asignar elementos de la lista de verificación a varios subcontratistas. Asegúrate de que no te cobran más por acceder a lo que necesitan.
- Formularios personalizables. Elija una herramienta que le permita crear cualquier categoría o lista, en lugar de utilizar únicamente una plantilla preconstruida.
- Almacenamiento de fotos y colocación personalizada. La mejor aplicación de lista de tareas te permitirá subir fotos de las zonas afectadas y colocarlas exactamente donde quieras en una hoja.
- Asignación y gestión de colaboradores. Opciones como el código de colores y las notificaciones instantáneas le permiten gestionar eficazmente las partes interesadas y el estado de los elementos.
- Herramientas intuitivas de elaboración de informes. La posibilidad de exportar una lista detallada de problemas que puede proporcionar a su cliente como resumen durante el cierre del proyecto profesionalidad de los proyectos.
Ventajas de la plataforma STACK para listas de comprobación
STACK Construir & Operar es una plataforma de software de gestión de la construcción que comprueba todas las casillas de una aplicación de lista de pinchazos superior. Con un seguimiento detallado y notificaciones instantáneas, su equipo estará mejor preparado para un proceso más rápido de la lista de verificación y el cierre del proyecto sin problemas, y usted estará preparado para el éxito. Empiece a utilizar STACK ahora de forma gratuita.
