La liste de contrôle est la dernière chose qui vous sépare d'un projet achevé - et de votre paiement final. Suivez ce guide pour vous assurer que votre équipe est consciente de l'importance d'établir une liste de contrôle correcte et d'arriver à zéro le plus facilement possible.
Qu'est-ce qu'une liste de contrôle ?
La liste des points à corriger désigne tous les travaux de construction qui ne sont pas terminés ou qui ont été exécutés de manière incorrecte à la fin d'un chantier. L'objectif de l'entrepreneur général est que cette liste soit la plus courte possible, l'idéal étant qu'il ne reste aucun élément à documenter, à réparer ou à négocier.
Éléments typiques figurant sur les listes de contrôle
Les listes de contrôle sont généralement constituées de petits éléments incomplets ou incorrects d'un travail, plutôt que de problèmes ou de changements importants. Il peut s'agir de déficiences qui ont été réalisés par un entrepreneur spécialisé dans les travaux d'intérieur ou d'extérieur, par exemple :
- Luminaires hors d'usage
- Couleur/style de peinture incorrect(e)
- Fissures dans les cloisons sèches ou le béton
- Dommages causés au paysage par l'équipement
- Fuites de plomberie
- Couvercles de prises manquants
- Signalisation imprécise
Ce qui n'a pas sa place sur la liste de contrôle, ce sont les mises à jour plus importantes des plans ou des spécifications qui changent le cours du projet. Ces types d'ajustements sont généralement traités par le biais d'ordres de modification en début de projet et nécessitent une communication préalable entre les parties prenantes avant que le travail supplémentaire ne soit effectué.
Qu'il s'agisse d'ordres de modification, d'échanges de matériaux pour cause d'indisponibilité ou de mises à jour de dernière minute de la liste de contrôle, les plans d'exécution reflètent le bâtiment tel qu'il existe, et non tel qu'il a été conçu à l'origine. Les sous-traitants et les entrepreneurs généraux doivent suivre toutes ces modifications afin de les soumettre à l'architecte pour les dessins finaux.
Délai d'exécution de la liste de contrôle
La clé d'une exécution parfaite de la liste de contrôle est de trouver le juste milieu entre l'achèvement de la grande majorité des travaux - c'est-à-dire 100 % des tâches convenues pour le projet - et le fait de laisser suffisamment de temps avant la clôture du projet pour que les équipes réparent et vérifient les éléments restants sur la liste de contrôle.
Un suivi minutieux du projet et des équipes de terrain qualifiées tout au long du projet se traduiront en fin de compte par une diminution du nombre d'articles sur la liste de contrôle au départ.
Comment les constructeurs et les entrepreneurs utilisent-ils les listes de contrôle ?
La liste de contrôle aide les entrepreneurs à rendre compte de leurs erreurs et permet à toutes les parties prenantes de suivre les réparations de dernière minute nécessaires pour respecter les termes du contrat de construction. Les travaux de la liste de contrôle ne sont pas assez importants pour être traités pendant la phase principale de la construction, aussi le fait de disposer d'un décompte des éléments de la liste de contrôle sur lesquels revenir à la fin du projet permet de faire avancer les travaux sans laisser les petits ajustements passer entre les mailles du filet.
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Les avantages des listes de contrôle
Les listes de contrôle permettent aux gestionnaires de la construction de concentrer leur attention là où c'est nécessaire et au bon moment. Lorsque des erreurs mineures sont commises, le fait de les ajouter à la liste de contrôle et de passer aux autres aspects importants de la construction libère du temps et de l'énergie qui pourraient être consacrés à essayer de se souvenir de tout ce qu'il y a à faire à la fin d'un projet.
Au contraire, avec une liste de points à régler, le projet de construction peut se poursuivre conformément au calendrier, car l'entrepreneur général peut être certain que les dernières retouches seront effectuées avant la clôture du projet.
Le principal avantage d'une liste de contrôle est de permettre à l'entrepreneur de s'assurer que le projet passe du stade de l'achèvement substantiel à celui de l'achèvement final, de sorte que le client soit satisfait des travaux et que l'entrepreneur général reçoive les fonds de rétention restants.
Parties prenantes de la liste de contrôle
La responsabilité des éléments de la liste de contrôle incombe en dernier ressort à l'entrepreneur général d'un projet, mais toutes les personnes impliquées dans les travaux ont un rôle à jouer. Tandis que l'entrepreneur général suit les éléments de la liste de contrôle, chaque sous-traitant doit effectuer les réparations liées à son métier.
Les propriétaires peuvent également participer à la création et à l'apurement de la liste de contrôle, car ils inspectent les travaux pour s'assurer qu'ils sont conformes à ce qui a été convenu dans le contrat, et les architectes vérifient que tous les travaux ont été exécutés conformément aux spécifications initiales du projet.
Les pièges à éviter lors de la création et de la réalisation d'une liste de contrôle des travaux de construction
Vous ferez une dernière visite avec le maître d'ouvrage et les autres parties prenantes pour identifier déficiences, mais n'attendez pas ce moment pour dresser votre liste de points à corriger. Vous ne voulez pas vous retrouver dans la situation où vous devez vous souvenir de déficiences qui est apparu il y a plusieurs mois, ou mettre le doigt sur tous les problèmes du projet lors d'une seule inspection avant l'achèvement du projet. Au lieu de cela, ajoutez à votre liste de vérifications chaque fois qu'un problème survient à l'adresse déficience , afin qu'il soit automatiquement suivi pour plus tard. En outre, évitez ces pièges courants :
- Dépasser les délais. Veillez à ce que les équipes commencent à travailler sur les éléments de la liste de contrôle bien avant les inspections finales.
- Documentation confuse. Si les équipes ne parviennent pas à localiser le problème ou à déterminer ce qui doit être réparé, vous perdrez encore plus de temps.
- Communication déficiente. Lorsque vous documentez le problème, alertez le responsable concerné afin qu'il ne soit pas pris au dépourvu lorsqu'il devra corriger le problème déficience.
- Des responsabilités floues. Attribuez chaque élément de la liste de contrôle à un membre de l'équipe afin qu'il n'y ait pas de doute sur la responsabilité de chacun.
- Méconnaissance des spécifications et du champ d'application. Connaissez parfaitement les spécifications du projet afin d'être en mesure de repérer déficiences et de l'inclure dans la liste de contrôle.
- Le travail en double. Mettez en place un processus pour marquer l'achèvement des éléments de la liste de contrôle et évitez de perdre du temps à rechercher des problèmes qui ont déjà été résolus.
Organisation de la liste de contrôle
Il existe de nombreuses façons d'organiser votre liste de vérifications, qu'il s'agisse du propriétaire de l'article, du niveau de priorité, du type de déficience ou de l'emplacement. Quelle que soit la manière dont vous décidez de suivre votre liste de points, il est préférable de fournir autant de détails que possible et, si vous utilisez un outil qui vous le permet, d'ajouter des photos de la zone affectée afin qu'il soit facile pour l'équipe de retourner au bon endroit pour identifier et réparer le déficience.
Achèvement de la liste des travaux
Ajoutez des éléments à votre liste de points à intervalles réguliers tout au long du projet de construction, au fur et à mesure que déficiences se présente, mais le délai principal pour la liste de points sera après l'achèvement substantiel des travaux. Parcourez le site avec vos sous-traitants pour identifier déficiences, ainsi qu'avec le maître d'ouvrage et l'architecte et/ou les concepteurs pour déterminer tout ce qui ne correspond pas aux spécifications du projet.
Une fois la liste de contrôle établie, chaque propriétaire de déficience doit accomplir les tâches qui lui sont assignées dans les délais impartis pour les inspections finales et la clôture du projet.
Un logiciel pour améliorer le processus de la liste de contrôle de la construction
Un projet de construction est trop compliqué pour confier le processus de la liste de contrôle au papier et au crayon. Il est possible d'utiliser une feuille de calcul Excel comme modèle de liste de contrôle ; cependant, le suivi et l'identification de déficiences à partir d'Excel comportent des risques qu'une application de liste de contrôle peut atténuer.
Logiciel de gestion de la construction pour les listes de contrôle
L'utilisation de modèles de listes de contrôle traditionnels vous permet de trier par colonne afin d'identifier déficience les propriétaires, le niveau de priorité et d'autres facteurs, mais c'est là toute l'aide qu'ils peuvent apporter. En revanche, un bon logiciel de gestion de la construction peut permettre à l'équipe de trouver facilement ce qu'elle cherche grâce à des photos et à des indications claires sur les plans.
Le logiciel vous permet d'assigner des tâches aux membres de l'équipe, d'envoyer des notifications et de collaborer avec les membres de l'équipe, ce qui permet une responsabilisation totale tout au long du processus de la liste de contrôle et au-delà.
Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de liste de contrôle
Lorsque vous comparez les différentes options de logiciels de gestion de la construction, faites-en votre liste de contrôle :
- Pour réussir, il est essentiel de disposer d'une application de liste de contrôle basée sur le site cloud qui fonctionne efficacement pour votre personnel de bureau et votre équipe sur le terrain.
- Accès hors ligne. Si votre chantier ou un autre déplacement vous met hors de portée des services, choisissez un logiciel qui vous permettra de continuer à accéder aux plans et aux documents même sans Internet.
- Possibilités de partage des plans. Vos sous-traitants auront besoin d'accéder aux plans tout au long du processus de construction, ainsi que pour les listes de contrôle.
- Nombre illimité de projets et de pages. Vous devrez assigner des éléments de la liste de contrôle à plusieurs sous-traitants. Veillez à ce qu'ils n'aient pas à payer des frais supplémentaires pour accéder à ce dont ils ont besoin.
- Formulaires personnalisables. Choisissez un outil qui vous permet de créer n'importe quelle catégorie ou liste, plutôt que d'utiliser un modèle préétabli.
- Stockage des photos et placement personnalisé. La meilleure application de liste de contrôle vous permettra de télécharger des photos des zones touchées et de les placer exactement à l'endroit voulu sur une feuille.
- Affectation et gestion des collaborateurs. Des options telles que le code couleur et les notifications instantanées vous permettent de gérer efficacement les parties prenantes et le statut des éléments.
- Des outils de reporting intuitifs. La possibilité d'exporter une liste détaillée de déficiences que vous pouvez fournir à votre client sous forme de résumé lors de la clôture du projet.
Avantages de la plate-forme STACK pour les listes de contrôle
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