Establecer una estructura clara de organización y almacenamiento de archivos de construcción es una de las tareas que más se pasan por alto en cualquier empresa, pero realmente puede ayudarte a ahorrar tiempo, evitar la duplicación de trabajo y facilitar la colaboración a distancia.
Unos minutos de reflexión y planificación pueden contribuir en gran medida a agilizar el flujo de trabajo.
Aquí tienes 3 lugares clave para empezar a almacenar y organizar archivos de forma remota.
1. Almacene sus archivos en la nube
Los equipos informáticos llevan años advirtiendo de los peligros de guardar archivos en los escritorios personales, y con razón. Los riesgos son demasiado altos. La información puede perderse si:
- El sistema de un empleado se bloquea
- Un empleado enferma o se lesiona
- Un empleado utiliza una versión antigua del software y el archivo se corrompe
- Un empleado utiliza accidentalmente una versión antigua del archivo
Aunque hay empresas de la construcción que siguen utilizando software basado en ordenadores de sobremesa, se está convirtiendo rápidamente en algo del pasado. El hecho es que, incluso dejando a un lado el riesgo de pérdida de datos, si tu equipo va a trabajar a distancia (en casa, sobre el terreno, en la obra), el software y el almacenamiento basados en la nube se han convertido en una necesidad.
El almacenamiento en la nube permite a tu equipo acceder a cualquier archivo, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Varios usuarios pueden acceder a tus documentos en tiempo real y trabajar juntos en proyectos desde el otro lado de la ciudad o desde cualquier lugar del mundo.
Almacenamiento en la nube para la preconstrucción
Para los estimadores en particular, la posibilidad de acceder a los planos a distancia y colaborar en medidas supone un cambio radical. Si su equipo utiliza STACKpor ejemplo, varios estimadores pueden trabajar a la vez en el mismo conjunto de planos.
Alguien puede estar midiendo los metros cuadrados de pintura mientras otro colega le sigue y retira las ventanas y puertas de medida. O un estimador puede medir los pies lineales de cableado mientras otro realiza un recuento de las luminarias.
Su equipo también puede dejar notas en los archivos del plan o en el propio proyecto dentro de STACK, lo que puede tener un impacto no sólo para los equipos que trabajan en diferentes zonas horarias o en horarios escalonados, sino también para los supervisores para evaluar rápidamente las tareas completadas y la productividad.
2. Crear convenciones de nomenclatura de archivos y estructuras de carpetas dentro de los proyectos
¿Alguna vez has perdido un archivo? Es angustioso y una pérdida de tiempo buscar en el escritorio o en la carpeta de descargas. Con estructuras de carpetas y convenciones de nomenclatura establecidas en cualquier plataforma de almacenamiento que utilices, puedes poner fin a los archivos perdidos.
Para cada proyecto, es probable que tenga varios tipos de documentos que deben mantenerse juntos para una consulta rápida. Un ejemplo de estructura de carpetas de empresa de construcción para sus proyectos podría ser:
Si sigues esta misma estructura para cada proyecto, tu equipo sabrá exactamente dónde buscar cada tipo de documento que necesite.
Cuando hay varios archivos dentro de cada carpeta, se necesita una convención para nombrarlos. Esto significa una forma coherente de nombrar los archivos. Algunos consejos son:
- Utilice un nombre de archivo legible (20200714_Amended_Contract vs 20200714_amd) para que cualquier empleado pueda identificar fácilmente lo que contiene el archivo sin tener que abrirlo.
- Utilice fechas (cuando proceda) siempre en el mismo formato. AAMMDD o AAAAMMDD son los mejores formatos para que los archivos aparezcan en orden cronológico.
- Utilice las iniciales de los empleados y las fechas para las versiones actualizadas. Si su equipo está haciendo revisiones pero usted necesita guardar los originales, exija que añadan algo como "_JR071420" al final del nombre del archivo sin cambiar el resto del nombre.
- Utilice guiones bajos (Amended_Contract) o camelCase (AmendedContract) en lugar de espacios o puntos para separar palabras en los nombres de los archivos.
- Documente las convenciones de nomenclatura elegidas y compártalas con todo el personal para que todos sigan las mismas reglas en todo momento.
Para los planes de proyecto, la mejor práctica del sector es separar cada página y nombre por número de página, pero asegúrate de que los guardas en un lugar donde quede claro a qué proyecto pertenecen. Si utilizas STACK como herramienta de medida , esto se hace automáticamente dentro del proyecto. (También existe la ventaja añadida de poder establecer hipervínculos entre páginas para acceder rápidamente a cualquier detalle al que se haga referencia en otras páginas del plan).
3. Clasificar los proyectos con eficacia
Ya tienes una estructura para las carpetas y los documentos dentro de cada proyecto, pero ¿cómo debes organizar los proyectos en sí? Aplicar un sencillo sistema de clasificación puede ser útil.
En STACK, por ejemplo, puede utilizar códigos de colores para identificar el estado de un proyecto (licitado, pendiente de los resultados de la licitación, en espera, ganado, perdido, etc.), y también puede resultarle útil añadir este estado al nombre del proyecto para una referencia rápida. También puede asignar un proyecto a un miembro del equipo, por ejemplo, al estimador principal. Con estas clasificaciones, podrá ordenar los proyectos por su estado y por la persona asignada.
Cómo utilizar las clasificaciones de proyectos
Cuando se licitan muchos trabajos o se tiene un historial de proyectos anteriores, clasificarlos puede ayudar a agilizar el proceso de planificación y a reflexionar sobre datos antiguos para identificar tendencias o problemas. Aquí tienes algunas formas de estructurar vistas específicas:
- Ver los proyectos perdidos asignados a John Smith. Puede utilizar esta vista para examinar las estimaciones de John y determinar si hay un área en la que está pujando sistemáticamente demasiado alto, o si hay otros problemas con sus ofertas.
- Ver sólo los proyectos con ofertas ganadas para echar un vistazo rápido a lo que está en su pipeline mientras trabaja en la programación.
- Ver por proyectos pendientes de resultados de licitación para hacer llamadas de seguimiento.
- Ver por proyectos completados para generar facturas finales.
Lo más importante que hay que tener en cuenta, en lo que respecta a la organización de los documentos, a la hora de conseguir que el equipo de preconferencia colabore a distancia es que todo el mundo conozca y siga el mismo conjunto de normas. Esto contribuirá en gran medida a aliviar la frustración y a eliminar el trabajo duplicado.
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