La respuesta breve: Un presupuesto de obra que se mantenga a lo largo de todo el proyecto debe partir de estimaciones precisas, un fondo de contingencia realista y un sistema para el seguimiento de los costes una vez iniciada la obra. La mayoría de los presupuestos no se desmoronan porque las cifras fueran erróneas desde el primer día, sino porque nadie los supervisa a partir de entonces.
Elaborar un presupuesto de obra no es lo más difícil. Lo que supone un reto para la mayoría de las empresas constructoras es elaborar uno que se mantenga válido cuando varían los precios de los materiales, surgen órdenes de modificación y cambia el alcance del proyecto. La diferencia entre un presupuesto que aguanta toda la obra y uno que no suele reducirse a lo detallado que sea desde el principio y a la rigurosidad con la que tu equipo lo supervisa durante la construcción. Las herramientas y los procesos adecuados que sustentan tu presupuesto marcan la diferencia. A continuación te explicamos cómo elaborar un presupuesto de obra en el que tu equipo pueda confiar de verdad.
Qué se incluye en el presupuesto de un proyecto de construcción
Un presupuesto de construcción completo tiene en cuenta todos los costes asociados a la ejecución de un proyecto, desde la fase de planificación hasta su finalización. A continuación se ofrece un breve desglose de las principales categorías:
- Costes fijos son los costes directos relacionados con la construcción física. Por lo general, constituyen la mayor parte del presupuesto de su proyecto.
- Gastos indirectos cubren los gastos ajenos a la construcción física que, no obstante, son necesarios para llevar a cabo la obra, como los honorarios de diseño, las licencias, los seguros y los gastos administrativos.
- Costes indirectos son los gastos generales que respaldan el proyecto pero que no están vinculados a una partida concreta, como la gestión del proyecto, las instalaciones temporales y el cumplimiento de las normas de seguridad.
- Fondo de contingencia es el dinero que se reserva para circunstancias imprevistas. Las mejores prácticas recomiendan entre el 5 % y el 10 % del coste total del proyecto, dependiendo de la complejidad del proyecto y del grado de conocimiento que se tenga sobre las condiciones del emplazamiento.
- Margen de beneficio es el porcentaje que añades al total de tus costes para obtener beneficios con el trabajo. Inclúyelo en tu presupuesto desde el principio, ya que, cuando surgen gastos imprevistos, los beneficios suelen ser lo primero que se recorta.
Costes directos frente a costes indirectos frente a costes no directos
Costes directos | Costes indirectos | Costes indirectos | |
Qué cubren | Obras de construcción | Gastos de proyectos no relacionados con la construcción | Gastos generales relacionados con el proyecto |
Ejemplos | Mano de obra, materiales, alquiler de equipos, subcontratistas | Permisos, honorarios de diseño, seguros, gastos administrativos | Gestión de instalaciones, instalaciones temporales, servicios públicos, seguridad |
Cuando golpean | Durante la fase de construcción | Antes y durante la construcción | A lo largo de todo el proyecto |
Porcentaje del presupuesto | La porción más grande | Ración moderada | La ración más pequeña |
Por qué fracasan la mayoría de los presupuestos de construcción
La mayoría de los sobrecostes no se deben a que el jefe de proyecto haya cometido un error grave. Se producen porque las pequeñas deficiencias en el proceso de elaboración del presupuesto de la obra se van acumulando con el tiempo.
Estimaciones inexactas y partidas que faltan
La solidez de un presupuesto depende en gran medida de la estimar que lo respalda. Si tu equipo trabaja con cifras aproximadas u omite partidas que parecen insignificantes, esas lagunas se van acumulando. Pasar por alto algunos costes de materiales o subestimar los costes de mano de obra en unos pocos oficios puede hacer que el presupuesto de un proyecto se desvíe antes incluso de que se dé la primera palada. Siguiendo las las mejores prácticas de estimación desde el principio ayuda a subsanar las deficiencias antes de que se reflejen en tu presupuesto.
No separar las categorías de costes
Agrupar los costes fijos, los costes variables y los costes indirectos hace que sea casi imposible saber adónde va realmente el dinero. Cuando todo se agrupa en una sola partida, tu equipo no puede identificar qué categorías se están pasando del presupuesto y cuáles tienen margen.
Sin reserva para gastos imprevistos
Todo proyecto de construcción tiene sus sorpresas. Los retrasos por causas meteorológicas, la escasez de materiales o unas condiciones en la obra que nadie había previsto pueden desbaratar tus cálculos. Un presupuesto sin un fondo de contingencia trata estos imprevistos como emergencias, en lugar de como partes previsibles del proceso de construcción. Tratamos este tema con más detalle en nuestra guía para evitar los sobrecostes en la construcción.
Seguimiento deficiente tras la elaboración del presupuesto
Aquí es donde la mayoría de los presupuestos fracasan sin que nadie se dé cuenta. Puede que las cifras sean correctas el primer día, pero si nadie compara los costes reales con el plan a lo largo del proyecto, las desviaciones pasan desapercibidas hasta que es demasiado tarde para corregirlas.
Cómo elaborar tu presupuesto de obra paso a paso
Define primero el alcance del proyecto
Cada partida de tu presupuesto debe estar relacionada con el alcance del proyecto. Si el alcance no está claramente definido, tu presupuesto se basa en suposiciones, y las suposiciones dan lugar a órdenes de modificación y a costes adicionales más adelante. Define con claridad los resultados esperados, las especificaciones y las expectativas antes de empezar a calcular las cifras.
STACKHerramientas de evaluación de ayudan a su equipo a centralizar los planos y revisar los conjuntos de planos, de modo que se tenga una visión clara del alcance total del proyecto antes de comenzar a elaborar el presupuesto.
Basarse en datos históricos y proyectos similares
Si tu empresa constructora ha llevado a cabo proyectos similares en el pasado, esos datos constituyen uno de tus recursos más valiosos para la planificación financiera. ¿Cuánto costaron realmente los materiales? ¿Cuántas horas de mano de obra se necesitaron? ¿En qué partidas se superó el presupuesto? Utilizar datos históricos para elaborar tus presupuestos te proporciona un punto de partida más realista que empezar desde cero.
Consejo profesional: Compara tus presupuestos con al menos dos o tres proyectos similares de los últimos 12 meses. Los costes de materiales y mano de obra varían rápidamente, por lo que es posible que los datos más antiguos no reflejen los precios actuales. STACKLas herramientas de elaboración de presupuestos te permiten guardar y consultar datos de proyectos anteriores, así como recurrir a bibliotecas de artículos predefinidas con los precios actuales de los materiales, para que tu equipo no tenga que empezar desde cero cada vez.
Desglosa cada categoría de gastos en detalle
Cuanto más detallado sea tu presupuesto desde el principio, más fácil será gestionarlo después. No te limites a las categorías generales y detalla partidas individuales para cada especialidad, tipo de material y gasto general. Una plantilla de presupuesto de construcción detallada permite al jefe de proyecto identificar con exactitud en qué aspectos los costes se están desviando al alza o a la baja, en lugar de tener que hacer conjeturas.
Obtener cantidades precisas de material conSTACKherramientas digitales de medir proporciona a sus desgloses de costes una base más sólida que las estimaciones basadas en medidas aproximadas.
Prevé un margen para imprevistos
La cantidad de presupuesto para imprevistos que necesitas depende del riesgo que conlleve el proyecto. Una nueva construcción sencilla en un emplazamiento bien documentado podría requerir un 5 % del coste total del proyecto. Una reforma en la que se desconozcan las condiciones que hay detrás de las paredes podría necesitar un 10 % o más. Calcula el porcentaje basándote en lo que sabes sobre el emplazamiento, la complejidad de la obra y en qué medida está finalizado el diseño.
Configurar el seguimiento en tiempo real en función de los costes reales
Un presupuesto que se queda en una hoja de cálculo y no se actualiza no es más que una estimación con formato. El director del proyecto debería ir comparando los costes reales con el presupuesto a lo largo de toda la fase de construcción, en lugar de revisar las cifras por primera vez al finalizar el proyecto.
STACKHerramientas de gestión de proyectos de mantienen conectados a tus equipos de obra y de oficina gracias al control centralizado de documentos, los informes diarios y los flujos de trabajo configurables, para que nada se pase por alto una vez que comience la construcción.
Consejo profesional: Establece una periodicidad para las revisiones presupuestarias. Las revisiones semanales de los proyectos en curso ayudan a tu equipo a detectar a tiempo los sobrecostes y a realizar ajustes antes de que afecten a tu margen de beneficio.
Seguimiento y gestión de tu presupuesto durante la obra
Elaborar un presupuesto sólido es solo la mitad del trabajo. La otra mitad consiste en asegurarse de que siga siendo preciso una vez que comience la construcción.
Comparar los costes reales con los previstos
Una vez que el seguimiento esté en marcha, la atención se centra en lo que se hace con los datos. Establece una periodicidad regular para revisar las desviaciones. Cuando una partida comience a superar el presupuesto, el director de proyecto debería poder identificar la causa concreta, ya sea un cambio en los precios, un problema de productividad o un elemento del alcance que se haya pasado por alto. El software de gestión de la construcción proporciona a tu equipo la visibilidad necesaria para detectar estas tendencias a medida que se desarrollan, en lugar de descubrirlas al cierre del proyecto.
Gestionar rigurosamente las órdenes de modificación
Las órdenes de modificación son una de las formas más rápidas de que el presupuesto de un proyecto de construcción se te vaya de las manos. Cuando surja trabajo adicional, documéntalo formalmente con los costes y plazos actualizados antes de que se realice el trabajo. Cada orden de modificación debe reflejarse en el presupuesto, para que tu equipo tenga siempre una visión precisa de la situación financiera del proyecto.
Utiliza los datos de tu presupuesto para mejorar futuros proyectos
Cada proyecto finalizado es un dato. Analiza en qué aspectos tu presupuesto fue acertado y en cuáles no, e incorpora esa información a tu proceso de estimación para futuros proyectos. Con el tiempo, esto crea un ciclo de presupuestos más precisos y menos sorpresas en cada trabajo.
Consejo profesional: Clasifica las desviaciones presupuestarias por categoría (mano de obra, materiales, equipamiento, gastos generales) para poder identificar patrones comunes en todos los proyectos, y no solo errores aislados.
Elabora presupuestos que se ajusten a tus necesidades con STACK
Un presupuesto de construcción que se mantenga a lo largo de toda la obra no es fruto de la casualidad. Requiere estimaciones precisas, desgloses detallados de los costes, un margen para imprevistos integrado y un seguimiento en tiempo real de principio a fin. STACK ofrece a las empresas constructoras las herramientas digitales necesarias para gestionar todo esto desde una única plataforma, de modo que tu equipo dedique menos tiempo a gestionar hojas de cálculo y más tiempo a gestionar el proyecto.
Deja de elaborar presupuestos que no se cumplen. Pide una demostración para ver cómo STACK ayuda a tu equipo a elaborar presupuestos con precisión, desde la fase previa a la construcción hasta la finalización del proyecto.
