Pourquoi votre Estimation pas cesser d'être prise en compte une fois l'appel d'offres remporté
- Votre estimation constituer le budget de votre projet. Revoir les budgets après l'attribution du marché fait perdre du temps, est source d'erreurs et rompt le lien entre la phase de pré-construction et l'exploitation.
- Les systèmes cloisonnés réduisent la rentabilité. La saisie manuelle des données, l'incohérence des codes de coûts et les tâches redondantes compliquent le suivi des coûts des projets et la préservation des marges.
- Un flux de travail connecté permet de disposer d'une source unique et fiable d'informations. Lorsque les équipes chargées de l'estimation, de la gestion de projet et de la comptabilité partagent les mêmes données, elles collaborent plus efficacement et prennent de meilleures décisions.
- L'intégration ERP améliore la visibilité, de l'offre à la clôture du projet. L'intégration estimation dans l'exécution du projet permet des prévisions plus précises, un meilleur suivi des coûts des chantiers et une identification plus rapide des éventuelles déficiences elles n'affectent la rentabilité.
Pour la plupart des entrepreneurs, l'établissement des devis est l'un des processus métier les plus importants. Les équipes consacrent d'innombrables heures à élaborer des devis détaillés, à évaluer les besoins en main-d'œuvre, à prévoir les coûts des matériaux et à affiner les hypothèses du projet afin de soumettre des offres compétitives. Mais une fois le marché attribué, il se produit souvent quelque chose de surprenant : le estimation, ce document même qui a permis de déterminer la rentabilité attendue du projet, est fréquemment mis de côté.
Les chefs de projet établissent de nouveaux budgets. Le service comptable met en place des structures de coûts distinctes. Les équipes opérationnelles saisissent manuellement ces informations dans des tableurs ou des logiciels de gestion de projet. Il en résulte une duplication des efforts, des données incohérentes et un écart croissant entre les estimations initiales et la réalité sur le terrain.
Les entrepreneurs les plus rentables savent que l'estimation ne s'arrête pas une fois l'appel d'offres remporté. Au contraire, ils s'appuient sur les données d'estimation pour gérer l'ensemble du cycle de vie du projet.
Le problème du transfert de projet
L'automatisation de l'estimation dans le secteur du bâtiment consiste à utiliser des outils numériques pour rationaliser mesures, les calculs de matériaux et la génération d'offres, tout en réduisant au minimum les interventions manuelles. En standardisant les processus de travail et en intégrant les données d'estimation, les entrepreneurs peuvent réduire les erreurs, accélérer le traitement des appels d'offres et augmenter leur rendement sans avoir à agrandir leur équipe.
Quels sont les défis auxquels sont confrontés les entrepreneurs à fort volume lors de l'établissement des devis ?
Remporter un marché est passionnant, mais c'est lors de la transition entre la phase de pré-construction et celle d'exploitation que de nombreux entrepreneurs introduisent, sans s'en rendre compte, des risques. Lorsque les systèmes de gestion des opérations opérer des systèmes de gestion de projet et de comptabilité, les informations doivent souvent être transférées manuellement d'un service à l'autre.
Au cours de ce processus :
- Les codes de coûts peuvent être recréés différemment
- Le budget peut être ajusté sans préavis.
- Les hypothèses relatives à la main-d'œuvre risquent d'être perdues
- Les quantités d'articles peuvent être saisies à nouveau
- Les équipes de projet peuvent opérer versions différentes de la réalité.
Même de légers écarts peuvent poser des problèmes majeurs une fois les travaux lancés. À mesure que les projets gagnent en complexité et que les marges se resserrent, ces divergences rendent de plus en plus difficile de déterminer si un projet se déroule comme prévu.
Le coût de la saisie en double des données
L'une des conséquences les plus évidentes du manque d'interconnexion entre les systèmes est la saisie en double des données. Une fois le marché attribué, de nombreux prestataires passent des heures à recréer des informations qui figurent déjà dans estimation. Les budgets de projet, les codes de coûts, la répartition de la main-d'œuvre et les plans d'approvisionnement sont souvent recréés manuellement dans les systèmes de gestion de projet ou les ERP.
Ce processus soulève trois problèmes majeurs :
Augmentation du temps consacré aux tâches administratives
Les chefs de projet et les équipes comptables consacrent un temps précieux à la saisie de données au lieu de gérer les projets et d'analyser les performances.
Risque accru d'erreurs
Chaque saisie manuelle est source d'erreurs. Un code de coût manquant, un montant budgétaire erroné ou un chiffre inversé peut avoir des répercussions sur les rapports et les prévisions tout au long du projet.
Visibilité retardée sur le projet
Plus il faut de temps pour établir les budgets des projets et mettre en place les structures opérationnelles, plus les dirigeants doivent attendre avant de disposer de rapports de performance précis. En assurant l'intégration directe des données dans les systèmes opérationnels, les prestataires éliminent ces pertes de temps et permettent aux équipes de se concentrer sur l'exécution plutôt que sur les tâches administratives.
Transformer les devis en budgets de projet :
Un estimation détaillé estimation des informations précieuses qui vont bien au-delà de la simple obtention du marché.
Il comprend :
- Hypothèses relatives à la main-d'œuvre
- Quantités de matériaux
- Coûts d'équipement
- Budgets des sous-traitants
- Prévisions de production
- Structures de codes de coûts
Lorsque ces informations sont directement intégrées aux budgets des projets, les prestataires en tirent un avantage considérable. Au lieu de refaire les budgets à partir de zéro, les équipes de projet peuvent s'appuyer dès le départ sur les hypothèses exactes qui ont permis de remporter le projet. Cela permet d'assurer la cohérence entre l'estimation, l'exécution et la comptabilité dès le premier jour. Il en résulte un démarrage plus rapide des projets, une meilleure responsabilisation et un suivi plus précis des performances.
Améliorer la visibilité sur les coûts des chantiers
L'un des principaux défis auxquels sont confrontés les entrepreneurs consiste à comparer les résultats réels aux estimation initiales. En l'absence de lien direct entre les systèmes d'estimation et les systèmes comptables, il devient difficile de répondre à des questions telles que :
- Les heures de travail correspondent-elles aux estimation?
- Les coûts des matières premières dépassent-ils les prévisions ?
- Quels codes de coûts affichent des résultats supérieurs aux prévisions ?
- Où se produisent les pertes de marge ?
Lorsque estimation servent de référence pour l'exécution du projet, les équipes peuvent comparer en temps réel les coûts réels aux hypothèses initiales.
Cette visibilité permet aux chefs de projet d'identifier déficiences , de prendre plus rapidement des décisions éclairées et de mettre en œuvre des mesures correctives avant que la rentabilité n'en soit affectée.
Créer une source unique de vérité
Les systèmes isolés génèrent souvent des versions contradictoires des informations relatives aux projets. Les estimateurs disposent d'un ensemble de chiffres. Les chefs de projet en ont un autre. Le service comptable peut en avoir un troisième. La direction se retrouve alors dans l'obligation de déterminer quelle version est la bonne.
Un processus de travail connecté élimine cette confusion en établissant une source unique d'informations fiables, de l'appel d'offres jusqu'à la clôture du projet.
Lors de l'estimation, de la gestion de projet et de la comptabilité, opérer la même base de données :
- Les équipes collaborent plus efficacement
- Les rapports gagnent en précision
- Les prévisions s'améliorent
- La responsabilisation s'accroît
- La prise de décision au niveau de la direction devient plus aisée
Et surtout, tout le monde œuvre à la réalisation des mêmes objectifs financiers.
Comment les systèmes ERP préservent Estimation
Les plateformes ERP modernes jouent un rôle essentiel dans l'articulation entre l'estimation et l'exécution des travaux. Plutôt que de considérer les devis comme des documents isolés, les systèmes ERP intégrés permettent aux entrepreneurs de conserver les informations recueillies lors de la phase de pré-construction et de les réutiliser lors de l'exécution du projet.
Grâce à une infrastructure technologique adaptée, les entrepreneurs peuvent :
- Convertir les devis en budgets de projet
- Assurer la cohérence des codes de coûts
- Suivre les performances réelles par rapport aux valeurs estimées
- Améliorer la précision des prévisions
- Réduire les processus manuels
- Améliorer la visibilité à tous les niveaux de l'organisation
Cela permet d'assurer un flux continu d'informations, depuis l'établissement des devis jusqu'à la gestion de projet, en passant par la comptabilité, les achats, la paie et le reporting à la direction. Au lieu de perdre de précieuses données d'estimation lors du transfert de projet, les entrepreneurs peuvent les exploiter tout au long du cycle de vie du projet.
Conclusions finales
L'estimation va bien au-delà d'un simple exercice visant à remporter un appel d'offres. Il s'agit du plan financier indispensable à la réussite d'un projet.
Lorsque les entrepreneurs dissocient l'établissement des devis de leurs activités opérationnelles, ils génèrent une charge de travail inutile, réduisent la visibilité et augmentent le risque d'erreurs coûteuses. Plus important encore, ils se privent ainsi des précieuses informations recueillies au cours du processus d'établissement des devis.
Les entrepreneurs les plus performants s'orientent vers des flux de travail connectés, dans lesquels estimation sont intégrées de manière transparente aux systèmes de gestion de projet et de comptabilité. En créant une source unique d'informations fiables, de l'offre à la clôture du projet, ils bénéficient d'un meilleur contrôle des coûts, améliorent la précision de leurs prévisions et, au final, préservent leur rentabilité.
estimation cesser dès le lancement du projet. Elle doit servir de base à toutes les décisions qui suivront.
Prêt à relier vos modules de devis et d'exploitation ?
Si votre équipe passe encore son temps à refaire des budgets, à ressaisir des codes de coûts ou à s'appuyer sur des tableurs pour faire le lien entre l'estimation et l'exécution des projets, il est peut-être temps de repenser votre stratégie technologique. Chez Strategies Group, nous aidons les entreprises du bâtiment à mettre en place des flux de travail connectés qui éliminent la saisie en double des données, améliorent la visibilité sur les coûts des chantiers et font de l'estimation le fondement de la réussite des projets. Que vous évaluiez de nouvelles solutions ERP, que vous cherchiez à mieux intégrer votre plateforme d'estimation ou que vous souhaitiez optimiser vos systèmes existants, notre équipe peut vous aider construire fonctionnement plus efficace et plus rentable.
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