L'IA est aujourd'hui au cœur de presque toutes les discussions sur l'estimation, mais deux de nos consultants du secteur de l'STACK affirment que le principal atout en phase de pré-construction reste une habitude qui précède l'apparition de tout logiciel : mettre par écrit son raisonnement afin que quelqu'un d'autre puisse le comprendre.
Lors d'un récent webinaire organisé par STACK , Ce que les meilleurs estimateurs savent déjà, Meena Hamati, consultante chez STACK , ingénieure et métreuse agréée, ainsi que Garrett Hume, consultant senior spécialisé dans le secteur de la construction chez STACK et ancien estimateur et chef de projet, ont fait le point sur plus d’une décennie d’expérience combinée au cours de laquelle ils ont observé l’évolution du processus d’estimation.
Meena a retracé son parcours personnel, depuis l’ mesures papier jusqu’aux flux de travail assistés par l’IA. Garrett a fait valoir que, quel que soit l’outil utilisé, une estimation ne vaut que par sa capacité à être défendue, d’abord par l’estimateur qui l’a élaborée, puis par celui ou celle qui en héritera par la suite.
Du crayon à l'IA : le parcours d'un estimateur
La carrière de Meena a débuté au sein d'une petite entreprise générale de construction aux Émirats arabes unis, où elle a participé à la construction de fenêtres, de maisons, d'entrepôts, de restaurants et de structures métalliques.
Étant le seul ingénieur de l'équipe, mes journées s'étendaient de 7 h à 19 h ; je faisais la navette entre le chantier et le bureau pour m'occuper des devis, des achats et de la facturation au cours de cette même période.
Le fait de faire appel à un entrepreneur plus important pour la construction d'un campement destiné au personnel travaillant à distance pour une société gazière nous a appris une autre leçon : l'emplacement est un facteur déterminant. En plein désert, lorsqu'il manquait un boulon, il n'était pas question de faire un saut à la quincaillerie. Il fallait compter une heure de route pour rejoindre le fournisseur le plus proche, à supposer qu'il y en ait un.
L'écart d'estimation
Après avoir émigré au Canada, j'ai dû tout réapprendre, notamment les nouveaux codes de construction et les nouveaux matériaux, puis j'ai continué pendant sept ans à travailler avec des entrepreneurs spécialisés dans le vitrage sur des tours commerciales et résidentielles dont la valeur des projets allait de 20 millions à 100 millions de dollars.
Les outils changeaient à chaque étape. Meena a décrit tout le processus : « des plans imprimés annotés au surligneur et à la règle, des jeux de plans imprimés au format A1 car un écran ne permettait pas de voir suffisamment de détails, des mesures s manuelles recopiées dans Excel, et des refontes complètes à chaque fois qu’un client modifiait le périmètre du projet. Les dossiers d’appel d’offres finalisés devaient être archivés, d’abord dans une réserve climatisée, puis gravés sur CD, avant d’être enfouis sur une clé USB sans étiquette qui réapparaîtrait des années plus tard avec un dossier simplement intitulé « divers 2015 ».
STACK a comblé cette lacune. Les plans, les mesures, les points forts et les devis ont enfin été regroupés sur une seule plateforme, au lieu d’être éparpillés sur des disques durs et des étagères. Meena a déclaré :
« Chaque ligne correspond à un poste de coûts réel, et tout le monde voit exactement ce que je vois. Tout le monde sait sur quoi je me suis basé et quelles ont été mes estimations. »
C'est précisément cette base unifiée qui rend l'IA utile lorsqu'elle s'appuie dessus. Meena utilise déjà l’IA pour faciliter la production de documents au-delà de l’ estimation e elle-même, tels que les formulaires d’appel d’offres, les relevés de coûts et les ordres de modification, générés directement à partir des données déjà stockées dans STACK.
Soyez toujours en mesure de défendre votre score
Avant de rejoindre STACK, Garrett a travaillé pendant huit ans dans le secteur du bâtiment en Virginie du Nord, au service d'un promoteur immobilier sur des projets très variés.
Des projets tels que des centres de données, des travaux d'aménagement public, de grands lotissements résidentiels et même un projet de réhabilitation d'une ancienne prison. Il a débuté en tant qu'estimateur avant de se tourner vers la gestion de projet.
Le détail qui a déterminé tout le reste est venu en premier : avant même de s’asseoir à un bureau pour prendre en charge un chantier, son entreprise l’a envoyé sur le terrain pendant quelques mois avec toutes les équipes avec lesquelles elle réalisait elle-même des travaux. Garrett a déclaré : «[Travailler sur le terrain] s’est avéré être l’une des expériences les plus enrichissantes de ma carrière. »
Une fois qu’il eut vu les équipes à l’œuvre, un jeu de plans a cessé d’être simplement une simple ligne sur une feuille de papier. Il pouvait désormais évaluer la durée réelle des tâches, déterminer où les équipes s’installeraient et identifier les obstacles qu’elles pourraient rencontrer. « Les hypothèses fondées sur la logique [de terrain] tiendront la route. Celles basées sur un coût unitaire trouvé dans un tableur ne tiendront pas. »
Défendez votre numéro
Ce domaine est à l’origine du reste de son argumentation. Garrett a entamé la deuxième partie du webinaire en citant une règle transmise par l’un de ses premiers mentors : toujours être capable de justifier ses chiffres. Il déclare : « Si un maître d’ouvrage appelle et commence à contester un avenant en demandant pourquoi tel ou tel coût a été facturé, vous pouvez lui expliquer tout de suite. Pas après avoir ouvert un dossier, ni lors d’un rappel. À ce moment-là, sur-le-champ. »
Selon Garrett, la « défendabilité » comporte en réalité trois niveaux, chacun plus difficile que le précédent. Le plus facile consiste à défendre son propre chiffre. Vous étiez présent lors de l’élaboration, vous vous souvenez donc du raisonnement. La version plus difficile consiste à déterminer si un autre estimateur de votre service peut aboutir à ce même chiffre sans pratiquement aucune aide de votre part. La plus difficile, et celle pour laquelle personne ne veut s’entraîner, consiste à savoir si quelqu’un sera capable de le faire après votre départ.
Garrett a évoqué le cas d’un sous-traitant dont l’ensemble du système d’estimation reposait sur une feuille de calcul créée par un employé vingt ans plus tôt. Lorsque cet employé a pris sa retraite, les chiffres fonctionnaient toujours, mais la logique qui les sous-tendait avait disparu avec lui. La reconstruction du système a pris beaucoup de temps, non pas parce que les calculs étaient complexes, mais parce que personne dans l’entreprise n’était en mesure d’expliquer ce que faisait réellement cette feuille de calcul. Il déclare :
« La logique de votre meilleur estimateur est soit consignée quelque part, soit sur le point de disparaître, à une fête de départ à la retraite près. »
L'audit en cinq questions pour une stratégie défendable Estimation
Garrett’s solution ne nécessite pas de nouveau logiciel.
Cela nécessite un audit, articulé autour de cinq questions à poser pour chaque périmètre:
- Dans quelle unité établissez-vous vos prix, et la quantité dont vous disposez correspond-elle à une quantité arrondie ou à une quantité de commande ? Les estimateurs confondent souvent ces deux notions.
- Quel est votre taux de production, et d'où provient-il ? Le coût historique des travaux, une règle empirique ou un coup de fil au chef de chantier sont autant de réponses acceptables. Ne pas savoir laquelle choisir ne l'est pas.
- Quel est votre « facteur de gaspillage » ? Est-il lié à la quantité ou est-il intégré dans le prix unitaire ? C'est justement celui que personne ne note.
- Quelle est la composition de votre équipe, et la charge de travail est-elle importante ? Le temps de travail du contremaître est-il comptabilisé dans le nombre d'heures ou non ?
- Où ces données sont-elles transmises en aval ? À quels codes de coûts sont-elles regroupées, et quels autres documents les utiliseront par la suite ?
Garrett a présenté un exemple concret : une dalle au sol de 10 000 pieds carrés, d'une épaisseur de 6 pouces. Tous les estimateurs présents dans la salle aboutissent à environ 185 yards cubes comme quantité nette. En ajoutant un facteur de perte de 5 % lié à la tolérance de la couche de fondation, appliqué à la quantité visible plutôt que dissimulé dans le prix unitaire, la quantité commandée s’élève alors à 195 yards cubes. Côté main-d'œuvre, 8 ouvriers répartis sur deux journées de 10 heures travaillent soit 0,86 heure par yard cube, en tenant compte des temps du contremaître . Aucun de ces détails n’apparaît dans le total final, une simple cellule d’un tableur, mais la rédaction de chacune de ces quelques lignes a pris environ 15 secondes, et c’est ce qui permet à quelqu’un d’autre de revérifier ce chiffre sans avoir à passer un coup de fil.
Pourquoi une « Estimation » lisible par l'homme l'est également par une machine
Garrett a établi un lien direct entre l'audit et l'IA :
« Dès lors qu’un texte est lisible par un être humain, il l’est généralement aussi par une machine. »
Si vous utilisez un outil d'IA sur une feuille de calcul non documentée d'un employé à la retraite, celui-ci produira une estimation sûre et bien mise en forme. Si vous utilisez ce même outil sur un catalogue structuré où les taux de production, les facteurs de gaspillage, les équipes et les hypothèses sont déjà consignés, il disposera alors de données concrètes sur lesquelles s'appuyer.
Les domaines où l'IA est réellement utile et ceux où elle est surestimée
Au cours de la table ronde qui a suivi, Garrett a clairement indiqué dans quels domaines l'IA allait se montrer utile au cours des 12 prochains mois et dans lesquels elle ne le serait pas.
Dans quels cas cela est utile :
Lire les données structurées dont vous disposez déjà pour produire des documents en aval, tels que des devis, des relevés de travaux et des rapports sur les coûts des chantiers une fois le marché attribué, et signaler les divergences entre les projets.
Quand le titre est survendu :
Prendre des décisions et formuler des hypothèses à votre place. L’IA ne vous dira pas qu’un maître d’ouvrage va systématiquement réduire le budget alloué à la terre végétale, que le calendrier d’un maître d’œuvre est figé quoi qu’en disent les plans, ou qu’une durée prévue d’un mois est optimiste. C’est précisément pour cette raison que Meena et Garrett continuent tous deux à mesure les chantiers en personne. Apprendre à connaître le dossier de chantiers en le mesurant soi-même fait partie intégrante du processus qui permet de formuler ces hypothèses dès le départ.
L'IA va-t-elle remplacer les estimateurs ?
Garrett et Meena ont tous deux répondu de la même manière : non.
« Il faut quelqu’un pour vérifier les chiffres. Il faut quelqu’un pour alimenter l’IA. »
Meena Hamati
« L'estimation repose sur une évaluation des risques. Ce que l'IA va vous épargner, ce sont quatre ou cinq heures passées à transférer vous-même vos données d'un système à l'autre. »
Garrett Hume
STACK QI
STACK les clients qui tirent parti de STACK IQ constatent déjà ce phénomène.
« L’IQ d’STACK est un premier pas énorme vers un monde dans lequel nous pourrons mettre à profit toutes nos connaissances et notre expérience de manière plus productive. L’IA en général, et l’IQ d’ STACK en particulier, sont des outils extrêmement utiles qui ne nous remplacent pas et qui sont encore loin d’avoir la puissance et la facilité d’utilisation nécessaires pour se substituer véritablement à nos années d’expérience. Mais ils sont vraiment, vraiment efficaces pour nous aider dans nos tâches. »
Un webinaire a bien résumé les enjeux lors de la session de questions-réponses en direct : « L’IA ne remplacera pas nécessairement un employé, mais vous pourriez être remplacé par un employé qui maîtrise l’IA. »
Trois choses à faire avant d'acheter quoi que ce soit
Garrett a conclu en proposant trois mesures que toute équipe chargée des devis peut mettre en œuvre sans dépenser un seul dollar :
- Répertoriez vos cinq projets les plus importants en termes de volume.
Notez précisément comment vous calculez leur prix : cadence de production, taux de rebut, effectif. Pas 50 cas, mais cinq. Cela suffit à refléter l’essentiel de la valeur.
- Confiez ce dossier à un autre estimateur et demandez-lui d'établir un devis pour ce même projet sans aucune information préalable, sans que vous ne lui apportiez aucune aide.
S'ils se rapprochent de votre chiffre, tout va bien. Sinon, vous venez de repérer votre opportunité, avant que quelqu'un ne parte à la retraite en en profitant, plutôt qu'après.
- Avant d'acheter ou d'utiliser un outil d'IA, demandez-vous ce qu'il lit réellement.
Si l'outil se contente d'afficher ce que vous y collez, c'est un gadget. S'il analyse vos taux de production réels et vos hypothèses documentées, c'est un outil.
Conclusion : mettez la logique par écrit
Les outils utilisés par les estimateurs ne cessent d'évoluer : crayon, surligneur, Excel, STACK, et désormais l'IA qui vient s'ajouter à tout cela. Ce qui n'a pas changé, en revanche, c'est la norme à laquelle tout estimateur doit se conformer. Son estimation doit être défendable, non seulement par la personne qui l'a élaborée, mais aussi par celle qui reprendra le relais par la suite, et à terme par les outils d'IA destinés à aider l'ensemble de l'équipe à gagner en rapidité.
« Soyez toujours en mesure de justifier vos résultats, non seulement auprès de votre patron, mais aussi auprès de la personne qui prendra votre poste. »
Garrett Hume
Mettez cette logique par écrit. Tout ce qui en découle, qu'il s'agisse d'un déploiement plus fluide de l'IA ou d'une passation de relais plus harmonieuse lorsqu'une personne quitte ses fonctions, devient alors plus simple.
Meena Hamati
Consultant en industrie
Garrett Hume
Consultant senior en industrie
