« Tu as terminé l’ mesure. Pourquoi est-ce que tu le refais dans un tableur ? »
C'est une question que la plupart des estimateurs ne se sont jamais posée.
On passe des heures à mesurer minutieusement les plans, à identifier les assemblages, à vérifier les quantités et à contrôler le périmètre des travaux. Ensuite, une fois l’ mesure ion terminée, de nombreuses équipes entament la phase suivante en transférant manuellement ces quantités dans un logiciel d’estimation, ou pire encore, dans un tableur.
Rien de nouveau n'est créé. Le travail passe simplement d'un système à un autre. Ce transfert est devenu si courant que la plupart des entrepreneurs l'acceptent comme faisant partie intégrante du processus d'estimation. Mais c'est aussi l'une des principales sources de perte de temps, d'erreurs évitables et de données de projet incohérentes lors de la phase de pré-construction.
Nous avons vu comment les outils d'estimation peuvent réduire les retouches liées à l'mesure , et dans quels cas l'IA apporte une réelle aide lors de l'identification des éléments. Cet article examine la suite du processus et explique pourquoi le fait de regrouper l'mesure et l'estimation au sein d'une même plateforme connectée pourrait bien constituer la plus grande amélioration possible du flux de travail.
Qu'est-ce qu'un logiciel intégré d'Mesure s et d'estimation ?
Un logiciel intégré de gestion de l'mesure et des devis regroupe la mesure, la création d'assemblages, la tarification et la création d'estimation s au sein d'une seule et même plateforme. Plutôt que d'exporter les quantités entre différentes applications, les mesures sont automatiquement renseignées dans l'estimation, ce qui permet de maintenir un lien direct entre chaque quantité et sa source.
Au lieu de considérer l'mesure ation et l'estimation comme des tâches distinctes, un logiciel intégré les traite comme un flux de travail continu.
Le coût caché du transfert de responsabilité
L'mesure e proprement dite n'est généralement pas l'étape la plus longue du processus d'estimation. C'est plutôt le transfert de responsabilité qui l'est.
Une fois les quantités mesurées, de nombreux entrepreneurs continuent d'exporter les données, de ressaisir les quantités, de recréer les assemblages ou de vérifier manuellement les feuilles de calcul avant de pouvoir commencer à établir les devis. Pour un petit projet, cela ne prend que quelques minutes. Pour un appel d'offres commercial de grande envergure, cela peut prendre des heures, heures qui n'apportent aucune valeur ajoutée.
- Ils n'améliorent pas l'estimation.
- Ils ne révèlent pas de nouvelles perspectives.
- Ils se contentent de transférer des informations d'un endroit à un autre.
Le transfert manuel comporte également un risque et chaque quantité copiée représente une nouvelle source d’erreur de saisie. Un chiffre inversé, une ligne manquante, un ensemble affecté au mauvais périmètre. Ces erreurs sont difficiles à détecter, car les vérificateurs partent naturellement du principe que le transfert a été effectué correctement. Lorsqu’ils ce n’est pas le cas, les erreurs peuvent subsister jusqu’au dépôt de l’offre.
C'est quand les plans changent que le vrai problème se pose
Si vous avez réalisé des devis pour plus d’une poignée de projets, vous savez déjà une chose : les plans vont changer.
Lorsque l'mesure ation et l'estimation s'effectuent dans des systèmes distincts, chaque révision entraîne un double travail :
- Commencez par mettre à jour le fichier « mesure ».
- Exportez ensuite les quantités mises à jour.
- Ensuite, mettez à jour le fichier « estimation ».
- Vérifiez ensuite que toutes les quantités ont bien été transférées.
- Ensuite, relisez tout une nouvelle fois.
Il n’est pas rare que les estimateurs consacrent presque autant de temps à la gestion des révisions qu’à la création de l’ estimation e initiale. Les plateformes intégrées permettent d’éliminer une grande partie de ce double travail. Lorsque les quantités restent liées à l’ estimation, les révisions se répercutent automatiquement. Les estimateurs mettent à jour les mesures concernées une seule fois, au lieu de devoir saisir à nouveau les mêmes informations dans plusieurs systèmes. Cela permet de gagner du temps et de réduire considérablement le risque d’erreur humaine.
Le manque de données que la plupart des équipes ne perçoivent pas
Le temps n'est pas la seule chose qui se perd lorsque l'mesure ation et l'estimation s'effectuent dans des applications distinctes. Le contexte disparaît lui aussi.
Imaginez une situation d'estimation , six mois après la date de soumission des offres. Un chef de projet a une question concernant une quantité. Un estimateur expérimenté souhaite comprendre pourquoi un ensemble particulier a été choisi. La direction souhaite comparer les offres passées aux projets achevés.
Avec des outils isolés les uns des autres, il faut souvent ouvrir plusieurs fichiers, fouiller dans des dossiers ou se fier à la mémoire de quelqu’un pour obtenir des réponses. Grâce à une plateforme intégrée, chaque quantité peut être directement rattachée à la mesure d’origine. Ce niveau de traçabilité accélère les revues d’ estimation , simplifie la formation et renforce la confiance lors de l’analyse post-appel d’offres.
Une source unique d'informations permet de constituer de meilleures équipes
À mesure que les équipes d'estimation s'agrandissent, la cohérence devient tout aussi importante que la rapidité. Chaque estimateur développe ses propres habitudes. Les assemblages reçoivent des noms différents. Les structures tarifaires évoluent. Chacun crée ses propres feuilles de calcul et ses propres raccourcis. Au fil du temps, les normes d'estimation commencent à diverger.
Les flux de travail intégrés permettent à tout le monde de suivre le même processus :
- Assemblages partagés.
- Tarification partagée.
- Données de projet partagées.
- Versions partagées des documents.
Au lieu de se demander quelle feuille de calcul est à jour ou quel estimateur a utilisé la dernière version, tout le monde travaille à partir des mêmes informations. Cette cohérence améliore la productivité et renforce la confiance. Les réviseurs consacrent moins de temps à vérifier les aspects techniques et davantage à évaluer la stratégie. Les responsables bénéficient d'une meilleure visibilité sur l'estimation des charges de travail. Les nouveaux estimateurs apprennent les processus établis au lieu d'hériter de fichiers disparates issus de projets antérieurs. Il en résulte une équipe d’estimation plus solide, et pas seulement des collaborateurs plus rapides.
Vous vous demandez à quoi ressemble concrètement un flux de travail intégré ?
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De meilleurs processus permettent de prendre de meilleures décisions
Gagner du temps est précieux. Mais ce n’est pas le principal avantage de l’intégration. Le principal avantage réside dans ce que les estimateurs font du temps ainsi gagné.
Au lieu de transférer des quantités d'un système à l'autre, ils peuvent :
- Vérifier que le contenu est complet.
- Évaluer les alternatives et les possibilités d'optimisation technique.
- Comparer les offres des sous-traitants.
- Vérifier les hypothèses de production.
- Vérifiez les tarifs avant de valider votre demande.
Ces activités améliorent la qualité de l'offre. Le simple transfert de chiffres d'un logiciel à un autre n'y contribue pas. La technologie devrait permettre d'éliminer les tâches administratives répétitives afin que les estimateurs puissent se concentrer sur les décisions qui permettent réellement de remporter des projets. C'est là que l'expérience constitue un avantage concurrentiel.
Les données interconnectées créent de la valeur à long terme
Chaque « estimation » menée à bien apporte un enseignement à votre entreprise :
- Quels sont les assemblages qui fonctionnent bien ?
- Comment les taux de production varient selon le type de projet.
- Quels sont les éléments qui ont systématiquement une incidence sur la rentabilité ?
- Quels projets historiques s'apparentent à la prochaine opportunité ?
Malheureusement, les systèmes cloisonnés conservent rarement ces informations sous une forme exploitable. Lorsque l’ mesure e et l’estimation sont intégrées, chaque projet vient enrichir une base de connaissances en constante expansion. Les quantités historiques restent liées aux tarifs, les assemblages sont standardisés et les projets passés deviennent consultables. Cette continuité génère des avantages opérationnels immédiats, mais elle permet également aux entrepreneurs de mieux tirer parti de l’IA à l’avenir.
L'IA donne le meilleur d'elle-même lorsqu'elle apprend à partir de données de projet structurées et interconnectées. Une plateforme d'estimation intégrée pose naturellement ces bases à chaque projet mené à bien. Il ne s'agit pas de se préparer à un avenir lointain, mais de faire en sorte que les projets d'aujourd'hui aient davantage de valeur demain.
Pourquoi de nombreux artisans continuent d'utiliser deux outils
Si les flux de travail intégrés présentent tant d'avantages, pourquoi les systèmes distincts d'mesure s et d'estimation sont-ils encore si répandus ? Parce que c'est ainsi que le secteur a évolué.
Pendant des décennies, les études de faisabilité ( mesures ) étaient réalisées sur papier. Les estimations étaient effectuées dans des tableurs. Avec l'apparition des logiciels, les outils d'mesure s numériques et les applications d'estimation se sont développés indépendamment les uns des autres, et l'utilisation de deux systèmes distincts était la seule option possible. Aujourd’hui, de nombreux entrepreneurs continuent d’utiliser ces méthodes de travail, car changer de logiciel leur semble trop perturbant. Modifier les processus d’estimation nécessite une planification, une formation et l’adhésion de toute l’équipe. Mais il convient également de se poser une autre question : quel est le coût de rester dans la situation actuelle ?
Si chaque projet implique des transferts manuels de quantités, des révisions en double, des fiches de projet déconnectées les unes des autres et des heures de travail administratif, ces coûts s'accumulent chaque semaine. La transition peut demander des efforts. Le statu quo, lui, en exige chaque jour.
Un processus unique, du début à la fin
Les plateformes intégrées relient les logiciels et les personnes. Les estimateurs peuvent remplir le formulaire « mesure » en sachant que les quantités sont directement transférées dans le « estimation ». Les vérificateurs peuvent retracer l'origine de chaque quantité. Les responsables bénéficient d'une meilleure visibilité sur les activités d'estimation sans avoir à passer leur temps à rechercher des feuilles de calcul. La direction constitue ainsi une base de données croissante regroupant les connaissances historiques sur les projets, au lieu de fichiers disparates.
Chez STACK, c’est exactement ainsi qu’ont été conçus Mesure et Estimation . Plutôt que de relier des applications distinctes via des exportations ou des intégrations, mesure et l’estimation s’effectuent au sein d’un même flux de travail basé sur cloud. Les quantités restent liées depuis le premier relevé jusqu’à l’ estimation final, ce qui réduit les doublons tout en améliorant la visibilité sur l’ensemble du processus de pré-construction.
L'objectif est de supprimer les tâches qui n'auraient jamais dû exister.
Découvrez le flux de travail intégré en action
Si vous avez suivi cette série, vous avez pu constater où les équipes chargées de l'estimation perdent du temps :
- Retouches dues à l'étalonnage et aux révisions.
- Identification manuelle des articles.
- Duplication du travail entre la gestion des tâches ( mesure ) et l'établissement des devis.
Un processus de travail intégré répond à ces trois aspects.
Si vous souhaitez découvrir son fonctionnement concret, prenez rendez-vous pour une démonstration personnalisée avec un spécialiste des produits d'STACK .
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FAQ
Logiciel intégré de gestion de l'mesure et d'estimation combine la gestion numérique des mesure s et la création d'estimation s au sein d'une même plateforme. Les quantités sont directement transférées dans l'estimation sans nécessiter d'exportations manuelles, de tableurs ou de saisie de données en double.
De nombreux prestataires ont opté pour des systèmes distincts, car les plateformes intégrées n'étaient pas largement disponibles lorsque leurs processus de travail ont été mis en place. Bien que familiers, ces systèmes déconnectés nécessitent souvent un travail manuel, en particulier lors des révisions.
En éliminer les transferts manuels de données, les logiciels intégrés réduisent les erreurs de transcription, les quantités manquantes et les incohérences entre l’ mesures s et les devis. Chaque quantité reste liée à sa mesure d’origine, ce qui facilite la vérification.
Oui. Les équipes travaillent à partir d'informations de projet partagées, d'assemblages standardisés et de versions de plans à jour. Les responsables peuvent examiner les devis plus efficacement, et les nouveaux estimateurs peuvent suivre des processus de travail cohérents pour tous les projets.
L'IA donne les meilleurs résultats lorsqu'elle a accès à des données historiques structurées. Les plateformes intégrées préservent les liens entre les quantités, les ensembles, les tarifs et les résultats des projets, créant ainsi une base plus solide pour les futures estimations et analyses assistées par l'IA.
