Un proyecto de construcción pasa por varias fases antes de empezar a construir. Entender exactamente qué ocurre en cada fase garantizará que el proyecto no se salte pasos vitales. Desde los jefes de proyecto hasta los subcontratistas, es importante que los profesionales del sector conozcan todas las fases de la construcción, incluso aquellas en las que no participan directamente, para comprender mejor su papel en el proyecto.
Ejecutar un proyecto de construcción requiere cinco fases esenciales. Mucha gente no ve la extensa planificación e investigación que tiene lugar antes de que un proyecto comience en la obra. Dentro de cada fase hay pasos más pequeños que el equipo de gestión del proyecto debe dar para asegurarse de que el proyecto será rentable. Gracias a una planificación exhaustiva, el equipo de gestión puede tomarse el tiempo necesario para evaluar todos los aspectos del proyecto y determinar cómo equilibrar costes y calidad.
Un plan de gestión de la construcción (PGC) puede referirse a uno de los tres tipos de documentos siguientes: PGC general, detallado o de impacto. Los planes más habituales son los detallados. Sin embargo, también es importante saber qué incluyen los otros dos tipos.
- CMP global: Un CMP global se utiliza para generar objetivos para el proyecto a un alto nivel. Este tipo de PMC no sirve para que los directores de proyecto determinen calendarios o encuentren contratistas. Sin embargo, sirven para esbozar los aspectos básicos del proyecto para que personas ajenas al sector puedan consultarlos.
- PGC detallado: Un PGC detallado incluye toda la información necesaria para planificar, programar, financiar y ejecutar cada fase del proyecto. Esta herramienta es esencial para que los contratistas cumplan los plazos y mantengan el proyecto lo más ajustado posible al presupuesto. Algunas ciudades, como Portland (Maine), exigen un PMC detallado como complemento del plan de revisión de la obra para obtener la aprobación del inicio del proyecto de construcción.
- CMP de impacto: Algunos municipios pueden exigir también un CMP de impacto. Este tipo de plan muestra cómo las obras de construcción y el proyecto terminado afectarán a la zona circundante.
Un PDC detallado es el más habitual, ya que incluye todos los aspectos del proyecto, que se dividen en las siguientes categorías:
- Alcance: ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
- Calendario: ¿Cuánto durará el proyecto? Cuáles son los principales hitos durante el proceso?
- Presupuesto: ¿Cuánto costará el proyecto? ¿Cuál es la mejor manera de evitar un gasto excesivo? ¿Dónde se pueden recortar algunos gastos?
- Recursos: ¿Quiénes son los mejores subcontratistas para llevar a cabo el proyecto? ¿Cuál es la mejor manera de encontrarlos?
- Adquisiciones: ¿Qué materiales son necesarios para el proyecto? ¿Qué procesos logísticos pueden garantizar que se ajusten al presupuesto del proyecto y lleguen a tiempo?
- La calidad: ¿Qué códigos debe cumplir el edificio durante la construcción? ¿Cómo cumplirá o superará esos requisitos el equipo de construcción?
- Riesgo: ¿Qué riesgos existen en la realización del proyecto? ¿Cómo pueden los subcontratistas y el personal de seguridad mitigar o responder a futuros riesgos?
- Comunicaciones: ¿Quién tiene "necesidad de saber" sobre el proyecto y en qué fases? ¿Cuál es el método más eficaz para comunicarse con ellos?
- Cambios: ¿Qué ocurrirá cuando el proyecto deba sufrir cambios? Si las catástrofes naturales u otros problemas externos hacen que la construcción se salga del calendario y del presupuesto, ¿qué medidas pueden tomarse para volver a la normalidad? ¿Existe un plan de emergencia?
Los componentes anteriores de un PGC detallado garantizan un esquema adecuado para cada parte esencial del proceso, lo que reducirá los problemas durante la fase de construcción de la obra.
Las etapas de la planificación comienzan con una evaluación de la viabilidad del proyecto e incluyen la planificación de los detalles de la construcción, la ejecución de las obras, la medición de los avances y la finalización del proyecto. Dentro de cada etapa, es crucial celebrar múltiples consultas con otras personas implicadas en el proyecto antes de pasar a la siguiente. La mejor manera de evitar problemas en las fases posteriores de la construcción es sentar las bases durante las fases de inicio y planificación del proyecto.
Antes de poner la primera piedra o crear un plan único, es crucial evaluar si un proyecto puede y debe llevarse a cabo. La fase de iniciación determina la viabilidad de un proyecto de construcción. Durante esta parte del proyecto, aún no se nombra a un director de proyecto ni se adquiere la financiación. En su lugar, se identifican y abordan las cuestiones relativas a la conveniencia de crear un proyecto de construcción.
La fase de iniciación consiste en determinar si el proyecto de construcción es realista y viable. En esta fase, quienes participan en la planificación del proyecto deben identificar los principales problemas que podrían impedir la construcción, los objetivos del proyecto y su alcance. Por ejemplo, si un edificio no satisface las necesidades de una zona, puede que no sea rentable construirlo.
Aunque la mayor parte de esta parte de la fase de construcción consiste en ideas y papeleo, puede ser uno de los pasos más importantes de todo el proceso. No tomarse el tiempo necesario para examinar a fondo la viabilidad del proyecto puede dar lugar a problemas imprevistos que pueden paralizar las obras. En casos extremos, estos problemas pueden obligar al equipo a empezar de nuevo. Si el equipo de planificación no examina a fondo la viabilidad del proyecto, aumenta la posibilidad de que surjan problemas imprevistos durante la construcción.
Los objetivos del proyecto son fundamentales para perfeccionar el proceso hasta su finalidad más específica. Por ejemplo, en lugar de decidir construir únicamente inmuebles comerciales, hay que decidir el tipo: ¿será un edificio de oficinas, un centro comercial o un restaurante? Los objetivos del proyecto deben ser cuantificables, limitados en el tiempo y específicos.
El alcance del proyecto incluye los límites de la construcción. Por ejemplo, este atributo de la planificación incluye las fuentes de financiación y el calendario. Durante la fase de iniciación, el alcance sólo tiene que ser general para determinar la viabilidad del proyecto. El perfeccionamiento viene después, durante la fase de planificación.
El trabajo principal de la fase de iniciación incluye estudios de mercado y de viabilidad. Ambos estudios son útiles para decidir si seguir adelante con el proyecto de construcción en la zona será beneficioso para una empresa y los habitantes de la zona.
Los estudios de mercado analizan si la zona necesita el tipo de edificio propuesto. Por ejemplo, los estudios de mercado que muestran suburbios en crecimiento pueden indicar la necesidad de restaurantes y algunos inmuebles comerciales, como tiendas dentro de la zona. En cambio, es probable que el mercado no muestre demanda de viviendas en una zona de industria pesada que, en cambio, necesita más fábricas o almacenes.
Los estudios de viabilidad deciden si es posible construir un determinado tipo de edificio. Por ejemplo, las leyes urbanísticas pueden prohibir ciertos tipos de construcción en algunas ciudades. Las zonas naturales protegidas próximas a las obras pueden dificultar el proceso de construcción debido a las restricciones al tráfico de vehículos en la zona.
Estos estudios de mercado y viabilidad se basan en los objetivos y el alcance del proyecto. El resultado de la fase de iniciación es una carta de proyecto, que propone el presupuesto general y el calendario del proyecto a las partes interesadas, que aprueban o deniegan el proyecto antes de que comience una planificación más extensa.
La fase de iniciación debe incluir al gestor del proyecto o hacer que el patrocinador del proyecto nombre a un gestor. El gestor y el patrocinador deben trabajar para especificar los objetivos y el alcance del proyecto y asignar equipos que realicen estudios de mercado y viabilidad. Durante esta fase, el equipo de gestión identifica a las partes interesadas en el proyecto que deben aprobar la carta de intenciones para garantizar que las obras contarán con los fondos adecuados.
La parte de planificación del proyecto de construcción es aún más crucial para el éxito de la estructura que la fase de iniciación. El objetivo último de esta fase es tomar suficientes decisiones y disposiciones para completar un PMC detallado. Incluye todo, desde el presupuesto y la programación hasta la determinación de quién contribuirá a la construcción. Dedique más tiempo a verificar todas las decisiones tomadas durante esta fase para asegurarse de que la ejecución tiene más probabilidades de mantenerse por debajo del presupuesto y en los plazos previstos.
Durante la fase de planificación, es importante determinar todo lo que hay que hacer para completar la construcción. El equipo tendrá que definir qué tareas específicas deben realizarse, quién las llevará a cabo y cómo encontrar a esas personas. Por ejemplo, si se necesitan subcontratistas para la instalación de fontanería del proyecto, ¿cómo les pedirán ofertas los contratistas? ¿Y qué hace que estos subcontratistas sean los adecuados para hacer el trabajo?
La planificación requiere una profunda implicación en la creación de un presupuesto. El director del proyecto puede pedir ofertas a subcontratistas para ver quién puede satisfacer las necesidades presupuestarias del proyecto. Estas estimaciones de costes de mano de obra y materiales de los subcontratistas son sólo pequeños componentes del presupuesto. Otros equipos, materiales y mano de obra del contratista general también entran en el presupuesto, junto con las tasas por permisos, inspecciones y otros requisitos legales.
Una solución de software sólida puede ayudar a gestionar múltiples ofertas y facilitar la elaboración del presupuesto del proyecto para reducir las pérdidas de tiempo. Los contratistas también pueden utilizar el software de construcción para acelerar su proceso medida y apuntalar las ofertas con mayor rapidez. El calendario del proyecto es otra área en la que el software desempeña un papel importante. La programación ayuda a garantizar que la construcción se mantiene dentro del alcance del proyecto y tiene un plazo razonable para su finalización.
La planificación de la calidad es otro aspecto de esta fase. El plan de calidad debe incluir información sobre la calidad que se espera de la construcción, el modo en que el proyecto la alcanzará y la forma en que el director del proyecto verificará la calidad a lo largo del proceso. Dado que una alta calidad puede aumentar los costes, el director de proyecto debe equilibrar cuidadosamente la calidad con el presupuesto al crear ambos planes. El plan de calidad ayuda a garantizar que el ocupante final de la estructura esté satisfecho con el trabajo de construcción.
El gestor del proyecto se encarga de gran parte del trabajo de la fase de planificación. Sin embargo, es probable que utilice programas informáticos que le ayuden a establecer presupuestos y calendarios y a obtener asesoramiento y ofertas de otros miembros del equipo del proyecto. Es posible que las partes interesadas en el proyecto tengan que aprobar el presupuesto y el calendario definitivos.
Esta etapa tiene por objeto crear un esquema acabado y finalizado de lo que hay que hacer exactamente durante las fases de ejecución y finalización para terminar el proyecto. Un PDC y un plan de calidad detallados son productos esenciales de esta fase. Una vez terminadas estas partes, el proyecto puede pasar a la fase de ejecución.
La fase de ejecución, también conocida como fase de aplicación, debe seguir cuidadosamente el calendario y el presupuesto creados durante la fase de planificación. Si la planificación ha dado lugar a un PMC claro y exhaustivo, la construcción propiamente dicha no debería plantear muchos problemas.
La comunicación entre los equipos que trabajan en el proyecto es esencial durante esta fase para garantizar que todos se mantienen dentro del plan del proyecto. Disponer de planos y documentos basados en la nube en lugar de archivos en papel simplifica el proceso de comunicación durante las reuniones en el lugar de trabajo en un dispositivo móvil o en una oficina en un ordenador de sobremesa. Una mejor comunicación evita problemas de malentendidos que podrían causar retrasos.
Entre los implicados en la ejecución del proyecto de construcción se encuentran los jefes de equipo, los directores de obra, el director del proyecto y otras personas directamente relacionadas con la construcción. Estas personas tienen que conectarse con frecuencia a lo largo del proceso para medir los avances, crear informes de situación para las partes interesadas y hacer cambios en el calendario o el plan si es necesario.
La medición del progreso tiene lugar durante la fase de ejecución de la obra. Dado que los cambios pueden alterar el programa de trabajo, es importante realizar un seguimiento constante del proceso para identificar cuándo y si es necesario realizar cambios en el programa para garantizar que la obra finaliza a tiempo y dentro del presupuesto. Un componente clave para comparar el progreso con el CMP detallado original es disponer de una copia en la obra que todos puedan utilizar. El almacenamiento en la nube garantiza que todos puedan acceder a los registros más actualizados.
El trabajo en curso debe someterse a evaluaciones y controles diarios para ver en qué medida se ajusta al plan existente para el proyecto. Las reuniones entre jefes de proyecto, jefes de obra y jefes de equipo pueden garantizar que quienes realizan el trabajo físico siguen el plan creado durante la fase de planificación. Al recopilar información sobre el avance de la construcción, el director de proyecto debe compararla con los parámetros establecidos para ver hasta qué punto el proyecto terminará a tiempo y dentro de su presupuesto.
Supervisar el progreso de las obras debe ser una tarea diaria para los directores de obra. Sin embargo, las métricas específicas utilizadas diferirán para cada proyecto. Los planes de calidad y el CMP detallado guiarán al director de obra en los atributos específicos que indicarán el progreso. Otra forma de pensar en estas métricas es como indicadores clave de rendimiento (KPI). Estas métricas también pueden denominarse hitos.
Cada aspecto de la construcción tendrá diferentes KPI:
- KPI presupuestarios: Centrarse en la cantidad de dinero gastado durante el proceso en equipos, mano de obra y materiales para ver lo cerca que está el gasto real del presupuesto creado.
- Indicadores clave de rendimiento general: Examina si determinadas fases de la construcción se han realizado a tiempo.
- KPI de calidad: Utilizar las medidas de evaluación establecidas desde la fase de planificación para determinar si la calidad del trabajo finalizado cumple los requisitos establecidos.
- KPI objetivos: Examinar el proyecto en su conjunto y el grado en que la construcción se ajusta al alcance, el calendario y el presupuesto.
El software de seguimiento de proyectos puede ayudar a los jefes de proyecto a comparar el trabajo con los KPI o el plan original. ¿Cómo pueden utilizarlo los jefes de proyecto y los supervisores para medir el progreso y completar un proyecto de construcción? Un buen programa de software permite a los miembros del equipo ver fácilmente los planes actualizados y crear los informes necesarios para esbozar el progreso. El software de seguimiento del progreso almacena y permite al usuario organizar documentos en la nube para acceder a ellos desde cualquier lugar. Estos documentos resultan esenciales a la hora de cerrar el proyecto.
El software de seguimiento de proyectos controla lo cerca que está el proyecto de su finalización ofreciendo al gestor de proyectos una visión rápida de los planes originales y los informes existentes. Al integrar este software con soluciones de gestión de recursos del cliente (CRM), las partes interesadas pueden acceder rápidamente a los informes de estado, aliviando las preocupaciones que puedan tener sobre el proyecto. Otras integraciones hacen que conectar los presupuestos de los proyectos de construcción con la contabilidad de la empresa sea rápido y sencillo.
Las soluciones de software que incorporan integraciones permiten gestionar mejor toda la documentación que conlleva la gestión de un proyecto de construcción. Además, con programas como STACK, los gestores de proyectos pueden gestionarlo todo desde la fase de inicio hasta el cierre de un proyecto desde cualquier lugar. El uso de software para reducir la pérdida de tiempo y acelerar el trabajo hará que una empresa de construcción tenga éxito.
Al término de la fase de construcción, se realizan inspecciones para garantizar que el proyecto cumple los requisitos locales. El director del proyecto finaliza el cierre del proyecto y entrega la documentación al cliente. También debe cerrar todos los contratos con proveedores, liberar los recursos utilizados durante el proyecto y comunicar la finalización a las partes interesadas.
Dado que la documentación es esencial para esta parte del proceso, mantener los documentos actualizados organizados y fáciles de encontrar en una fuente centralizada basada en la nube puede acelerar la fase de finalización del proceso.
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