Tanto si su empresa sigue trabajando a distancia ahora por necesidad, como si está considerando ampliar las opciones de trabajo a distancia en el futuro como una ventaja, necesitará tener un plan en marcha para garantizar que su equipo siga prosperando.
Cuando las empresas pasaron rápidamente al trabajo a distancia debido al COVID-19 a principios de 2020, las operaciones se encontraban en modo de emergencia, y no era lo habitual. Pero a medida que tú y tu personal os adaptáis, es importante pensar en cómo adaptar tu estilo de gestión.
He aquí algunas consideraciones y ajustes que puede hacer para que su equipo remoto tenga éxito.
Un día en la vida del trabajo a distancia
Si no está acostumbrado a que su equipo trabaje fuera de la oficina, puede tener la sensación de no saber qué hacen sus empleados durante todo el día. Esto puede ser inquietante para cualquier directivo.
Piensa en cómo gestionabas la productividad de los empleados cuando trabajabais juntos en la oficina y qué tácticas originales, si es que hay alguna, podrían seguir siendo eficaces. No dudes en seguir un patrón similar, al menos hasta que encuentres uno que funcione mejor.
Cadencias de reunión
Lo que parecía demasiado tiempo cara a cara en la oficina puede parecer insuficiente cuando el equipo está separado, y viceversa. Algunos equipos reúnen a todo el mundo en una rápida reunión diaria de 15-20 minutos para establecer el tono del día, mientras que otros profundizan más en una reunión semanal de una hora. Pruebe ambas, pida opiniones a su equipo y vea cuál le funciona mejor.
Independientemente de las reuniones de equipo, debe planificar reuniones individuales periódicas con cada empleado, semanales o quincenales, para hablar de objetivos, progresos, obstáculos y cualquier preocupación. Este tiempo individual le permitirá a usted y a su empleado abordar en privado cualquier problema derivado del trabajo a distancia.
Establecer expectativas
Dependiendo de su cultura de trabajo, la forma en que espera que los empleados remotos estructuren su jornada laboral puede variar significativamente. Plantéate estas preguntas:
- ¿Necesita su personal fichar a la entrada y a la salida diariamente mediante una aplicación?
- ¿Necesita establecer un acceso compartido al calendario?
- ¿Necesitan los empleados estar disponibles en todo momento durante el horario laboral?
- ¿Es aceptable el horario flexible y, en caso afirmativo, en qué medida?
- Si los estimadores o los gestores de proyectos van a viajar a los lugares de trabajo, ¿cómo debe contabilizarse ese tiempo?
- ¿Necesita recibir un informe de estado diario o semanal del trabajo completado?
Tomar decisiones claras sobre este tipo de políticas y comunicarlas de forma coherente contribuirá en gran medida a eliminar la ambigüedad y la incertidumbre de los empleados que trabajan desde casa. Cuando saben lo que se espera de ellos, es más fácil cumplirlo.
Comunicación a distancia
En general, tu estilo de comunicación no tiene por qué cambiar cuando tu equipo es remoto, pero es posible que quieras replanteártelo al menos un poco. Si sueles ser poco comunicativo, es posible que a tu equipo le guste tener noticias tuyas con más regularidad para no sentirse aislado y desconectado de la empresa en su conjunto. El exceso de comunicación, especialmente en las fases iniciales del trabajo a distancia, suele ser lo mejor.
Ten en cuenta tu tono, ya que las expresiones faciales y el lenguaje corporal se pierden o pueden malinterpretarse incluso a través del vídeo. Prepárate para apoyar a los miembros de tu equipo que no se estén adaptando bien al trabajo a distancia dejándoles desahogar sus frustraciones de vez en cuando, y trata de ser comprensivo.
También puede ser útil crear camaradería fomentando algunas conversaciones no relacionadas con el trabajo durante una breve parte de las reuniones. Pregunte por los cónyuges e hijos de sus empleados, por sus planes para el fin de semana o simplemente charle un poco.
Herramientas imprescindibles para facilitar la transición
Para una situación temporal a distancia, no es necesario disponer de las últimas plataformas de videoconferencia y chat. Las llamadas telefónicas y el correo electrónico pueden funcionar bien en caso de apuro. Pero hay herramientas de las que apenas puedes prescindir y, si quieres que el trabajo desde casa sea un elemento esencial de tu cultura, deberías plantearte invertir en tecnología.
Al evaluar el software, piense en su accesibilidad para el trabajo remoto: ¿podrá su equipo colaborar en el trabajo cuando sea necesario? Los programas de escritorio anticuados pueden hacer que el trabajo remoto entre equipos sea difícil o casi imposible, así que asegúrate de buscar herramientas basadas en la nube que permitan a tu equipo hacer su mejor trabajo sin importar dónde esté su escritorio.
Algunas de las mejores herramientas basadas en la nube son:
- Zoom para videoconferencias
- Slack para mensajería instantánea
- Planhub y Construction Journal para plataformas ITB
- STACK para medidas, estimación y gestión de documentos
- Procore y eSUB para gestión de proyectos
- Raken para producción y seguimiento de tiempos
- Billd para agilizar el flujo de caja
- Foundation Software y UDA para contabilidad y nóminas
Otras consideraciones
Ayudar a sus empleados en la transición cuando implanta una nueva política de trabajo a distancia puede ser complicado, y trabajar desde casa no es para todo el mundo. Algunos prosperarán en un entorno remoto, mientras que otros preferirán seguir acudiendo a la oficina. A medida que su programa de trabajo a distancia vaya madurando, recuerde tratar por igual a los empleados presenciales y a los remotos. Evite tratar la oficina como un centro principal y aislar a los demás.
Por último, comprenda que el hecho de que los empleados trabajen desde casa no crea por sí mismo una cultura de trabajo a distancia. Si quieres atraer a una generación más joven de estimadores potenciales acostumbrada a ciertas ventajas, tendrás que trabajar con tu equipo directivo para dar el salto a una política realmente favorable al trabajo remoto.
¿Necesitas algo para iniciar la conversación? Utiliza estas ideas para empezar.
