Aunque nuestra mejor práctica sugerida es mantener los datos en la plataforma STACK y crear presupuestos y propuestas detallados directamente a partir de la información medir , reconocemos que no todos los estimadores trabajan de la misma manera. Microsoft Excel ha sido históricamente un componente en el proceso de estimación para muchas personas, y reconocemos que todavía se utiliza comúnmente. Excel es una gran herramienta que no sólo organiza y analiza datos, sino que también aprende sus patrones.
Si vas a seguir utilizando el software de hojas de cálculo, queremos proporcionarte lo que debes y no debes hacer a la hora de presentar y analizar tus datos. Puede haber errores menores que se acumulen a largo plazo, o errores mayores, como en 2005, cuando un empleado de Kodak añadió demasiados ceros a los datos. 2005, cuando un empleado de Kodak añadió demasiados ceros lo que dio lugar a una sobreestimación de 11 millones de dólares. Excel con Excel con nuestras prácticas recomendadas:
Ventajas de utilizar Excel para calcular presupuestos de construcción
El uso de Excel para realizar presupuestos de construcción aporta una serie de ventajas que lo convierten en la opción preferida de muchos profesionales de la construcción:
- Relación coste-eficacia: Excel suele ser más asequible que los programas informáticos especializados en presupuestos, cuya adquisición y mantenimiento pueden resultar costosos. Para pequeñas empresas o proyectos puntuales, Excel ofrece una solución económica sin renunciar a las funciones esenciales de estimación.
- Personalización: La flexibilidad de Excel permite a los usuarios diseñar hojas de cálculo que se adapten a los requisitos específicos de cada proyecto. Desde la creación de desgloses de costes únicos hasta la organización de listas de materiales y mano de obra, Excel puede adaptarse fácilmente a las necesidades específicas de distintos proyectos de construcción.
- Fórmulas y funciones robustas: Excel ofrece una amplia gama de fórmulas integradas que permiten realizar cálculos complejos, lo que facilita la elaboración de presupuestos precisos. Al configurar fórmulas personalizadas, los usuarios pueden calcularlo todo, desde los costes de material hasta los plazos del proyecto, reduciendo la probabilidad de errores costosos y ahorrando tiempo.
- Capacidades de integración: Excel se integra a la perfección con otras herramientas de software, como plataformas de gestión de proyectos y bases de datos de materiales, lo que permite a los usuarios extraer datos adicionales según sea necesario. Estas integraciones mejoran la eficiencia del flujo de trabajo, garantizando que los presupuestos sean precisos, puntuales y reflejen la información más reciente.
- Interfaz familiar: Para muchos usuarios, la interfaz familiar de Excel es fácil de navegar, lo que reduce la curva de aprendizaje y permite a los equipos empezar a realizar estimaciones rápidamente. Esta familiaridad también puede mejorar la colaboración, ya que es probable que varios miembros del equipo dominen el programa.
Estas ventajas pueden hacer de Excel una herramienta accesible para los profesionales de la construcción que necesitan flexibilidad y eficacia en sus procesos de estimación, sin el coste añadido o la rigidez de un software especializado.
Cómo configurar una nueva hoja de cálculo para presupuestos
La creación de una hoja de cálculo básica de Excel para presupuestos de construcción implica organizar los datos de forma que sea fácil introducir cantidades, aplicar costes unitarios y calcular totales de materiales, mano de obra y otros gastos. Aquí tienes una guía sencilla para configurar tu hoja de cálculo con los conceptos, ajustes y requisitos esenciales.
1. Definir las secciones clave
- Información de cabecera: En la parte superior, incluye detalles del proyecto como el nombre del proyecto, el cliente, la fecha y el nombre del estimador.
- Categorías de costes: Organiza secciones para las distintas categorías de costes, como por ejemplo
- Materiales
- Trabajo
- Equipamiento
- Subcontratista
- Gastos generales y beneficios
2. Configurar columnas
Para cada categoría, cree columnas que le permitan hacer un seguimiento de los detalles esenciales:
- Descripción del elemento: Enumera cada elemento o tarea específica, como "Hormigón" o "Mano de obra de enmarcado".
- Cantidad: Introduzca las cantidades necesarias para cada artículo.
- Unidad de medida (UoM): Definir unidades (por ejemplo, pies cuadrados, yardas cúbicas, horas).
- Coste unitario: Introduzca el coste por unidad (por ejemplo, coste por pie cuadrado de paneles de yeso).
- Cálculo del Coste Total: Multiplique la cantidad por el coste unitario. Utilice una fórmula como =B2*C2 para calcularlo automáticamente.
3. Aplicar fórmulas y funciones básicas
- Utilice funciones SUMA para totalizar los costes de cada sección, por ejemplo =SUMA(D2:D10) para una columna de costes.
- Añadir un Total general en la parte inferior para sumar todas las categorías.
4. Formateo para facilitar la lectura
- Formato de moneda: Dar formato de moneda a las columnas de costes para mayor claridad. Seleccione las celdas, vaya a Inicio y haga clic en Moneda en el menú Formato.
- Bordes y sombreado: Utilice bordes de celda para separar secciones y añada sombreado a los encabezados para obtener un diseño limpio.
5. Creación de plantillas para la reutilización
- Guarda la hoja de cálculo como plantilla si vas a utilizarla para varios proyectos. De este modo, podrás empezar cada vez con una estructura ya rellenada sin tener que volver a introducir fórmulas y ajustes.
Esta configuración proporciona una forma sencilla y organizada de realizar estimaciones de construcción, dejando espacio para añadir detalles y complejidad a medida que adquiera experiencia o necesite funciones más avanzadas.
Consejo rápido: CTRL + Z ¡Estos errores, RÁPIDO!
Es fácil cometer errores en hojas de cálculo complejas que contienen múltiples fórmulas, conjuntos de datos y varias hojas. Deshaz estos errores comunes en tus prácticas de Excel:
No dejes desbloqueadas las celdas que contengan fórmulas
Tus hojas de cálculo están llenas de datos valiosos. Con un clic, tus fórmulas complejas o tu formato especial pueden desaparecer. Protege tu trabajo de cambios no deseados bloqueando una celda o rangos de celdas. Vaya a: Formato - Celdas - Protección. Sugerencia: si comparte sus hojas de cálculo con varios usuarios, puede proteger la hoja para que otros usuarios no puedan desbloquear las celdas (Herramientas - Protección - Proteger hoja).
No introduzca varios valores en un mismo campo
Asigna a los datos su propia celda. Poner varios valores en una celda hace casi imposible analizar, introducir una fórmula, categorizar o hacer un gráfico. Por ejemplo, separe la cantidad y la descripción del material en filas diferentes.
No olvides guardar las versiones para tener una pista de auditoría
Excel no puede mostrarte el historial de versiones de los documentos. Recuerda guardar las versiones de las hojas de cálculo a medida que se produzcan cambios en el proyecto para evitar posibles riesgos o litigios. Consejo: si utilizas la versión de Office 365 o la versión en línea, existe una función de registro que permite identificar fácilmente los cambios y realizar un seguimiento del miembro del equipo que los ha realizado. ¡Hojas de cálculo en la nube para ganar!
Las 6 mejores prácticas de Excel para la estimación
1. Valores absolutos y relativos
Hay dos tipos de referencias de celda en Excel: absolutas y relativas. Cuando los datos se copian en otra celda, las fórmulas de celda absolutas permanecerán constantes. Por ejemplo, si desea añadir un 20% de recargo sobre los materiales y la mano de obra, puede añadir ese valor fijo en su fórmula de celda.
Las celdas relativas son la referencia por defecto, y esas fórmulas cambian basadas en la posición relativa de filas y columnas. Esto se utilizaría para calcular el precio por cantidad. Consejo - F4 en tu teclado es un atajo para cambiar entre referencias absolutas, relativas y mixtas. Fórmulas: Absoluta =$A$1, Relativa =A1.
2. Elegir de una lista
Puede crear listas desplegables en celdas utilizando la función Validación de Datos. Esto restringe las entradas para que sólo se apliquen a la hoja los valores que haya preseleccionado. Esta función es muy útil cuando varios usuarios tienen acceso a un libro de trabajo. Por ejemplo, si está introduciendo nombres de materiales para tejados, puede predefinir metal, tejas, solar, pizarra, etc. Vaya a: Datos - Validación - Configuración - Lista.
3. Mensajes emergentes para datos específicos
Puede optar por mostrar un Mensaje de entrada cuando un usuario marque una celda específica, orientándole sobre el tipo de datos que desea introducir. Por ejemplo, si está introduciendo tarifas de mano de obra, puede seleccionar un rango de $20/hr-$80hr, etc. Consejo - también puede mostrar una alerta de error cuando un usuario introduce datos no válidos, protegiendo aún más su estimar de errores. Vaya a: Datos - Validación - Mensaje de Entrada.
Oferte más rápido. Gane más. Construya con más inteligencia.
Obtenga hoy mismo su cuenta GRATUITA para:
- Aumentar la eficacia del equipo
- Presupuestos más rápidos
- Generar más ingresos
4. Utilizar opciones de selección predefinidas
Los nombres definidos de Excel facilitan la referencia a conjuntos de datos, en lugar de escribir el nombre de la celda cada vez. Lleva mucho tiempo referenciar y escribir las fórmulas exactas en las celdas, especialmente si tienes conjuntos de datos complejos. Dar nombres significativos a rangos y celdas individuales cambiará esta situación:
=SUMA($A$2:$A$10, $D$2:$D$10)
en esto:
=SUMA(PRECIO, RECARGO)
Ir a: Fórmulas - Definir Nombre.
5. La fórmula Autosuma será su mejor amiga
Esta función de Excel es probablemente la más utilizada por los estimadores, ya que necesitan desglosar subtotales y totales de medidas, costes no medidos y mano de obra. Además de SUMA, la pequeña flecha desplegable muestra fórmulas adicionales, como PROMEDIO, MÁX y MÍN. Ir a: Fórmulas - Autosuma.
6. Guardar Guardar Guardar
Y vuelve a guardar. Parece obvio, pero hay que memorizarlo. Los riesgos de reelaborar y pérdida de datos in situ es elevado, de ahí que recomendamos realizar sus estimaciones dentro de la plataforma STACK . ¿La buena noticia? Si estás suscrito a Microsoft 365, Excel guardará automáticamente tu archivo cada pocos segundos. Consejo - CTRL + S es el atajo para guardar. Ve a: Archivo - Guardar.
5 funciones útiles para realizar presupuestos de construcción con Excel
1. Congelar cristales
Bloquee filas y columnas específicas para que estén siempre visibles. Vaya a: Ver - Congelar paneles.
2. Filtro
Esta función ayuda a realizar comprobaciones y balances, escanear rápidamente listas de datos y acotar la información cuando se presenta a otras personas. Vaya a: Datos - Filtrar.
3. Formato condicional para codificar los datos por colores
El formato condicional le permite cambiar el color de una celda en función de los datos que contenga. Por ejemplo, puede marcar los totales que no se ajusten a su precio por pie cuadrado, asegurándose así de que no está ofertando por debajo de sus posibilidades. Ir a: Formato Condicional - Resaltar Reglas de Celda.
4. Añadir varias filas o columnas
Si hay una revisión del documento y se añaden estructuras a su trabajo, deberá revisar su estimar. Para añadir varias filas o columnas, resalte el mismo número de filas o columnas preexistentes que desee añadir. A continuación, haga clic con el botón derecho y seleccione "Insertar".
5. Envolver texto
Escribir textos largos en hojas de cálculo permite, por defecto, que el texto se eternice. Haz que tus notas (o novela) sean legibles en la celda. Vaya a: Formato - Celdas - Alineación - Ajustar texto.
Los inconvenientes de Excel y cuándo actualizarse
Excel es una herramienta potente y muy utilizada en muchos sectores, que ofrece flexibilidad y sencillez para diversas tareas, incluida la estimación de costes. Sin embargo, a medida que una empresa crece, Excel puede convertirse en un reto para su gestión eficaz, especialmente en la construcción y la estimación, donde la complejidad de los datos y el volumen del proyecto aumentan con el tiempo. Algunos de los problemas con los que se pueden encontrar las empresas son
- Problemas de escalabilidad:
- Adecuado para proyectos pequeños, pero tiene dificultades con proyectos a gran escala y datos complejos.
- Los archivos Excel de gran tamaño pueden ralentizarse, bloquearse o resultar difíciles de navegar.
- Mayor riesgo de inexactitud de los datos y pérdida de productividad.
- Requisitos de competencia de los usuarios:
- Las fórmulas y funciones complejas requieren conocimientos avanzados.
- Los pequeños errores pueden dar lugar a costosos errores de cálculo.
- La falta de registros de auditoría dificulta la detección de errores.
- Retos de la colaboración:
- Dificultad para que varios usuarios trabajen en el mismo documento.
- Los problemas de control de versiones y la información obsoleta son habituales.
La actualización a un software de estimación de construcción dedicado como STACK puede ofrecer una serie de beneficios que ayudan a las empresas a superar estas limitaciones. STACK ofrece funciones de gestión y estimación de proyectos centralizadas y basadas en la nube, lo que permite a los equipos trabajar en medidas y estimaciones en tiempo real. Se ha creado pensando en el sector de la construcción y ofrece bases de datos, plantillas y herramientas prediseñadas específicamente para realizar estimaciones precisas y eficientes.
Esto también mejora la escalabilidad, ya que STACK puede manejar grandes volúmenes de datos sin problemas, lo que permite a las empresas asumir proyectos de mayor envergadura sin sacrificar la eficiencia.
En última instancia, un software de estimación comercial como STACK mejora la precisión, la productividad y la escalabilidad, permitiendo a las empresas seguir el ritmo de crecimiento sin las limitaciones inherentes a Excel.
Actualice Excel y consiga gratis un software de presupuestos de construcción
¿Puede estimar directamente en STACK? Nuestra plataforma ofrece dos tipos de presupuestos para satisfacer las necesidades de su empresa: presupuestos de costes unitarios y presupuestos de materiales y mano de obra. Con nuestra integración de datos de costes regionales, podrá introducir automáticamente los precios en su estimar. Cuando haya calculado el precio de venta y el beneficio, podrá crear una propuesta personalizada y profesional en STACK.
Si aún te sientes más cómodo utilizando Excel, puedes integrar el software para estimar con STACK. El Report Sync para Excel puede añadirse a través de la tienda de aplicaciones de Microsoft directamente a su software Excel. Una vez instalado, el complemento muestra una lista de informes centrados en los costes que están en su cuenta de STACK . Con esos datos, puede asignar información de su proyecto STACK directamente a su hoja de cálculo, sin salir nunca de Excel. Pruébelo ahora ¡gratis!
