Completar un proyecto de construcción y conseguir que acepten más de sus ofertas como contratista o subcontratista puede ser tedioso. Al igual que en los proyectos que ha completado en el pasado, una planificación adecuada es el pilar sobre el que descansa el éxito de su proyecto de construcción. Aquí es donde entra en juego un calendario de construcción.
En este artículo aprenderá qué significa un calendario de obras, para qué sirve, qué debe incluir y cómo se elabora. Para que resulte aún más útil, le explicamos cómo mantener un proyecto de construcción dentro de los plazos previstos una vez que se ha puesto en marcha.
¿Qué significa un calendario de obras?
Un calendario de construcción es un esquema completo del calendario de las actividades, hitos, tareas y pasos en la ejecución de un proyecto de construcción hasta su finalización. Además de esbozar el calendario y la forma en que un proyecto avanzará de principio a fin, el calendario de construcción describe los recursos necesarios, los equipos, la experiencia y las partes interesadas involucradas y cómo se asignarán los recursos.
Además, el calendario de construcción indica de qué es responsable cada miembro del equipo. El calendario de construcción describe las tareas que componen el proyecto y los recursos necesarios en el orden correcto. Su objetivo será crear una guía exhaustiva que usted y todas las partes implicadas puedan consultar a lo largo del proceso de construcción para obtener información sobre los distintos pasos que hay que dar para completar el proyecto.
Los contratistas preparan el calendario de construcción antes de que empiece la obra, ya que informa de cómo se desarrolla todo el proyecto de construcción.
¿Para qué sirve un calendario de obras?
Disponer de un calendario de obras puede aportar varias ventajas a los equipos de construcción, ya que ofrece más visibilidad e información a lo largo de los proyectos.
Las ocho ventajas de la programación de la construcción para sus proyectos incluyen:
- Seguimiento eficaz de los proyectos: Un calendario de construcción claro y completo le permite supervisar el progreso de su proyecto de principio a fin. Las tareas, plazos e hitos claramente definidos le permitirán a usted y a su equipo hacerse una idea clara de cómo avanza el proyecto.
- Gestión de recursos: Además de los plazos, el calendario de construcción incluye los recursos y cómo piensa utilizarlos. Una planificación previa adecuada le ayudará a asignar y gestionar los recursos de que disponga.
- Proporcionar una experiencia de licitación de contratos más satisfactoria: Un calendario de construcción sólido por parte del contratista general le permite conocer el plazo de finalización de un proyecto y los recursos físicos, humanos y financieros que necesita para realizar su parte. Esto le permite crear un proyecto adecuado medidas y estimaciones a la hora de licitar el trabajo. Como resultado, puede aumentar sus posibilidades de conseguir el contrato.
- Alcanzar losobjetivos: Un calendario de construcción completo es el primer paso para alcanzar sus objetivos de construcción y completar su proyecto en el momento adecuado. Tanto si quiere dar prioridad a la eficiencia como a la comunicación, un calendario de construcción puede ser la herramienta que necesita para respaldar sus objetivos e iniciativas y fomentar el crecimiento.
- Aclarar la dirección del proyecto: El plan de obra es el instrumento al que se recurre para saber qué pasos hay que dar a continuación. Cuando se completa una tarea o un hito, el calendario de construcción indica cuál es el siguiente paso. Ver el progreso que usted y su equipo han realizado a partir de su calendario le da una sensación de logro y dirección.
- Evitar retrasos de forma sistemática: De acuerdo con su calendario, debe saber qué necesita preparar para una tarea futura. Esto le permite proporcionar los recursos necesarios a tiempo y completar el requisito previo necesario para la siguiente tarea.
- Informe del progreso sin problemas: Con su calendario de construcción, puede informar fácilmente del progreso de su proyecto y equipo a las partes interesadas, desde el propietario o GC del proyecto hasta las agencias reguladoras e instituciones financieras. Esto ayuda a mantener a todas las partes interesadas actualizadas sobre el progreso de su proyecto.
- Permite garantizar la calidad: Como normalmente se completa este calendario antes de empezar las obras, se garantiza que se utilizan las herramientas y los recursos adecuados. Esto ayuda a garantizar un trabajo de calidad y a evitar desde el principio procesos y materiales de calidad inferior.
¿Qué debe incluir un calendario de obras?
Los calendarios de construcción deben ser recursos completos que incluyan varios tipos de información. Antes de implantar un sistema de planificación de obras en su empresa, debe comprender cada uno de sus elementos para poder aprovecharlos al máximo.
He aquí las cinco partes fundamentales de su calendario de obras:
- Duración: El calendario de construcción especifica la duración del proyecto de construcción de principio a fin. También especifica el calendario de las tareas individuales y los hitos de todo el proyecto. Presente estos plazos como fechas y duraciones específicas, para que la información sea clara y esté disponible para todas las partes interesadas.
- Recursos: El proyecto de construcción determina los recursos (financieros, materiales y de mano de obra) necesarios para el proyecto. También especifica cómo piensa asignarlos a las distintas tareas e hitos del proyecto y cuándo los necesitará. Además, el calendario de construcción especifica quién es responsable de las distintas partes del proyecto.
- Partes interesadas: El calendario de construcción incluye a las partes interesadas del equipo y especifica sus responsabilidades y obligaciones en el proyecto. Este sistema puede ayudar a mejorar la comunicación, de modo que todos los miembros del equipo sepan cuál es el papel de cada uno y a quién pueden dirigirse si tienen preguntas o dudas.
- Hitos: Los hitos son logros significativos en la realización de un proyecto. Por ejemplo, podría ser la finalización de los trabajos eléctricos de un proyecto de construcción. El calendario especifica todos los hitos del proyecto en orden secuencial.
- Tareas: Las tareas son las actividades individuales que debe realizar su equipo. Son específicas y se suman para alcanzar los hitos y completar el proyecto.
Cómo crear un calendario de obras
La elaboración de un calendario de obras es, sin duda, la mejor manera de garantizar que su proyecto de construcción se desarrolle sin contratiempos. Veamos ahora cómo preparar un plan de obra paso a paso:
Paso 1: Identifique a las partes interesadas en su proyecto
El primer paso para crear un calendario de construcción es hacer una lista de todas las partes implicadas en el proyecto. Identifica a las partes interesadas, incluyendo sus nombres, funciones, responsabilidades, el equipo con el que trabajarán y cuándo se incorporarían al proyecto.
Las partes interesadas en su proyecto pueden incluir a las siguientes personas:
- Propietarios de proyectos
- Proveedores de material
- Contratistas
- Subcontratistas
- Supervisores
- Organismos reguladores
- Trabajadores
- Líderes de Proyectos
- Financieros
Aumente la claridad y la comunicación añadiendo su información de contacto con sus nombres y otros datos. Considera la posibilidad de pedirles un número de teléfono del trabajo y una dirección de correo electrónico. Si tienen alguna preferencia de contacto, anótalo para saber qué método probar primero.
A medida que avance en su proyecto, podrá asegurarse de que tanto usted como los demás miembros del equipo sepan en todo momento cómo ponerse en contacto con ellos.
Paso 2: Recopilar información
Reúna toda la información que necesite para comprender el alcance de su proyecto y lo que tiene que hacer. Para ello, debe hablar con las partes implicadas en el proyecto. Por ejemplo, hablar con el contratista general te ayudará a entender las especificaciones del proyecto y lo que quieren como trabajo acabado.
Si tiene otros subcontratistas a los que contrata, hablar con ellos le permitirá conocer los materiales y la mano de obra que necesitan para completar su parte del proyecto, sus procesos de trabajo y el coste de la mano de obra necesaria. Hablar con tus proveedores te ayudará a conocer el coste de los materiales que necesitas y la rapidez con que puedes conseguirlos.
Otra información que debe recopilar es información detallada sobre la normativa y los códigos de construcción de su localidad que debe cumplir. También deberá incluir información sobre las inspecciones que deben realizarse en su proyecto. Esto le ayudará a garantizar que su proyecto cumple la normativa y que sus empleados tienen acceso a la información que necesitan para mantener un entorno de trabajo seguro.
Reúna toda la información que necesite y guárdela en un solo lugar. Tener todos tus datos importantes en un lugar centralizado garantiza que las personas adecuadas siempre tendrán acceso a ellos cuando sea necesario.
Paso 3: Reunir recursos y herramientas
Después de obtener toda la información que necesita, debe conocer los recursos que necesita conseguir para su proyecto de construcción, incluidos materiales, mano de obra y equipos.
Empieza a hacer una lista de los recursos y herramientas que necesitarás, anotando cuándo y la cantidad y frecuencia con que los necesitarás. Además, debe tomar nota de sus costes para saber qué parte del presupuesto debe asignar a estos elementos. Si añade estos detalles al calendario de obras, tendrá más información sobre los plazos y el presupuesto.
Esbozar los costes previstos en su plan de construcción puede ayudarle a dar a los clientes potenciales y a los contratistas una mejor idea de sus finanzas. Cuando se es franco con los socios, se puede esperar un proceso de construcción más fluido con un cliente que entiende lo que se espera de él.
Paso 4: Establecer hitos
Tras enumerar los recursos que necesita para su proyecto de construcción, esboce los hitos de su proyecto. Los hitos son los puntos principales del proyecto que indican la finalización de una fase importante de su desarrollo.
Por ejemplo, completar los trabajos de tabiquería seca de un proyecto puede ser un hito. Otro ejemplo de hito podría ser terminar de pintar el proyecto. Puedes considerar los hitos como pequeños proyectos en sí mismos: son subproyectos dentro del proyecto en su conjunto.
Haz una lista de todos los hitos previstos para tu proyecto. Puedes organizar todas las partes de tu proyecto en hitos, lo que te ayudará a ver si te falta algo. Los hitos pueden ayudarte a garantizar que sigues por el buen camino para finalizar el proyecto, ya que crean un esquema que puedes utilizar como cronograma para hacer un seguimiento del progreso del proyecto y mantener al cliente informado en todo momento.
Paso 5: Establecer tareas
El siguiente paso es establecer las tareas individuales que conducirán a cada hito y a la finalización de todo el proyecto. Las tareas incluyen todos los pasos y actividades que realiza en su proyecto. Constituyen la base de su calendario de construcción y pueden ser muy específicas para conformar cada paso en la finalización de los hitos.
La mejor manera de establecer y recopilar tareas es dividirlas en las estructuras más pequeñas posibles. A continuación, ordene las tareas en función de su prioridad y secuencia para asegurarse de que las tareas de las que dependen otros trabajos se completan primero. Una metodología habitual de gestión y configuración de tareas que también puedes utilizar es la estructura de desglose del trabajo (EDT).
Con la EDT, el proyecto se divide en tareas más pequeñas y se enumeran minuciosamente todas las obligaciones del proyecto, su alcance y sus dependencias. La EDT facilita la gestión de todo el proyecto para usted y su equipo. La EDT es especialmente útil para proyectos que implican varias partes móviles, por lo que resulta ideal para proyectos de construcción.
Paso 6: Añadir duraciones de tareas e hitos
Después de enumerar todas las tareas e hitos, el siguiente paso es añadir plazos y duraciones a cada uno de ellos. La mejor práctica consiste en añadir fechas de inicio y fin a cada tarea e hito.
Lo siguiente debería influir en la duración que especifique para cada tarea:
- Tiempo para todo el proyecto: No querrás que una tarea te lleve tanto tiempo que no puedas cumplir la fecha de entrega del proyecto. Contar con un calendario para la finalización del proyecto puede ayudarte a determinar cuándo debes tener terminado cada hito y cada tarea, asegurándote de que puedes ceñirte a esa estimación.
- El clima y las condiciones meteorológicas: Algunas de las tareas de su proyecto estarán sujetas a condiciones meteorológicas variables, especialmente si son exteriores y están expuestas a los elementos. Tenga en cuenta el clima de la ubicación de su proyecto y las condiciones meteorológicas durante la duración del mismo. Esto te permitirá asignar las duraciones adecuadas a cada tarea e hito. Puede combinar las previsiones meteorológicas y los datos meteorológicos históricos de la ubicación de su proyecto para saber qué esperar durante el mismo.
- Días festivos durante el periodo del proyecto: Mientras establece la duración de su tarea, saque un calendario con los días festivos en la ubicación de su proyecto. Esto le permitirá saber el número de días que debe restar como días no laborables al planificar el proyecto. Marcar estos días te ayudará a comunicar las expectativas de trabajo a tus empleados y clientes, para que todos entiendan el calendario del proyecto.
- Vacaciones y permisos de los trabajadores: Además de las vacaciones, es probable que tu equipo se tome permisos laborales, sobre todo si trabajas en un proyecto que durará varios meses o años. Téngalos en cuenta a la hora de elaborar su calendario de obras. Conocer los calendarios de los empleados puede indicarte cuándo necesitarás más personal para terminar un proyecto a tiempo.
- Tenga en cuenta los retrasos: Algunos de los plazos y duraciones que especifiques en la planificación de tu proyecto pueden no salir según lo previsto. Puede haber retrasos de los proveedores, demoras en la obtención de los fondos necesarios o prórrogas imprevistas en la realización de una tarea. Tenga en cuenta todas estas interrupciones para que su flujo de trabajo no se vea afectado negativamente cuando se produzcan. Permitir cierta flexibilidad en sus planes es siempre la mejor práctica.
Para mejorar la relación con los contratistas y subcontratistas, es fundamental mantener una comunicación fluida y unos plazos realistas. Aunque todo el mundo quiere resultados rápidos, un trabajo de calidad puede llevar más tiempo. Trabaje con sus socios para establecer un calendario preciso en el que todos puedan trabajar razonablemente. La falta de un calendario acordado puede dar lugar a veces a una mala calidad del trabajo y a muchos compromisos en la batalla contra el tiempo.
Paso 7: Asignar tareas
Después de añadir duración y fechas de vencimiento a las tareas e hitos, el siguiente paso es asignarlas a las partes interesadas responsables de ellas. Una correcta asignación de tareas ayuda a fomentar la responsabilidad en todo el proyecto. En todo momento se sabe quién es responsable de completar una tarea y dónde se origina cualquier retraso.
Además, asignar tareas desde la fase de planificación ayuda a todas las partes implicadas en el proyecto a saber de qué son responsables y cuáles serán sus próximas tareas. Sabrán lo que esperas de ellos cada día y cómo contribuye su trabajo a la finalización global del proyecto.
Utilizar la herramienta de gestión de proyectos adecuada puede permitirle asignar tareas a su equipo digitalmente y proporcionar acceso remoto a todos los miembros de su equipo. Hoy en día, incorporar la tecnología a la fase de planificación de la construcción puede ayudar a agilizar tus esfuerzos y mejorar tu productividad.
Paso 8: Iniciar el proyecto
Ahora ya puedes poner en marcha tu proyecto. Comparta su plan con todas las partes interesadas, para que todos tengan una visión global del proyecto. A medida que implementes esta herramienta, podrás hacer un seguimiento de lo que funciona bien para tus equipos y hacer ajustes para ayudar a mejorar aún más la eficiencia y la comunicación.
Si es la primera vez que su equipo utiliza esta metodología, debe evaluar cómo funciona en sus procesos para poder ajustarla y obtener mejores resultados en el futuro.
¿Cómo cumplir los plazos de un proyecto de construcción?
La clave para mantener el proyecto dentro de los plazos previstos es revisar constantemente los calendarios de construcción y realizar los cambios oportunos cuando sea necesario. No pienses en tu calendario como algo inamovible: pueden surgir situaciones diversas, por lo que debes ser lo bastante flexible para mantenerlo al día.
Revise las tareas completadas, los posibles riesgos futuros y los retrasos. A continuación, tome medidas para mitigar estos riesgos y evitar estos retrasos. El mejor calendario de construcción ayuda a garantizar que pueda completar las tareas y los hitos en el momento adecuado y con los menores retrasos posibles. Ser proactivo a la hora de mitigar los obstáculos le ayudará en gran medida a complacer a su cliente.
Mantenga un calendario de trabajo y un proyecto en marcha mediante una revisión coherente de su calendario de construcción. La comunicación a todos los niveles puede ayudar a mantener la precisión de las estimaciones del proyecto. Pida a los empleados que envíen informes diarios sobre el progreso del proyecto, para que usted pueda tomar nota de cualquier cambio. Este proceso puede ayudarle a incluir continuamente a los clientes en las actualizaciones de progreso, de modo que siempre tengan un conocimiento exacto de cuándo esperar el producto terminado.
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