Ningún proyecto de construcción se desarrolla al cien por cien según lo previsto. Puede surgir un problema inesperado en la obra, necesitarse otro tipo de materiales, sufrir un retraso debido a la mala planificación de otro subcontratista o cualquier otro problema que surja en el transcurso de un trabajo.
Sin embargo, si se prevén las órdenes de cambio y se dispone de un plan para gestionarlas con eficacia, se pueden reducir los quebraderos de cabeza que suelen causar. Aquí tienes 4 sencillos pasos para gestionar las órdenes de cambio con (relativa) facilidad y reducir el tiempo de aprendizaje sobre cómo negociarlas.
1. Prepare un proceso antes de empezar a trabajar.
Discuta con el propietario o el contratista general cuáles son sus expectativas y limitaciones, y especifique en el contrato original cuál es su proceso de órdenes de cambio.
Si sabe que los costes de material no pueden garantizarse a partir de una fecha determinada o que los costes de mano de obra tendrán que aumentar significativamente para cubrir las horas extraordinarias y evitar que se retrase con otros proyectos, déjelo claro. Asegúrate también de dejar suficiente margen en la programación de tus equipos para disponer de la mano de obra necesaria para cubrir cualquier trabajo que se alargue.
Cuando todas las partes están de acuerdo en cómo se van a gestionar los cambios, te ahorras el tiempo y el estrés de la negociación y puedes ponerte manos a la obra con las nuevas condiciones.
2. Evite el mayor número posible de órdenes de cambio por adelantado.
Esperar cambios no significa resignarse a una cantidad desmesurada de ellos. En la fase previa a la construcción, cuando te prepares para licitar un trabajo, actúa con la diligencia debida. Comprueba si hay ambigüedades en los planos o dibujos poco claros y, si es posible, visita el lugar en persona para anticiparte a cualquier imprevisto.
Si encuentras algo que te llame la atención, comunícaselo al propietario o al contratista inmediatamente. Especialmente en el caso de planos y especificaciones ambiguos, la falta de claridad va a causar problemas en algún momento, y más vale que sea ahora, antes de que te comprometas con la obra.
Así podrá resolver los problemas y hacer que su presupuesto original sea más preciso desde el principio. Eso no quiere decir que no vaya a haber cambios más adelante, pero no serán los evitables que detectó de forma proactiva.
3. Exigir a los gestores de proyectos que prioricen las órdenes de cambio.
Es comprensiblemente fácil hacer el trabajo a medida que surge para que el proyecto no se retrase y ocuparse del papeleo más tarde. Pero no caigas en la trampa de dejar que las órdenes de cambio se queden en el tintero.
Asegúrese de que su equipo está preparado para abordar los cambios de inmediato. El gestor del proyecto debe estar al tanto de la comunicación y preparado para transmitir cualquier orden de cambio al tasador en cuestión de días -preferiblemente horas- para poner en marcha el proceso. El tasador debe disponer de tiempo suficiente para planificarlo en su calendario y presentar una propuesta al contratista general en las dos semanas siguientes a su recepción.
4. No pierda tiempo creando un nuevo presupuesto para su aprobación.
Parte de la razón por la que muchos estimadores posponen la tramitación de las órdenes de cambio una vez recibidas es el tiempo que se tarda en elaborar un presupuesto revisado.
Sin las herramientas adecuadas, suele ser un proceso tedioso comparar manualmente dos juegos de planos, determinar qué cambios se hicieron realmente y verificar los especificados en la orden de cambio, y luego completar un nuevo medida.
¡Pero hay una forma mejor! STACKUna plataforma integral de preconstrucción le permite ver las nuevas versiones de los planos superpuestas a la versión anterior, para que su equipo pueda ver exactamente qué ha cambiado. En lugar de pasar horas examinando dos juegos de planos, su estimador puede simplemente realizar un rápido medida en la versión actualizada, crear un presupuesto y enviar la nueva propuesta para su revisión.
Hacer de las órdenes de modificación un pequeño bache en el camino
Aunque a ningún contratista le hace ilusión recibir órdenes de cambio, seguir estos pasos hará que el proceso de tramitarlas sea mucho más sencillo que en el pasado. Podrás obtener la aprobación del presupuesto actualizado con mayor rapidez y evitarás la molestia de negociar el alcance y el precio a posteriori.
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