«Ya has terminado el « medir ». ¿Por qué lo estás volviendo a crear en una hoja de cálculo?»
Es una pregunta que la mayoría de los estimadores nunca se han parado a plantearse.
Se dedican horas a medir minuciosamente los planos, identificar los conjuntos, revisar las cantidades y comprobar el alcance del proyecto. A continuación, una vez finalizada la « medir », muchos equipos comienzan la siguiente fase introduciendo manualmente esas cantidades en un programa de presupuestación o, lo que es peor, en una hoja de cálculo.
No se está creando nada nuevo. El trabajo simplemente se está trasladando de un sistema a otro. Ese traspaso se ha vuelto tan habitual que la mayoría de los contratistas lo aceptan como parte del proceso de elaboración de presupuestos. Pero también es una de las principales fuentes de pérdida de tiempo, errores evitables y datos de proyecto inconexos en la fase previa a la construcción.
Hemos analizado cómo los estimadores pueden reducir el trabajo adicional que supone la « medir » y en qué aspectos la IA resulta realmente útil a la hora de identificar los artículos. Este artículo aborda lo que ocurre a continuación y por qué mantener « medir » y la estimación en una única plataforma integrada puede suponer la mayor mejora de todo el flujo de trabajo.
¿Qué es un software integrado de cálculo de cantidades y presupuestos?
El software integrado de « medir » y de elaboración de presupuestos combina el cálculo de cantidades medir, los ensamblajes, la fijación de precios y la creación de estimar en una única plataforma. En lugar de exportar las cantidades entre aplicaciones independientes, las mediciones se introducen automáticamente en estimar, lo que mantiene una conexión directa entre cada cantidad y su fuente.
En lugar de considerar el « medir » y la estimación como tareas independientes, el software integrado las trata como un único flujo de trabajo continuo.
El coste oculto del traspaso
El proceso de « medir » en sí no suele ser la parte más lenta de la estimación. Lo es el traspaso de responsabilidades.
Una vez medidas las cantidades, muchos contratistas siguen exportando datos, volviendo a introducir las cantidades, reconstruyendo los ensamblajes o verificando manualmente las hojas de cálculo antes de poder empezar a calcular los precios. En un proyecto pequeño, eso puede llevar solo unos minutos. En una licitación comercial de gran envergadura, puede llevar horas, y esas horas no aportan ningún valor añadido.
- No mejoran el estimar.
- No revelan nuevos aspectos.
- Simplemente trasladan información de un lugar a otro.
La transferencia manual también conlleva riesgo y cada cantidad copiada supone una nueva posibilidad de cometer un error tipográfico. Un dígito invertido, una partida que falta, un conjunto asignado al ámbito equivocado. Estos errores son difíciles de detectar porque los revisores dan por sentado, de forma natural, que la transferencia se ha realizado correctamente. Cuando no es así, los errores pueden pasar desapercibidos hasta el momento de la presentación de la oferta.
El verdadero problema surge cuando cambian los planes
Si has he hecho presupuestos para más de un puñado de proyectos, ya sabes una cosa: los planos van a cambiar.
Cuando el « medir » y la elaboración de presupuestos se realizan en sistemas distintos, cada revisión genera un trabajo duplicado:
- En primer lugar, actualiza el archivo « medir ».
- A continuación, exporta las cantidades revisadas.
- A continuación, actualiza el archivo « estimar ».
- A continuación, comprueba que todas las cantidades se hayan transferido correctamente.
- A continuación, revisa todo de nuevo.
No es raro que los estimadores dediquen casi tanto tiempo a gestionar las revisiones como a crear el presupuesto original estimar. Las plataformas integradas eliminan gran parte de esa duplicación. Cuando las cantidades permanecen vinculadas al estimar, las revisiones se aplican automáticamente. Los estimadores actualizan las medidas afectadas una sola vez, en lugar de tener que volver a introducir la misma información en varios sistemas. Esto ahorra tiempo y reduce drásticamente la posibilidad de que se produzcan errores humanos.
La brecha de datos que la mayoría de los equipos no ven
El tiempo no es lo único que se pierde cuando el « medir » y la elaboración de presupuestos se realizan en aplicaciones distintas. El contexto también se pierde.
Imagina una situación estimar seis meses después del día de la licitación. Un jefe de proyecto tiene una duda sobre una cantidad. Un estimador sénior quiere entender por qué se seleccionó un conjunto concreto. La dirección quiere comparar las licitaciones anteriores con los proyectos finalizados.
Con herramientas inconexas, las respuestas suelen requerir abrir varios archivos, buscar en carpetas o confiar en la memoria de alguien. Con una plataforma integrada, cada cantidad se puede rastrear directamente hasta la medición original. Ese nivel de trazabilidad agiliza las revisiones de « estimar », simplifica la formación y aporta mayor confianza durante el análisis posterior a la licitación.
Una única fuente de información fiable contribuye a mejorar el trabajo en equipo
A medida que los equipos de presupuestación crecen, la coherencia cobra tanta importancia como la rapidez. Cada estimador desarrolla hábitos diferentes. Los conjuntos reciben nombres distintos. Las estructuras de precios evolucionan. Cada persona crea sus propias hojas de cálculo y atajos. Con el tiempo, las normas de estimación empiezan a desviarse.
Los flujos de trabajo integrados ayudan a que todos sigan el mismo proceso:
- Ensamblajes compartidos.
- Precios compartidos.
- Datos compartidos del proyecto.
- Versiones compartidas de documentos.
En lugar de preguntarse qué hoja de cálculo está actualizada o qué estimador ha utilizado la última revisión, todo el mundo trabaja con la misma información. Esa coherencia mejora la productividad y la confianza. Los revisores dedican menos tiempo a validar los aspectos técnicos y más a evaluar la estrategia. Los responsables obtienen una visión más clara de las cargas de trabajo de estimación. Los nuevos estimadores aprenden los procesos establecidos en lugar de heredar archivos inconexos de proyectos anteriores. El resultado es un equipo de estimación más sólido, no solo personas que trabajan más rápido.
¿Tienes curiosidad por saber cómo es realmente un flujo de trabajo integrado?
Comprueba cómo las cantidades se transfieren directamente desde medir a estimar sin necesidad de realizar exportaciones manuales ni introducir datos por duplicado.
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Unos flujos de trabajo más eficaces conducen a mejores decisiones
Ahorrar tiempo es muy valioso. Pero no es la mayor ventaja de la integración. La mayor ventaja es lo que los estimadores hacen con el tiempo que ganan.
En lugar de transferir cantidades entre sistemas, pueden:
- Comprueba que la revisión esté completa.
- Evaluar alternativas y oportunidades de optimización de costes.
- Compara las ofertas de los subcontratistas.
- Verificar las hipótesis de producción.
- Comprueba los precios antes de enviar la solicitud.
Esas actividades mejoran la calidad de la oferta. Trasladar cifras de un programa informático a otro, en cambio, no lo hace. La tecnología debería eliminar las tareas administrativas repetitivas para que los estimadores puedan centrarse en las decisiones que realmente permiten conseguir los proyectos. Ahí es donde la experiencia genera una ventaja competitiva.
Los datos interconectados generan valor a largo plazo
Cada « estimar » completado aporta algo a tu empresa:
- ¿Qué conjuntos funcionan bien?
- Cómo varían los índices de producción según el tipo de proyecto.
- ¿Qué elementos afectan sistemáticamente a la rentabilidad?
- ¿Qué proyectos históricos se asemejan a la próxima oportunidad?
Por desgracia, los sistemas aislados rara vez conservan esa información de forma que resulte útil. Cuando la « medir » y la elaboración de presupuestos se integran, cada proyecto pasa a formar parte de una base de conocimientos en constante crecimiento. Las cantidades históricas siguen vinculadas a los precios, los ensamblajes se estandarizan y se puede realizar búsquedas en proyectos anteriores. Esa continuidad genera beneficios operativos inmediatos, pero también permite a los contratistas sacar mayor partido de la inteligencia artificial en el futuro.
La IA rinde al máximo cuando aprende a partir de datos de proyectos estructurados y interrelacionados. Una plataforma integrada de presupuestación sienta esa base de forma natural con cada proyecto completado. No se trata de prepararse para un futuro lejano, sino de hacer que los proyectos de hoy tengan más valor mañana.
¿Por qué muchos contratistas siguen utilizando dos herramientas?
Si los flujos de trabajo integrados son tan beneficiosos, ¿por qué siguen siendo habituales los sistemas independientes de « medir » y de elaboración de presupuestos? Porque así es como ha evolucionado el sector.
Durante décadas, los proyectos de « medidas » se llevaban a cabo en papel. La elaboración de presupuestos se realizaba en hojas de cálculo. Con la aparición del software, las herramientas digitales de « medir » y las aplicaciones de elaboración de presupuestos se desarrollaron de forma independiente, y la única opción era utilizar dos sistemas distintos. Hoy en día, muchos contratistas siguen utilizando esos flujos de trabajo porque cambiar de software les parece un trastorno. Modificar los procesos de elaboración de presupuestos requiere planificación, formación y la aceptación de todo el equipo. Pero también merece la pena plantearse otra pregunta: ¿cuál es el coste de quedarse donde estás?
Si cada proyecto conlleva traspasos manuales de cantidades, revisiones duplicadas, registros de proyecto inconexos y horas de trabajo administrativo, esos costes se acumulan cada semana. La transición puede suponer un esfuerzo. El statu quo lo exige cada día.
Un único proceso de principio a fin
Las plataformas integradas conectan el software y las personas. Los estimadores pueden completar el medir sabiendo que las cantidades se transfieren directamente al estimar. Los revisores pueden rastrear el origen de cada cantidad. Los responsables obtienen visibilidad sobre la actividad de estimación sin tener que estar buscando hojas de cálculo. La dirección crea una base de datos cada vez más amplia con información histórica sobre los proyectos, en lugar de archivos inconexos.
En STACK, así es exactamente como se diseñó «Takeoff & Estimate». En lugar de conectar aplicaciones independientes mediante exportaciones o integraciones, el cálculo de medir y la elaboración de presupuestos se realizan dentro de un único flujo de trabajo basado en la nube. Las cantidades permanecen vinculadas desde la primera medición hasta el estimar final, lo que reduce el trabajo duplicado y mejora la visibilidad en todo el proceso previo a la construcción.
El objetivo es eliminar el trabajo que, en realidad, nunca debería haber existido.
Descubre el flujo de trabajo integrado en acción
Si has seguido esta serie, ya habrás visto en qué aspectos los equipos de estimación pierden tiempo:
- Reelaboración provocada por la calibración y las revisiones.
- Identificación manual de artículos.
- Trabajo duplicado entre « medir » y la elaboración de presupuestos.
Un flujo de trabajo integrado aborda estos tres aspectos.
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Preguntas Frecuentes
Software integrado de gestión de proyectos ( medir ) y de elaboración de presupuestos combina la gestión digital de « medir » y la creación de « estimar » en una única plataforma. Las cantidades se transfieren directamente a « estimar » sin necesidad de exportaciones manuales, hojas de cálculo ni introducción duplicada de datos.
Muchos contratistas adoptaron sistemas independientes porque las plataformas integradas no estaban ampliamente disponibles cuando se establecieron sus flujos de trabajo establecieron. Aunque resultan familiares, los sistemas desconectados suelen requerir un trabajo manual, sobre todo durante las revisiones.
Al al eliminar las transferencias manuales de datos, el software integrado reduce los errores de transcripción, las cantidades que faltan y las discrepancias entre el « medidas » y los presupuestos. Todas las cantidades permanece vinculada a su medición original para facilitar su revisión.
Sí. Los equipos trabajan a partir de información compartida sobre los proyectos, ensamblajes estandarizados y versiones actualizadas de los planos. Los responsables pueden revisar los presupuestos de forma más eficiente, y los nuevos presupuestistas pueden seguir flujos de trabajo uniformes en todos los proyectos.
La IA ofrece mejores resultados cuando tiene acceso a datos históricos estructurados. Las plataformas integradas conservan la relación entre cantidades, conjuntos, precios y resultados de los proyectos, lo que crea una base más sólida para futuras estimaciones y análisis asistidos por IA.
