Por qué tu presupuesto no debería dejar de ser válido una vez ganada la licitación
- Tu estimar convertirse en el presupuesto del proyecto. Reelaborar los presupuestos tras la adjudicación supone una pérdida de tiempo, da lugar a errores y rompe la conexión entre la fase previa a la construcción y la fase operativa.
- Los sistemas desconectados reducen la rentabilidad. La introducción manual de datos, los códigos de costes incoherentes y el trabajo duplicado dificultan el seguimiento de los costes de los proyectos y la protección de los márgenes.
- Un flujo de trabajo conectado crea una única fuente de información fiable. Cuando los departamentos de estimación, gestión de proyectos y contabilidad comparten los mismos datos, los equipos colaboran de forma más eficaz y toman mejores decisiones.
- La integración con el sistema ERP mejora la visibilidad desde la licitación hasta la finalización del proyecto. La incorporación de estimar a la ejecución del proyecto permite realizar previsiones más precisas, un mejor seguimiento de los costes del proyecto y una identificación más rápida de posibles problemas antes de que afecten a la rentabilidad.
Para la mayoría de los contratistas, la elaboración de presupuestos es uno de los procesos empresariales más importantes. Los equipos dedican innumerables horas a elaborar presupuestos detallados, evaluar las necesidades de mano de obra, prever los costes de los materiales y perfeccionar las hipótesis del proyecto para presentar ofertas competitivas. Sin embargo, una vez adjudicado el proyecto, suele ocurrir algo sorprendente: el estimar, precisamente el documento que determinó la rentabilidad prevista del proyecto, suele quedar en segundo plano.
Los jefes de proyecto elaboran nuevos presupuestos. El departamento de contabilidad crea estructuras de costes independientes. Los equipos de operaciones vuelven a introducir manualmente la información en hojas de cálculo o en programas de gestión de proyectos. El resultado es una duplicación de esfuerzos, datos incoherentes y una brecha cada vez mayor entre lo que se había estimado y lo que está ocurriendo sobre el terreno.
Los contratistas más rentables saben que la elaboración de presupuestos no termina cuando se gana la licitación. Por el contrario, utilizan los datos de la estimación como base para todo el ciclo de vida del proyecto.
El problema del traspaso de proyectos
La automatización de la elaboración de presupuestos de construcción consiste en el uso de herramientas digitales para optimizar medidas, los cálculos de materiales y la generación de propuestas con una intervención manual mínima. Al estandarizar los flujos de trabajo e integrar los datos de presupuestación, los contratistas pueden reducir los errores, acelerar la tramitación de las licitaciones y aumentar la productividad sin necesidad de ampliar su plantilla.
¿A qué retos se enfrentan los contratistas de gran volumen a la hora de realizar presupuestos?
Conseguir un contrato es emocionante, pero es precisamente en la transición de la fase previa a la construcción a la fase operativa donde muchos contratistas, sin darse cuenta, generan riesgos. Cuando los sistemas de presupuestación funcionan de forma independiente de los sistemas de gestión de proyectos y de contabilidad, a menudo es necesario transferir la información manualmente entre departamentos.
Durante este proceso:
- Los códigos de coste pueden volver a crearse de forma diferente
- El presupuesto puede modificarse sin previo aviso.
- Es posible que se pierdan los datos sobre la mano de obra
- Las cantidades de material se pueden volver a introducir
- Los equipos de proyecto pueden trabajar partiendo de versiones diferentes de la realidad
Incluso las pequeñas discrepancias pueden plantear grandes dificultades una vez que comienza la construcción. A medida que los proyectos se vuelven más complejos y los márgenes se reducen, estas discrepancias hacen que resulte cada vez más difícil saber si un proyecto está avanzando según lo previsto.
El coste de la introducción duplicada de datos
Una de las consecuencias más evidentes de los sistemas desconectados es la introducción duplicada de datos. Tras la adjudicación, muchos contratistas dedican horas a volver a introducir información que ya existe en el estimar. Los presupuestos de los proyectos, los códigos de costes, las asignaciones de mano de obra y los planes de aprovisionamiento suelen volver a crearse manualmente en los sistemas de gestión de proyectos o en los sistemas ERP.
Este proceso plantea tres problemas principales:
Aumento del tiempo dedicado a las tareas administrativas
Los jefes de proyecto y los equipos de contabilidad dedican un tiempo valioso a introducir datos, en lugar de gestionar proyectos y analizar el rendimiento.
Mayor riesgo de errores
Cada entrada manual supone un riesgo de error. La omisión de un código de coste, un importe presupuestario incorrecto o un número invertido pueden afectar a la elaboración de informes y previsiones a lo largo de toda la duración del proyecto.
Visibilidad de los proyectos retrasados
Cuanto más tiempo se tarda en establecer los presupuestos de los proyectos y las estructuras operativas, más tiempo deben esperar los responsables para disponer de informes precisos sobre el rendimiento. Al gestionar los flujos de datos que se incorporan directamente a los sistemas operativos, los contratistas eliminan estas ineficiencias y permiten que los equipos se centren en la ejecución en lugar de en las tareas administrativas.
Cómo convertir los presupuestos en presupuestos de proyecto:
Un estimar detallado estimar información valiosa que va más allá de la mera consecución del encargo.
Incluye:
- Supuestos sobre la mano de obra
- Cantidades de material
- Costes de equipamiento
- Presupuestos de los subcontratistas
- Previsiones de producción
- Estructuras de códigos de coste
Cuando esta información se traslada directamente a los presupuestos de los proyectos, los contratistas obtienen una ventaja significativa. En lugar de elaborar los presupuestos desde cero, los equipos de proyecto pueden partir de los supuestos exactos que se utilizaron para conseguir el proyecto. Esto permite coordinar la elaboración de presupuestos, las operaciones y la contabilidad desde el primer día. El resultado es una puesta en marcha más rápida de los proyectos, una mayor rendición de cuentas y un seguimiento más preciso del rendimiento.
Mejorar la visibilidad de los costes de los proyectos
Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los contratistas es comprender en qué medida el rendimiento real se ajusta a la estimar inicial. Sin una conexión directa entre los sistemas de estimación y de contabilidad, resulta difícil responder a preguntas como:
- ¿Se registran las horas de trabajo en estimar?
- ¿Están los costes de los materiales superando las previsiones?
- ¿Qué códigos de costes están superando las expectativas?
- ¿Dónde se producen las fugas de margen?
Cuando estimar se convierten en la referencia para la ejecución del proyecto, los equipos pueden comparar los costes reales con las previsiones iniciales en tiempo real.
Esta visibilidad permite a los gestores de proyectos detectar los problemas con mayor antelación, tomar decisiones fundamentadas con mayor rapidez y adoptar medidas correctivas antes de que la rentabilidad se vea afectada.
Creación de una única fuente de información fiable
Los sistemas desconectados suelen generar versiones contradictorias de la información del proyecto. Los encargados de la estimación disponen de un conjunto de cifras. Los jefes de proyecto, de otro. El departamento de contabilidad puede tener un tercero. Y la dirección se ve obligada a intentar determinar cuál de esas versiones es la correcta.
Un flujo de trabajo integrado elimina esta confusión al establecer una única fuente de información fiable desde la licitación hasta la finalización del proyecto.
A la hora de realizar estimaciones, la gestión de proyectos y la contabilidad se basan en los mismos datos:
- Los equipos colaboran de forma más eficaz
- La elaboración de informes gana en precisión
- Mejora la capacidad de previsión
- Aumenta la rendición de cuentas
- La toma de decisiones a nivel ejecutivo resulta más sencilla
Y lo más importante: todos trabajan con el mismo objetivo financiero.
Cómo los sistemas ERP conservan la información de los presupuestos
Las plataformas ERP modernas desempeñan un papel fundamental a la hora de conectar la elaboración de presupuestos con las operaciones. En lugar de tratar los presupuestos como documentos independientes, los sistemas ERP integrados permiten a los contratistas conservar la información recopilada durante la fase previa a la construcción y trasladarla a la ejecución del proyecto.
Con una base tecnológica adecuada, los contratistas pueden:
- Convertir los presupuestos en presupuestos de proyecto
- Mantener la coherencia de los códigos de coste
- Comparar los resultados reales con los valores estimados
- Mejorar la precisión de las previsiones
- Reducir los procesos manuales
- Aumentar la visibilidad en toda la organización
Esto genera un flujo continuo de información desde la elaboración de presupuestos hasta la gestión de proyectos, la contabilidad, las compras, la nómina y la presentación de informes a la dirección. En lugar de perder valiosos datos de presupuestación al traspasar el proyecto, los contratistas pueden aprovecharlos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
Reflexiones finales
La elaboración de presupuestos es mucho más que un simple ejercicio para ganar una licitación. Es el plan financiero que garantiza el éxito del proyecto.
Cuando las empresas contratistas separan la elaboración de presupuestos de las operaciones, generan trabajo innecesario, reducen la visibilidad y aumentan la probabilidad de cometer errores costosos. Y lo que es más importante, pierden el acceso a la valiosa información que se ha recopilado durante el proceso de elaboración de presupuestos.
Las empresas constructoras más exitosas están adoptando flujos de trabajo conectados en los que estimar se integran a la perfección en los sistemas de gestión de proyectos y de contabilidad. Al crear una única fuente de información fiable desde la licitación hasta la finalización del proyecto, consiguen un mayor control sobre los costes, mejoran la precisión de las previsiones y, en última instancia, protegen la rentabilidad.
La estimar dejar de ser válida una vez que el proyecto se ponga en marcha. Debería convertirse en la base de todas las decisiones posteriores.
¿Estás listo para integrar tus procesos de presupuestación y operaciones?
Si tu equipo sigue elaborando presupuestos, volviendo a introducir códigos de costes o recurriendo a hojas de cálculo para salvar la brecha entre la estimación y la ejecución de los proyectos, quizá sea el momento de replantearse tu estrategia tecnológica. En Strategies Group, ayudamos a las empresas de construcción a crear flujos de trabajo conectados que eliminan la introducción duplicada de datos, mejoran la visibilidad de los costes de las obras y convierten la estimación en la base del éxito de los proyectos. Tanto si estás evaluando nuevas soluciones ERP, como si buscas integrar mejor tu plataforma de estimación u optimizar tus sistemas actuales, nuestro equipo puede ayudarte a crear un funcionamiento más eficiente y rentable.
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