En estos momentos, la IA está presente en casi todas las conversaciones sobre la elaboración de presupuestos, pero dos de nuestros consultores del sector de STACK afirman que la mayor ventaja en la fase previa a la construcción sigue siendo un hábito que precede a cualquier software: plasmar por escrito tu razonamiento para que otra persona pueda entenderlo.
Durante un seminario web reciente de « STACK », «Lo que los mejores estimadores ya saben», Meena Hamati, consultora del sector de STACK , ingeniera profesional y aparejadora, y Garrett Hume, consultor sénior del sector de STACK y antiguo estimador y director de proyectos, repasaron más de una década de experiencia conjunta en la que han sido testigos de los cambios en el proceso de elaboración de presupuestos.
Meena describió su trayectoria personal, desde el « medidas » en papel hasta los flujos de trabajo asistidos por IA. Garrett defendió que, independientemente de cuál sea la herramienta principal, un e estimar o solo es tan bueno como su capacidad para ser defendido, primero por parte del estimador que lo ha elaborado y, después, por quienquiera que lo herede a continuación.
Del lápiz a la IA: el recorrido de un estimador
La carrera profesional de Meena comenzó en una pequeña empresa de construcción general de los Emiratos Árabes Unidos, donde se dedicaba a la construcción de ventanas, viviendas, almacenes, restaurantes y estructuras de acero.
Como era el único ingeniero de la plantilla, mis jornadas se extendían de las 7 de la mañana a las 7 de la tarde, y tenía que alternar entre la obra y la oficina para ocuparme de la elaboración de presupuestos, las compras y la facturación, todo ello en ese mismo horario.
El cambio a una empresa contratista más grande, encargada de construir un campamento para trabajadores a distancia para una empresa de gas, nos enseñó otra lección: la ubicación es importante. En medio del desierto, si faltaba un tornillo, no bastaba con ir rápidamente a la ferretería. Había que conducir una hora hasta el proveedor más cercano, si es que había alguno.
La brecha en la estimación
Tras emigrar a Canadá, tuve que volver a empezar a aprender desde cero con las nuevas normas de construcción y los nuevos materiales, y luego continué durante siete años trabajando con contratistas especializados en acristalamientos en torres comerciales y residenciales con un valor de entre 20 y 100 millones de dólares.
Las herramientas cambiaban en cada etapa. Meena describió todo el proceso: «planos impresos con anotaciones hechas con rotuladores y reglas, conjuntos de planos impresos a tamaño A1 completo porque la pantalla no permitía ver suficientes detalles, datos de mano medidas copiados en Excel y revisiones completas cada vez que un cliente modificaba el alcance del proyecto». Los expedientes de licitación terminados tenían que archivarse, primero en un almacén climatizado, luego grabarse en un CD y, por último, guardarse en una memoria USB sin etiquetar que reaparecería años más tarde con una carpeta llamada simplemente «miscelánea 2015».
STACK Se ha subsanado esa carencia. Los planos, medidas, los aspectos más destacados y los presupuestos por fin se centralizaron en una única plataforma, en lugar de estar dispersos por discos duros y estanterías. Meena afirmó:
«Cada línea se corresponde con una partida de costes real, y todo el mundo puede ver lo mismo que yo. Todos saben cuáles han sido mis supuestos y mis estimaciones».
Esa base de plataforma única es también lo que hace que la IA resulte útil sobre ella. Meena ya está utilizando la IA para ayudar a elaborar documentos más allá del propio « estimar », como formularios de licitación, presupuestos detallados y órdenes de modificación, extraídos directamente de los datos que ya se encuentran en STACK.
Sé siempre capaz de defender tu número
Antes de incorporarse a STACK, Garrett trabajó durante ocho años en el sector de la construcción en el norte de Virginia, donde colaboró con una promotora inmobiliaria en una amplia variedad de proyectos.
Proyectos como centros de datos, obras de mejora pública, grandes urbanizaciones e incluso un proyecto de rehabilitación de una antigua prisión. Empezó como presupuestista y más tarde pasó a dedicarse a la gestión de proyectos.
Lo primero fue el detalle que determinó todo lo demás: antes incluso de sentarse ante un escritorio para asumir un proyecto, su empresa le envió al terreno durante unos meses con todos los equipos con los que realizaba trabajos por cuenta propia. Garrett afirmó: «[Trabajar sobre el terreno] resultó ser una de las cosas más útiles que me han pasado en mi carrera».
Una vez que visto a los equipos trabajando, un juego de planos dejó de ser solo línea en una página. Podía ver cuánto tiempo llevarían realmente las tareas, dónde se instalarían los equipos de trabajo y qué obstáculos se interpondrían en su camino. «Las suposiciones basadas en la lógica [del terreno] se cumplirán. Las suposiciones basadas en un coste unitario que hayas encontrado en una hoja de cálculo, no».
Defiende tu número
Eso es en ese es de donde surge el resto de su argumento. Garrett inició la segunda parte del seminario web con una regla que le transmitió uno de sus primeros mentores: sé siempre capaz de justificar tus cifras. Afirma: «Si un propietario llama y empieza a discutir sobre una orden de modificación y pregunta por qué ha costado lo que ha costado, puedes explicárselo en ese mismo momento. No después de abrir un expediente, ni en una segunda llamada. En ese mismo instante».
La defendibilidad, argumentó Garrett, tiene en realidad tres niveles, y cada uno es más difícil que el anterior. El más fácil es defender tu propia cifra. Tú estabas en la sala, así que recuerdas la lógica. La versión más difícil es si otro estimador de tu empresa puede llegar a esa misma cifra sin apenas ayuda por tu parte. La más difícil, y aquella para la que nadie quiere prepararse, es si alguien puede hacerlo después de que tú te hayas ido.
Garrett describió el caso de una empresa contratista cuyo sistema de presupuestación consistía íntegramente en una hoja de cálculo que un empleado había creado veinte años antes. Cuando ese empleado se jubiló, las cifras seguían cuadrando, pero la lógica que había detrás de ellas se perdió con él. Reconstruir el sistema llevó mucho tiempo, no porque los cálculos fueran complicados, sino porque ya no quedaba nadie en la empresa capaz de explicar qué hacía realmente esa hoja de cálculo. Dice:
«La lógica de tu mejor estimador o bien está apuntada en algún sitio, o bien está a una fiesta de jubilación de desaparecer».
La auditoría de cinco preguntas para obtener una estimación fundamentada
Garrett’s solución no necesita ningún software nuevo.
Es necesario realizar una auditoría, dividida en cinco preguntas que hay que plantear para cada ámbito:
- ¿En qué unidad estás calculando el precio? ¿Y la cantidad que tienes en stock es una cantidad redonda o una cantidad de pedido? Los encargados de los presupuestos suelen confundirlas constantemente.
- ¿Cuál es tu ritmo de producción y de dónde procede? El coste histórico del trabajo, una regla empírica o una llamada al jefe de obra son respuestas aceptables. No saber cuál de ellas es la correcta, no lo es.
- ¿Cuál es tu factor de desperdicio? ¿Se refleja en la cantidad o se incluye en el precio unitario? Este es el dato que nadie anota.
- ¿Cómo está compuesta tu plantilla? ¿La mano de obra está sujeta a cargas sociales? ¿Se contabiliza el tiempo del capataz en las horas trabajadas o no?
- ¿A qué sistema se transfieren estos datos? ¿A qué códigos de coste se agrupan y en qué otros documentos se utilizarán posteriormente?
Garrett analizó un ejemplo concreto: una losa a nivel del suelo de 10.000 pies cuadrados y 6 pulgadas de grosor. Todos los presupuestistas presentes en la sala llegan a aproximadamente 185 yardas cúbicas como cantidad redondeada. Si se añade un factor de merma por tolerancia de la subbase del 5 %, aplicado a la cantidad visible en lugar de ocultarse en el precio unitario, la cantidad del pedido pasa a ser de 195 yardas cúbicas. En cuanto a la mano de obra, se necesitan 8 trabajadores durante dos jornadas de 10 horas trabajan equivale a 0,86 horas por yarda cúbica, a lo que hay que sumar los tiempo del capataz . Ninguno de esos detalles aparece en el total final, una simple celda de una hoja de cálculo, pero escribir esas pocas líneas me llevó unos 15 segundos cada una, y eso es lo que permite que otra persona pueda volver a calcular la cifra sin necesidad de hacer una llamada telefónica.
Por qué un presupuesto legible es también legible para las máquinas
Garrett relacionó la auditoría directamente con la IA:
«Si una persona puede leerlo, lo normal es que una máquina también pueda».
Si se aplica una herramienta de IA a una hoja de cálculo sin documentar de un empleado jubilado, esta generará una estimación fiable y bien formateada. Si, en cambio, se aplica esa misma herramienta a un catálogo estructurado en el que ya figuran las tasas de producción, los factores de desperdicio, los equipos de trabajo y los supuestos, dispondrá de datos reales con los que trabajar.
En qué ámbitos la IA realmente ayuda y en cuáles se exagera su utilidad
Durante la mesa redonda que tuvo lugar a continuación, Garrett se mostró muy claro sobre en qué ámbitos la IA será rentable en los próximos 12 meses y en cuáles no.
En qué casos resulta útil:
Leer los datos estructurados de los que ya se dispone para elaborar documentos posteriores, como propuestas, presupuestos detallados e informes de costes de obra una vez adjudicada la obra, y señalar las discrepancias entre proyectos.
Dónde está sobrevendido:
Tomar decisiones y hacer suposiciones por ti. La IA no te dirá que un propietario siempre va a recortar la partida destinada a la tierra vegetal, que el calendario de un contratista general es inamovible independientemente de lo que indiquen los planos, o que una duración prevista de un mes es optimista. Por esa razón, tanto Meena como Garrett siguen medir supervisando personalmente las obras. Conocer el conjunto de planos midiéndolos de primera mano es parte del proceso por el que se construyen esas suposiciones en primer lugar.
¿Va a sustituir la IA a los estimadores?
Tanto Garrett como Meena respondieron lo mismo: no.
«Se necesita a alguien que verifique las cifras. Se necesita a alguien que alimente la IA».
Meena Hamati
«La estimación es una valoración del riesgo. Lo que la IA te va a ahorrar son cuatro o cinco horas de tener que pasar tú mismo los datos de un sistema a otro».
Garrett Hume
STACK coeficiente intelectual
STACK clientes que aprovechan STACK IQ ya están viendo cómo se desarrolla esa tendencia.
«El coeficiente intelectual (CI) «STACK » es un gran primer paso hacia un mundo en el que podamos utilizar todo nuestro conocimiento y nuestra experiencia de forma más productiva. La inteligencia artificial en general, y el coeficiente intelectual « STACK » en particular, son herramientas enormemente útiles que no nos sustituyen y que ni de lejos tienen el poder ni la facilidad de uso necesarios para sustituir realmente nuestros años de experiencia. Pero son realmente muy, muy buenas a la hora de hacer cosas que nos ayuden».
Un seminario web resumió muy bien lo que está en juego durante la ronda de preguntas y respuestas en directo: «La IA no sustituirá necesariamente a un empleado, pero es posible que tú seas sustituido por un empleado que conozca la IA».
Tres cosas que debes hacer antes de comprar cualquier cosa
Garrett concluyó con tres pasos que cualquier equipo de presupuestación puede seguir sin gastar ni un dólar:
- Indica los cinco ámbitos con mayor volumen.
Anota exactamente cómo calculas el precio: ritmo de producción, factor de desperdicio, personal. No 50 proyectos. Cinco. Solo con eso ya se refleja la mayor parte del valor.
- Entrega ese expediente a otro presupuestista y pídele que calcule el precio del mismo alcance partiendo de cero, sin ninguna ayuda por tu parte.
Si se acercan a tu cifra, vas por buen camino. Si no es así, acabas de descubrir tu oportunidad, antes de que alguien se retire con ella, en lugar de después.
- Antes de comprar o utilizar cualquier herramienta de IA, pregúntate qué es lo que realmente está leyendo.
Si solo lee lo que le pegas, es un juguete. Si lee tus índices de producción en tiempo real y tus hipótesis documentadas, es una herramienta.
En resumen: pon por escrito la lógica
Las herramientas que utilizan los estimadores no dejan de cambiar: lápiz, rotulador, Excel, STACK y, ahora, la IA como complemento de todo ello. Lo que no ha cambiado es el estándar que debe cumplir cualquier estimación. Debe ser defendible, no solo por la persona que la ha elaborado, sino también por quienquiera que se haga cargo del trabajo a continuación y, en última instancia, por las herramientas de IA destinadas a ayudar a todo el equipo a avanzar más rápido.
«Sé siempre capaz de justificar tu puesto, no solo ante el jefe, sino también ante quienquiera que ocupe tu puesto después».
Garrett Hume
Pon por escrito la lógica. A partir de ahí, todo lo que venga después —desde una implantación más fluida de la IA hasta un traspaso más sencillo cuando alguien deje el puesto— resultará más fácil.
Meena Hamati
Consultor del sector
Garrett Hume
Consultor sénior del sector
