Le risque est un facteur préoccupant pour tous les entrepreneurs, car il rend imprévisibles des plans par ailleurs clairs et peut affecter tous les aspects d'un projet, ce qui se répercute souvent de manière significative sur les bénéfices en cas de problème. La bonne nouvelle, c'est qu'il est possible d'éviter une grande partie des risques financiers au cours de la phase de préconstruction grâce à un processus solide et à des outils efficaces. Voici comment.
Qu'entend-on par "préconstruction" ?
Dans ce cas, la préconstruction comprend toute activité précédant l'attribution d'un projet. Elle englobe donc les mesures prises par l'entrepreneur général pour lancer un appel d'offres, ainsi que les sous-traitants qui préparent des devis et soumissionnent pour le projet.
La phase de préconstruction est la base sur laquelle le reste du travail sera construit, il y a donc une pression et une incitation importantes pour que cette partie du projet soit réussie. Une phase de préconstruction mal menée entraînera une multitude de problèmes par la suite.
Défis liés à l'atténuation des risques liés à la construction
Étant donné que de nombreux acteurs sont impliqués dans les projets de construction et que chaque rôle dépend des autres pour réussir, le risque est un sujet de préoccupation majeur. Il est essentiel d'anticiper les déficiences susceptibles de se présenter et de planifier la gestion des risques liés à la construction, et ce des deux côtés du processus d'appel d'offres.
3 risques courants liés à la construction auxquels les entrepreneurs généraux sont confrontés lors de la phase de préconstruction
Lorsqu'ils s'engagent dans un projet, les chefs d'entreprise doivent prendre en compte les éléments suivants :
- Solliciter et recevoir suffisamment d'offres de sous-traitants pour couvrir les travaux requis. Si une phase d'appel d'offres se termine sans qu'aucun sous-traitant ne soit intéressé par certaines parties du projet, celui-ci ne peut pas avancer tant que personne n'a été trouvé pour réaliser la partie du travail concernant ce corps de métier, ce qui risque de prolonger la phase de préconstruction et d'empiéter sur le calendrier et la planification, faisant prendre du retard à l'ensemble du projet dès le départ.
- Inviter le bon type de fournisseurs pour le travail. Les entreprises générales doivent ratisser large lorsqu'il s'agit de présélectionner les sous-traitants, afin de pouvoir choisir les bons pour chaque offre. Ils doivent connaître les informations de base sur chaque entreprise figurant sur leur liste de soumissionnaires, telles que leur ancienneté, leur taux d'accidents, le type d'assurance qu'elles possèdent, si elles appartiennent à des femmes ou à des minorités, et d'autres facteurs. De cette façon, ils peuvent être sûrs de n'inviter que les meilleurs sous-traitants qui répondent aux exigences du propriétaire ou du gouvernement, sans lesquelles ils pourraient ne pas être qualifiés pour gérer le projet.
- Sélectionner les bons sous-traitants pour chaque partie du projet. Une fois qu'ils ont reçu suffisamment d'offres du bon type de fournisseur, il est important que les chefs d'entreprise décident en connaissance de cause quel sous-traitant sera le meilleur choix pour leur sous-ensemble du travail. Ils doivent avoir une bonne idée du coût approximatif du travail pour chaque corps de métier et du type de matériaux le mieux adapté, afin de pouvoir évaluer les offres des sous-traitants. Sans ces connaissances, ils risquent de choisir un sous-traitant qui surfacture le projet ou qui n'a pas non plus une bonne compréhension de ce que le travail exigera.
3 risques courants auxquels sont confrontés les sous-traitants dans le domaine de la construction au cours de la phase de préconstruction
De l'autre côté du projet, lorsque les sous-traitants se préparent à répondre à un appel d'offres, ils doivent se concentrer sur les points suivants :
- Travailler sur la documentation de projet la plus récente disponible à tout moment. Les projets et les plans évoluent et changent fréquemment, et les sous-traitants doivent veiller en permanence à travailler à partir de la dernière version des plans, faute de quoi ils risquent d'établir un devis sur la base d'informations obsolètes, ce qui leur ferait perdre le marché ou des bénéfices en raison de coûts imprévus.
- Établir un devis précis et complet. Les risques liés à des mesures inexactes et à l'erreur humaine coûtent constamment des emplois et des profits aux entrepreneurs. Si prises de mesures n'est qu'un chiffre approximatif, on ne peut pas se fier aux estimations, et si les coûts non mesurés ne sont pas clairs, les entrepreneurs courent le risque de sous-évaluer les travaux.
- Remettre la proposition d'offre à temps. Sans les outils et la bande passante appropriés, le processus prise de mesure et d'estimation peut prendre beaucoup de temps, et il y a le risque de faire des efforts seulement pour manquer la date limite de l'offre et ne même pas être pris en considération pour le travail.
Autres conséquences d'un mauvais processus de préconstruction
En l'absence d'un processus de préconstruction solide, une fois que le projet avance, des risques supplémentaires apparaissent, tels que des problèmes de planification et d'ordonnancement ou des travaux de reprise pendant la construction.
Les offres qui sous-estiment la disponibilité de la main-d'œuvre ou des matériaux requis peuvent entraîner des problèmes de programmation si une équipe de taille adéquate n'est pas disponible aux moments où elle sera nécessaire. D'autre part, si une offre est soumise avec un type spécifique de fournitures, mais que ces matériaux sont en rupture de stock ou impossibles à obtenir en raison d'une chaîne d'approvisionnement perturbée, l'équipe de terrain pourrait se retrouver sans travail à effectuer au moment prévu.
Le fait de soumissionner à partir de documents périmés risque également d'entraîner d'importants travaux sur le chantier. Supposons qu'une ancienne version des plans indique un mur intérieur alors qu'une version plus récente n'en comporte pas. Si une équipe travaille à partir de documents anciens, elle risque de passer du temps à construire le mur, pour découvrir ensuite qu'elle doit le démolir, ce qui coûtera du temps et de l'argent.
Comme vous pouvez le constater, plusieurs facteurs de risque liés à la construction sont ancrés dans la phase de préconstruction, et il est donc important de les traiter avant le début des travaux.
Stratégies typiques de gestion des risques à prendre en considération
Les risques peuvent être réduits en s'assurant que les équipes peuvent collaborer entre elles et avec les équipes de gestion de projet :
- Une source unique de vérité pour les plans, les documents et les spécifications
- Accès à l'information partout où elle est nécessaire
- Mises à jour instantanées et en temps réel
Comment les logiciels de préconstruction contribuent à la réduction des risques
Si les logiciels ne peuvent pas résoudre tous les problèmes de construction, ils peuvent en atténuer plusieurs. Du côté de l'entreprise générale, une solution de gestion des offres comme Procore, Pantera, PlanHub ou PipelineSuite peut simplifier considérablement la recherche et la présélection des sous-traitants en fonction des besoins du projet. Les entreprises générales peuvent utiliser des outils de ce type pour lancer des appels d'offres et pour comparer les offres les unes par rapport aux autres afin de choisir la meilleure option.
Les chefs d'entreprise peuvent également utiliser un outil d'estimation ( prise de mesure ) pour effectuer leurs propres mesures sur le projet avant et après la soumission des offres, afin d'avoir une bonne idée de ce que pourrait être une offre raisonnable et de pouvoir vérifier rapidement le travail des sous-traitants lors de l'évaluation des propositions.
L'accessibilité est essentielle pour ce type de processus, c'est pourquoi les intégrations entre les logiciels de préconstruction qui permettent aux entreprises générales de lancer des appels d'offres, aux sous-traitants de consulter le site prises de mesures et d'établir des devis, et aux entreprises générales de soumettre facilement des propositions, peuvent avoir un impact important sur les deux parties de l'appel d'offres.
Atténuation des risques pour les sous-traitants avant la construction
Une grande partie du risque inhérent à la préconstruction pour les sous-traitants provient d'un flux de travail lourd et peut être atténué par l'adoption d'une plate-forme qui permet de réaliser toutes les étapes principales en un seul endroit. Examinons chacun des trois composants évoqués précédemment.
La nécessité d'une documentation à jour : La gestion des documents est un élément essentiel pour mener à bien un projet, de la phase de préconstruction à la phase d'achèvement. Un outil offrant le stockage sur cloud doit être une priorité absolue, afin que toutes les personnes travaillant sur un document puissent être sûres d'utiliser la version la plus récente et que les modifications soient apportées en temps réel. Le fait d'avoir un seul endroit où conserver tous les documents du projet aide toutes les parties prenantes à rester sur la même longueur d'onde et réduit le temps consacré à la recherche d'informations.
L'importance de la précision : Des mesures et des estimations précises sont essentielles pour remporter des appels d'offres et réaliser des bénéfices. Les petites marges d'erreur peuvent sembler minimes, mais elles peuvent s'additionner : un outil prise de mesure dépourvu d'une fonction d'arc lisse, par exemple, peut se tromper de 15 % dans le calcul des matériaux pour les articles courbes. Pour un objet arrondi, ce n'est pas grand-chose, mais si vous vous trompez constamment de 15 % dans vos calculs, cela s'accumule rapidement.
Non seulement prises de mesures doit être extrêmement précis, mais il est tout aussi important de traduire ces données en estimations détaillées. Un outil qui réduit l'erreur humaine en attachant des articles et des assemblages à prises de mesures et en tirant ces chiffres vers une capacité d'estimation vous donnera une longueur d'avance. Un outil qui vous permettra ensuite de manipuler les coûts indirects tels que les frais généraux, la taxe sur les ventes, les coûts d'équipement, la main-d'œuvre, etc. afin d'atteindre la marge bénéficiaire souhaitée vous permettra d'atteindre un niveau de sophistication encore plus élevé dans vos offres.
Le respect des délais de soumission des offres : La meilleure offre ne peut pas gagner si elle n'est pas soumise à temps. Un logiciel de préconstruction peut éliminer les parties fastidieuses de prise de mesure, de l'estimation et de la génération de propositions, de sorte que les sous-traitants puissent consacrer leur temps et leur énergie à l'obtention de chiffres corrects. Un outil offrant des fonctions telles que le comptage automatique, l'établissement automatique d'hyperliens et de noms pour les pages de plan, et la recherche, éliminera une grande partie du travail de prises de mesures.
Une plateforme qui permet de créer des devis détaillés directement à partir de prises de mesures supprime l'étape supplémentaire de l'exportation ou de la ressaisie des données, et une plateforme qui peut également générer des propositions professionnelles à partir d'un devis final supprime encore une autre étape du processus, ce qui permet un flux de travail plus fluide et plus rapide, de sorte que davantage d'offres peuvent être soumises en moins de temps.
Réduisez vos risques, améliorez vos processus
Bien que tous les risques liés à la construction ne soient pas éliminés par un flux de travail plus clair, l'évaluation et l'amélioration de la façon dont vous gérez la préconstruction est un moyen important de réduire les risques associés aux appels d'offres. Pour les sous-traitants en particulier, un investissement qui s'amortit souvent après seulement quelques contrats remportés est une plateforme de préconstruction de premier ordre telle que STACK.
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