La mise en place d'une structure claire d'organisation et de stockage des dossiers de construction est l'une des tâches les plus négligées de toute entreprise, mais elle peut réellement vous permettre de gagner du temps, d'éviter la duplication du travail et de faciliter la collaboration à distance.
Quelques minutes de réflexion et de planification peuvent suffire à rendre votre travail plus fluide.
Voici trois endroits clés pour commencer à stocker et à organiser des fichiers à distance.
1. Stockez vos fichiers dans le Cloud
Depuis des années, les équipes informatiques mettent en garde contre les dangers de l'enregistrement de fichiers sur les ordinateurs de bureau personnels, et ce pour de bonnes raisons. Les risques sont tout simplement trop élevés. Des informations peuvent être perdues si :
- Le système d'un employé tombe en panne
- Un employé est malade ou blessé
- Un employé utilise une ancienne version du logiciel et le fichier est corrompu
- Un employé utilise accidentellement une ancienne version du fichier
Bien que certaines entreprises de construction utilisent encore des logiciels basés sur des ordinateurs de bureau, cela devient rapidement une chose du passé. En effet, hormis le risque de perte de données, si votre équipe travaille à distance (à domicile, sur le terrain, sur le chantier), le logiciel et le stockage basés sur le site cloud sont devenus une nécessité.
Cloud permet à votre équipe d'accéder à n'importe quel fichier, de n'importe où et à n'importe quel moment. Plusieurs utilisateurs peuvent accéder à vos documents en temps réel et travailler ensemble sur des projets depuis l'autre côté de la ville ou n'importe où dans le monde.
Cloud Stockage pour la préconstruction
Pour les estimateurs en particulier, la possibilité d'accéder aux plans à distance et de collaborer sur prises de mesures change la donne. Si votre équipe utilise STACKpar exemple, plusieurs de vos estimateurs peuvent travailler simultanément sur le même ensemble de plans.
Quelqu'un peut mesurer la surface totale pour la peinture pendant qu'un collègue suit et enlève les fenêtres et les portes du site prise de mesure. Ou un estimateur peut mesurer les pieds linéaires pour le câblage pendant qu'un autre fait le décompte des luminaires.
Votre équipe peut également laisser des notes sur les fichiers de plan ou dans le projet lui-même sur STACK, ce qui peut avoir un impact non seulement pour les équipes travaillant dans des fuseaux horaires différents ou sur des horaires décalés, mais aussi pour les superviseurs afin d'évaluer rapidement les tâches accomplies et la productivité.
2. Créer des conventions de dénomination de fichiers et des structures de dossiers au sein des projets
Avez-vous déjà égaré un fichier ? C'est éprouvant et cela fait perdre du temps de fouiller dans le désordre qui règne sur votre bureau ou dans votre dossier de téléchargement. Avec des structures de dossiers et des conventions de dénomination bien établies, quelle que soit la plateforme de stockage que vous utilisez, vous pouvez en finir avec les fichiers manquants.
Pour chaque projet, vous avez probablement plusieurs types de documents qui doivent être conservés ensemble pour une consultation rapide. Un exemple de structure de dossier d'entreprise de construction pour vos projets pourrait être le suivant :
Si vous suivez cette même structure pour chaque projet, votre équipe saura exactement où chercher chaque type de document dont elle a besoin.
Lorsqu'il y a plusieurs fichiers dans chaque dossier, vous avez besoin d'une convention de dénomination des fichiers. Il s'agit d'une manière cohérente de nommer les fichiers. Voici quelques conseils :
- Utiliser un nom de fichier lisible (20200714_Amended_Contract vs 20200714_amd) afin que tout le personnel puisse facilement identifier le contenu du fichier sans avoir à l'ouvrir.
- Utiliser les dates (le cas échéant) dans le même format à chaque fois. Les formats YYMMDD ou YYYYMMDD sont les meilleurs pour que les fichiers apparaissent dans l'ordre chronologique.
- Utilisez les initiales des employés et les dates pour les versions mises à jour. Si votre équipe effectue des révisions mais que vous devez sauvegarder les originaux, exigez qu'elle ajoute quelque chose comme "_JR071420" à la fin du nom du fichier sans changer le reste du nom.
- Utilisez des traits de soulignement (Amended_Contract) ou des majuscules (CamelCase) (AmendedContract) plutôt que des espaces ou des points pour séparer les mots dans les noms de fichiers.
- Documentez les conventions d'appellation que vous avez choisies et partagez-les avec l'ensemble du personnel afin que tout le monde suive les mêmes règles à tout moment.
Pour les plans de projet, la meilleure pratique consiste à séparer chaque page et chaque nom par un numéro de page - mais assurez-vous de les stocker dans un endroit où il est clair à quel projet ils appartiennent. Si vous utilisez STACK comme outil prise de mesure , cela se fait automatiquement au sein de votre projet. (Vous pouvez également créer des liens hypertextes entre les pages pour accéder rapidement à tous les détails mentionnés sur d'autres pages du plan).
3. Classer les projets de manière efficace
Vous disposez désormais d'une structure pour les dossiers et les documents au sein de chaque projet, mais comment organiser les projets eux-mêmes ? La mise en place d'un système de classification simple peut s'avérer utile.
Dans STACK, par exemple, vous pouvez utiliser un code couleur pour identifier l'état d'un projet (soumission, résultats en attente, en suspens, gagné, perdu, etc. Vous pouvez également attribuer un projet à un membre de l'équipe, par exemple l'estimateur principal. Grâce à ces classifications, vous pouvez ensuite trier les projets en fonction de leur statut et de leur destinataire.
Comment utiliser les classifications de projets
Lorsque vous répondez à un grand nombre d'appels d'offres ou que vous avez un arriéré de projets antérieurs, le fait de les trier peut vous aider à rationaliser votre processus de planification et à vous pencher sur d'anciennes données afin d'identifier des tendances ou des problèmes. Voici quelques façons de structurer des vues spécifiques :
- Affichez les projets perdus attribués à John Smith. Vous pouvez utiliser cette vue pour examiner les estimations de John et déterminer s'il y a un domaine dans lequel il fait systématiquement des offres trop élevées, ou s'il y a d'autres problèmes avec ses offres.
- Afficher uniquement les projets dont les offres ont été remportées pour avoir un aperçu rapide de ce qui est dans votre pipeline lorsque vous travaillez sur la planification.
- Afficher les projets en attente de résultats d'offres pour effectuer des appels de suivi.
- Afficher les projets terminés pour générer les factures finales.
La chose la plus importante à garder à l'esprit - en termes d'organisation des documents - lorsque vous faites adhérer votre équipe de préconisation à la collaboration à distance, c'est que tout le monde connaisse et suive le même ensemble de règles. Cela contribuera grandement à atténuer les frustrations et à éliminer les doubles emplois.
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