Le choix d'un logiciel de chiffrage pour les nouvelles constructions peut sembler compliqué. Chaque plateforme promet mesures plus rapides, des devis plus précis et une meilleure collaboration. Mais comment savoir quelles fonctionnalités sont réellement importantes pour votre entreprise ?
La véritable réponse va toutefois bien au-delà du simple flux de travail. Les frictions au niveau du flux de travail ne constituent pas seulement un désagrément. Elles se traduisent par des heures de travail facturables pour les estimateurs, des délais de soumission non respectés et une perte de marge sur les chantiers remportés. L'évaluation de votre flux de travail n'a d'importance qu'en raison de ce qu'elle coûte (ou fait économiser) à votre entreprise.
Avant de comparer les fonctionnalités ou de programmer des démonstrations, prenez un peu de recul etidentifiez les points de votre processus d'estimation qui posent le plus de problèmes. Les principales possibilités d'amélioration ne sont souvent pas évidentes tant que vous n'avez pas examiné la manière dont votre équipe travaille, depuis le jour de l'appel d'offres jusqu'à la remise du projet.
Question 1 :
Pourquoi la taille de l'équipe est-elle un critère important lors du choix d'un logiciel d'estimation ?
La taille de l'équipe détermine les fonctionnalités d'un logiciel d'estimation qui sont les plus importantes. Les estimateurs travaillant seuls privilégient la rapidité et la simplicité, tandis que les équipes en pleine croissance ont besoin d'ensembles standardisés, de bases de données de coûts partagées et d'outils de collaboration pour garantir la cohérence des estimations à mesure que leurs effectifs augmentent.
La taille de votre équipe a une incidence bien plus importante que les coûts liés aux licences. Un estimateur travaillant seul n’a pas les mêmes priorités qu’un service comptant dix estimateurs répartis dans plusieurs bureaux.
À mesure que les équipes s'agrandissent, la cohérence devient tout aussi importante que la rapidité. En l'absence de workflows standardisés, chaque estimateur met en place ses propres assemblages, conventions de nommage et processus. Ce manque de cohérence peut compliquer la révision, la formation et la mise à l'échelle des estimations. Si la croissance fait partie de votre plan d'affaires, l'évolutivité doit constituer un critère d'évaluation majeur, et non une considération secondaire.
Posez-vous la question suivante :
- Tous les estimateurs travaillent-ils à partir des mêmes dossiers ?
- Plusieurs estimateurs peuvent-ils collaborer sur une même offre ?
- Est-ce que tout le monde utilise la même base de données des coûts ?
- Dans quelle mesure est-il difficile d'intégrer un nouveau responsable des devis ?
Des processus incohérents sont source de confusion et des estimations dont la précision varie selon la personne qui les a établies, ce qui affecte directement les taux de réussite et la prévisibilité des marges à mesure que votre équipe s'agrandit.
«STACK le meilleur logiciel d'estimation que j'ai utilisé. La prise en main est extrêmement rapide. Mes estimateurs ont pu utiliser STACK 10 minutes qui ont suivi leur connexion. STACK propose STACK de nombreuses vidéos de formation et une assistance téléphonique dédiée. »
Question 2 :
Pourquoi faudrait-il intégrer des logiciels mesure d'estimation ?
Un logiciel intégré mesure d'estimation met automatiquement à jour votre estimation les quantités changent, ce qui évite toute ressaisie manuelle. Cela permet de réduire les erreurs, d'éviter les incohérences entre les versions et de garantir la précision des offres sans avoir à effectuer deux fois le même travail entre différents outils.
C'est l'une des questions les plus percutantes que vous puissiez poser. De nombreux entrepreneurs effectuent encore mesure une seule fois, avant de reporter manuellement les quantités dans Excel ou dans un logiciel de devis distinct. Ce processus génère une charge de travail inutile à chaque fois que les quantités changent.
Réfléchissez à votre processus de travail actuel :
- Les estimateurs saisissent-ils à nouveau les mesures manuellement ?
- Les quantités sont-elles exportées et importées d'un système à l'autre ?
- La mise à jour d'une mesure entraîne-t-elle mesure la mise à jour de estimation?
Tout transfert manuel comporte des risques d'erreurs, de divergences entre les versions et de perte de productivité. Un flux de travail intégré élimine les saisies en double et permet de garantir que vos estimation reflètent estimation les quantités les plus récentes.
Cette perte de productivité a un coût. Chaque heure qu'un estimateur passe à ressaisir des quantités est une heure qu'il ne consacre pas à rechercher des économies, à affiner les tarifs ou à préparer l'offre pour le prochain chantier. Sur les projets où les marges sont serrées, cette différence peut déterminer si une offre est rentable ou non.
« L'utilisation des bibliothèques prêtes à l'emploi que nous avons mises en place sur la plateforme, avec les éléments et les assemblages associés, signifie qu'une fois que vous commencez à effectuer le mesure, vous commencez également à établir le estimation. Le estimation construit au fur et à mesure que nous réalisons ce mesure. »
Question 3 :
Comment votre logiciel de chiffrage devrait-il gérer les modifications apportées aux plans ?
Un logiciel d'estimation performant intègre mesures existantes mesures les plans révisés, signale précisément ce qui a changé et met automatiquement à jour les estimations concernées. Cela permet d'éviter toute omission dans le périmètre du projet et d'éviter de devoir recommencer mesures zéro après chaque avenant.
Peu de tâches d'estimation prennent autant de temps que la gestion des avenants et des plans révisés.Certaines équipes recommencent leurs mesure zéro. D'autres se fient à des comparaisons visuelles en espérant repérer toutes les modifications. Malheureusement, les révisions non prises en compte se traduisent souvent par des omissions dans le périmètre du projet et, par conséquent, par une perte de bénéfices. Lorsquevous évaluez un logiciel, ne vous limitez pas aux simples outils de superposition.
Demandez si la plateforme permet :
- Intégrer mesures existantes mesures les plans révisés
- Identifier rapidement les zones modifiées
- Conserver le travail déjà effectué plutôt que d'imposer un redémarrage complet
- Aider les estimateurs à comprendre exactement ce qui a changé
Réduire les retouches lors des révisions permet de gagner plusieurs heures sur chaque projet tout en améliorant estimation . Un périmètre omis en raison d’une révision manquée ne ne coûte pas seulement du temps à corriger. Celacela peut se traduire par des coûts supplémentaires en cours de projet ou par la prise en charge de modifications que vous n’aviez pas prévues dans votre devis, deux éléments qui pèsent sur le résultat net bien après l’attribution du marché.
« L'un de nos devis les plus volumineux compte actuellement plus de 3 000 pages de plans. Ainsi, si nous voulons modifier un ou deux éléments, il nous suffit d'intervenir sur l'assemblage pour que des centaines de devis soient mis à jour simultanément. »
Question 4 :
Pourquoi le transfert estimation est-il important ?
Un transfert connecté permet d'envoyer directement les données d'estimation vers les systèmes de comptabilité, d'ERP ou de gestion de projet une fois l'appel d'offres remporté. Cela évite la saisie en double des données, réduit les erreurs et accélère le lancement du projet.
De nombreux entrepreneurs se concentrent exclusivement sur la phase préalable à la construction, en négligeant ce qui se passe ensuite. Si votre équipe chargée des devis doit saisir manuellement les données de coûts dans les logiciels de comptabilité, d’ERP ou de gestion de projet après chaque attribution de marché, vous répétez un travail qui a déjà été effectué.
Un transfert interrompu entraîne :
- Saisie de données en double
- Risque accru d'erreurs
- Retards dans le lancement des projets
- Perte des capacités d'estimation
Chacun de ces éléments représente un coût caché. Les retards de démarrage repoussent la comptabilisation des revenus, la saisie en double mobilise des heures de travail qui pourraient être consacrées à la prochaine offre, et le manque d'informations sur les estimations oblige votre équipe à réapprendre sans cesse des leçons qui devraient déjà servir de base à la tarification.
Recherchez plutôt des plateformes qui relient directement les données d'estimation aux systèmes en aval, afin que l'information circule naturellement de l'offre à construire. Moins votre équipe aura de données à recréer, plus vite les projets pourront démarrer.
« Nous sommes passés de PlanGrid à STACK cela nous a permis de disposer d'un service unique pour nos équipes chargées des appels d'offres et des devis, ainsi que pour nos équipes de terrain. »
Question 5 :
Comment choisir un logiciel de devis capable de s'adapter à la croissance de votre entreprise ?
Un logiciel d'estimation évolutif prend en charge un plus grand nombre d'utilisateurs, un volume d'appels d'offres plus important et plusieurs sites, sans nécessiter de changement de plateforme. Évaluez dès maintenant vos projets de croissance afin d'éviter de devoir remplacer à nouveau votre logiciel d'ici un an ou deux. Le logiciel qui convient aujourd’hui à un seul estimateur pourrait devenir un frein l’année prochaine.
Que vous envisagiez d'embaucher davantage d'estimateurs, de vous lancer dans des projets de plus grande envergure ou de vous diversifier dans de nouveaux corps de métier, votre solution technologique doit accompagner cette croissance.
Posez-vous des questions telles que :
- D'autres estimateurs auront-ils besoin d'y accéder ?
- Pensez-vous que le volume des offres va augmenter ?
- Les différents bureaux vont-ils collaborer ?
- Vous vous lancez sur de nouveaux marchés ?
Se limiter à répondre aux les besoins actuels uniquement conduit souvent à devoir remplacer les logiciels plus tôt que prévu. Le coût lié au fait de dépasser trop vite les capacités d’une plateforme est presque toujours supérieur à celui de choisir d’emblée la bonne plateforme.
«STACK nousSTACK de progresser très rapidement au plus haut niveau. Ça nous a aidés à atteindre notre plein potentiel dès maintenant. C'est à moi de suivre le rythme de STACK non l'inverse. »
Les lacunes courantes dans les processus de travail et leur impact
Défi | Impact quotidien | Ce qu'il faut rechercher | Coût d'exploitation |
|---|---|---|---|
Transfert manuel des quantités | Duplication du travail et augmentation des taux d'erreur | mesure estimation intégrées | Perte d'heures de travail des estimateurs par offre ; diminution du nombre d'offres finalisées par semaine |
Nouvelles mesures suite aux modifications apportées au plan | Perte de productivité à chaque avenant | mesure tenant compte des révisions | Portée non prise en compte comptabilisée comme coût non facturé |
Processus d'estimateurs multiples | Estimations incohérentes | Assemblages et bibliothèques standardisés | Des taux de réussite irréguliers et des marges imprévisibles |
Transfert manuel d'un projet | Réintroduction des données relatives aux offres retenues | Intégrations ERP et comptables | Retards dans le lancement des projets ; retards dans la comptabilisation des produits |
Logiciel réservé aux ordinateurs de bureau | Collaboration limitée | Accès au navigateur Cloud | Allongement des délais de traitement des offres ; opportunités perdues au profit de concurrents plus réactifs |
Pourquoi le flux de travail est plus important que la liste des fonctionnalités
De nombreux entrepreneurs évaluent les logiciels de chiffrage en comparant des listes de fonctionnalités. Bien que cela puisse constituer un bon point de départ, cela ne reflète que rarement la réalité dans son ensemble. Deux plateformes peuvent toutes deux proposer des outils numériques mesure, de chiffrage et de collaboration, mais l'expérience au quotidien peut être radicalement différente.
La vraie question n’est pas de savoir si une fonctionnalité existe, mais dans quelle mesure elle s’intègre à votre flux de travail. Réfléchissez au nombre d’étapes nécessaires pour mener à bien les tâches courantes d’estimation, vérifiez si les modifications de quantités sont automatiquement répercutées dans votre estimation, examinez comment la plateforme gère les révisions des plans et assurez-vous que plusieurs estimateurs peuvent collaborer sans créer de conflits de versions. Il est également utile de penser à l’avenir. Ce même processus restera-t-il efficace si votre équipe double de taille ou si votre volume d’appels d’offres augmente ?
En allant au-delà de la simple liste des fonctionnalités et en évaluant la manière dont un logiciel prend en charge l'ensemble de votre processus d'estimation, vous obtiendrez une vision beaucoup plus claire de sa valeur à long terme. Dans de nombreux cas, ces questions axées sur le processus de travail en disent plus long sur l'impact d'une plateforme sur la productivité que ne le ferait jamais un tableau comparatif.
Évaluez votre processus d'établissement des devis avant d'évaluer un logiciel
Le meilleur logiciel n'est pas forcément celui qui offre le plus de fonctionnalités : c'est celui qui résout vos principaux défis opérationnels.
Avant de programmer des démonstrations, identifiez les points de friction de votre processus actuel d'estimation. Qu'il s'agisse de la saisie manuelle des données, des révisions de plans, de pratiques d'estimation incohérentes ou de transferts de projets mal coordonnés, le fait de bien cerner vos priorités rendra chaque discussion sur les logiciels plus productive.
Chez STACK, nous avons constaté que les entrepreneurs se rendent compte que les gains les plus importants ne proviennent pas du simple remplacement d’un outil par un autre, mais plutôt de l’interconnexion de l’ensemble de leur processus de pré-construction, de la réduction des doublons et du fait de permettre aux estimateurs de se concentrer sur la conquête de chantiers rentables.
Prêt à définir vos priorités ?
Si vous êtes en train d’ évaluez un logiciel d’estimation de travaux de construction, commencez par identifier les points de votre processus actuel qui vous font perdre du temps, vous font perdre des appels d’offres ou réduisent votre marge. Les frictions dans le flux de travail sont le symptôme, la perte de bénéfices est le véritable problème qu’il indique. Répondre à ces cinq questions vous aidera à aborder chaque démonstration logicielle en sachant déjà ce qui est ce pour quoi .
FAQ
Quels sont les critères à prendre en compte pour comparer des logiciels d'estimation dans le secteur du bâtiment ?
Concentrez-vous sur votre flux de travail plutôt que sur la liste des fonctionnalités. Tenez compte de la collaboration au sein de l'équipe, deestimation , de la gestion des révisions, du transfert de projet et de l'évolutivité.
Pourquoi l'intégration entre mesure l'estimation est-elle importante ?
Flux de travail intégrés éliminent la saisie manuelle des données, réduisent les erreurs et synchronisent automatiquement les devis à mesure que les quantités évoluent.
En quoi les révisions des plans influent-elles sur la précision des estimations ?
Une mauvaise gestion des révisions augmente le risque de dévier du périmètre défini, de doublons dans le travail et d’estimations inexactes. Les outils logiciels devraient permettre mesures existantes et identifier changements de manière efficace.
À quel moment un entrepreneur doit-il changer de logiciel de devis ?
Si votre équipe y consacre beaucoup de temps à ressaisir des données, à refaire des estimations après des révisions ou à peiner à collaborer, il est peut-être temps d’envisager des processus de travail plus connectés.
Comment puis-je déterminer quelles sont les fonctionnalités logicielles les plus importantes ?
Commencez par identifier vos difficultés actuelles. Comprendre à quel moment votre flux de travail présente des dysfonctionnements vous permettra de hiérarchiser plus facilement les fonctionnalités qui vous offriront le meilleur retour sur investissement.
