Que vous travailliez dans le secteur de la construction en tant que fournisseur, entrepreneur général ou sous-traitant, vos activités dépendent d'une bonne comptabilité.
En l'absence de prévisions et de données fiables, les petites et moyennes entreprises de construction sont exposées à une mauvaise surprise qui pourrait les faire sombrer. Des budgets inexacts, des dépassements de coûts et des calendriers de paiement non respectés sont autant de dangers auxquels les entreprises sont confrontées en l'absence d'une bonne comptabilité. Examinons ces risques plus en détail et voyons ce que les entreprises de construction peuvent faire pour être plus stables et prospères.
Impacts négatifs d'une mauvaise comptabilité de la construction
Si votre comptabilité n'est pas toujours correcte, quelles conséquences négatives cela pourrait-il avoir sur votre activité de construction ?
Budget et projections de coûts inexacts
L'un des principaux impacts d'une mauvaise comptabilité de la construction est l'erreur de budget et d'estimation des coûts lors de la planification d'un projet. C'est particulièrement risqué dans le secteur de la construction, qui est vulnérable aux surprises telles que la chaîne d'approvisionnement déficiences ou les complexités sur le chantier.
Les coûts des matériaux et de la main-d'œuvre sont les plus susceptibles d'échapper à tout contrôle. Il se peut que certains matériaux ne soient pas disponibles aux prix auxquels vous êtes habitués, ou qu'un projet nécessite plus de travail que prévu. Cela est d'autant plus vrai que certains projets de construction sont internationaux et que les travailleurs et les matériaux sont coordonnés dans le monde entier.
Il y a là une marge d'erreur dont les entreprises doivent tenir compte. Si elles ne le font pas, elles feront des prévisions de coûts optimistes qui ne se réaliseront pas. Si cela continue, les entreprises manqueront d'argent pour couvrir les dépenses imprévues.
Contrôle insuffisant des dépenses du projet
Il est essentiel de suivre de près les coûts réels de la construction. Sans un bon suivi, les entreprises peuvent perdre de vue leur situation financière jusqu'à ce qu'il soit trop tard pour éviter les problèmes.
Dans le secteur de la construction, il est essentiel de vérifier en temps réel les coûts réels par rapport aux estimations du projet. Un accroc à un stade du projet peut entraîner des heures supplémentaires, ce qui fait grimper les coûts de main-d'œuvre. Si un fournisseur augmente le prix de ses matériaux après que les prévisions ont été faites, il faut en tenir compte.
Manquement aux calendriers de paiement et aux engagements
Si la comptabilité n'est pas exacte, les entreprises de construction risquent de ne pas respecter les calendriers de paiement et les engagements.
Les entreprises de construction doivent s'assurer que leur personnel et leurs fournisseurs sont payés à temps. Une mauvaise comptabilité peut entraîner le non-respect des conditions d'un prêt ou d'un autre accord financier. accords financiers. Cela peut avoir de graves répercussions, telles que la dégradation de la cote de crédit de l'entreprise, l'augmentation des taux d'intérêt, voire des poursuites judiciaires à l'encontre des prêteurs ou des créanciers ( déficiences ).
Litiges avec les fournisseurs et les clients
Les problèmes juridiques avec les fournisseurs et les clients sont un problème majeur qui peut résulter d'une mauvaise comptabilité de la construction. Ils peuvent entraîner des pertes financières importantes, ruiner la réputation d'une entreprise, voire la faire sombrer complètement.
Ces litiges peuvent résulter d'une mauvaise gestion des transactions commerciales. Si une entreprise ne fait pas attention à sa comptabilité et ne peut pas payer ses sous-traitantsces derniers risquent d'intenter une action en justice pour obtenir l'argent qui leur est dû.
Réduction des marges bénéficiaires et pertes financières potentielles
Une mauvaise comptabilité de la construction peut réduire les marges bénéficiaires d'une entreprise et mettre en péril l'ensemble de ses finances. Si les coûts directs et indirects ne sont pas correctement calculés pour chaque projet, les bénéfices peuvent s'en ressentir au fil du temps.
Les coûts directs, tels que la main-d'œuvre et les matériaux, sont directement liés à un projet. Si une entreprise les sous-estime, elle risque de dépenser plus que prévu. Les coûts indirects, tels que le loyer des bureaux et les services publics, ne sont peut-être pas spécifiques à un projet, mais ils ont tout de même une incidence sur le résultat net. Si les entreprises ne les comptabilisent pas correctement, elles risquent d'être surprises par des bénéfices moins importants que prévu à la fin de chaque année.
Atteinte à la réputation de l'industrie et perte d'opportunités
Une mauvaise comptabilité dans la construction peut nuire à la réputation d'une entreprise et lui faire manquer des opportunités de travail. Cela peut se produire lorsqu'elle ne gère pas correctement des éléments tels que les dépôts des clients et qu'elle ne travaille pas avec de grandes entreprises.
Les dépôts des clients sont extrêmement importants dans le secteur de la construction. Les grands projets de construction ont souvent besoin d'un dépôt de la part des clients pour démarrer. Si cet argent n'est pas correctement comptabilisé, il peut donner lieu à des litiges, voire à des problèmes juridiques. Une mauvaise comptabilité peut également entraîner des retards ou des échecs de projets.
Les grandes entreprises, qu'il s'agisse de clients ou de fournisseurs, ont généralement des règles comptables strictes. Elles attendent des entreprises avec lesquelles elles travaillent qu'elles les respectent également. Si la comptabilité d'une entreprise de construction n'est pas à la hauteur, cela peut entraîner la perte de partenariats, de contrats et d'opportunités de croissance.
Erreurs de paie et retards de paiement
Une mauvaise comptabilité dans le secteur de la construction peut être à l'origine de graves problèmes de paie. Si vous ne payez pas votre équipe correctement et à temps, vous risquez de vous retrouver rapidement dans une situation délicate. La gestion des salaires entre le personnel et les sous-traitants peut ajouter une couche de complexité supplémentaire.
Cela peut s'avérer particulièrement difficile lorsqu'il s'agit de payer des membres de l'équipe dans ou à partir de différents endroits tels que le Canada, le Royaume-Uni et les États-Unis. Avec des rôles, des taux de rémunération et des règles en matière d'heures supplémentaires différents, il peut être difficile de tout suivre sans un bon logiciel de fiches de paie et des processus adéquats.
Comment atténuer l'impact d'une mauvaise comptabilité de la construction ?
Nous avons déjà évoqué l'impact d'une mauvaise comptabilité dans le secteur de la construction.
Dans un monde idéal, cela n'arriverait jamais. Mais avec 78% des entreprises de construction dans le secteur de l'immobilier dépassent leur budget, il est clair que les erreurs sont inévitables.
Quelle que soit la difficulté d'un projet, il existe des bonnes pratiques à suivre pour que votre entreprise reste aussi stable que possible.
Mettre en place des systèmes et des processus comptables appropriés
La mise en place de systèmes et de processus comptables appropriés est essentielle pour éviter une mauvaise comptabilité dans le secteur de la construction. En documentant les bons processus, en les respectant à chaque fois et en les améliorant si nécessaire, vous pouvez vous assurer que la mauvaise comptabilité est l'exception et non la règle.
Par exemple, les ressources humaines et les salaires des employés constituent un processus crucial à mettre en place. Ici, le bon logiciel de gestion des fiches de paie peut vous aider à travailler efficacement tout en respectant les réglementations spécifiques à votre secteur d'activité, quel que soit le pays dans lequel vous opérez. Cela peut vous aider à travailler avec des partenaires non américains, qu'il s'agisse d'architectes au Royaume-Uni ou de fournisseurs de bois au Québec.
Si vous travaillez à l'échelle internationale, un bon logiciel de gestion des fiches de paie est prêt à vous aider à gérer les spécificités régionales ( déficiences ), telles que les cotisations d'assurance maladie aux États-Unis et les cotisations de retraite au Royaume-Uni. Ils permettent de suivre avec précision les heures travaillées, les heures supplémentaires, les primes et les déductions, garantissant ainsi que chacun est payé correctement, à temps et avec les avantages adéquats.
Ce logiciel peut être adapté aux processus comptables que vous devez suivre. Dans le secteur de la construction, deux de ces méthodes sont utilisées :
- Méthode du pourcentage d'avancement : À la fin de chaque période comptable, les recettes, les dépenses et les bénéfices sont comptabilisés par projet en fonction de l'état d'avancement du projet. Si le coût d'un projet est estimé à 1 million de dollars et que vous avez engagé 0,5 million de dollars de dépenses, vous pouvez considérer qu'il est achevé à 50 %. Si votre prix pour ce projet est de 2 millions de dollars, vous déclarerez 50 % de ce montant (1 million de dollars) en tant que recettes.
- La méthode du contrat achevé : Les produits, les coûts et les bénéfices ne sont comptabilisés qu'après l'achèvement du contrat. Cette méthode est utilisée dans les contrats à long terme pour lesquels le coût ou le délai d'achèvement du projet ne peut être estimé avec précision.
Embaucher des professionnels de la comptabilité compétents et expérimentés
Bien qu'un bon logiciel de comptabilité soit essentiel, vous en tirerez le meilleur parti en faisant appel à des comptables expérimentés. Le bon logiciel peut vous fournir toutes les données dont vous avez besoin, mais un comptable professionnel possède l'expérience nécessaire pour les exploiter.
Idéalement, il s'agit d'un comptable capable de relever les défis propres au secteur de la construction. Ces défis sont notamment les suivants
- Gérer les coûts des projets à long terme, qui doivent être ajustés sur plusieurs mois ou années.
- Gérer les dépassements de coûts lorsqu'ils surviennent et le faire de la manière la moins perturbante possible.
- L'estimation des coûts de chaque étape du projet de construction, des matériaux aux frais généraux d'embauche. Il s'agit notamment de gérer les marges d'erreur et d'ajuster le reste du projet en fonction des surprises qui surviennent à ce stade.
- Gérer les changements dans la portée du projet et adapter le reste du travail de l'entreprise en fonction de ces changements, si nécessaire.
Réaliser des audits et des examens financiers réguliers
La réalisation d'audits et d'examens financiers réguliers peut aider à contrôler les problèmes causés par les erreurs comptables.
Les entreprises peuvent trouver et corriger des erreurs en vérifiant minutieusement les documents financiers vers la fin de l'exercice comptable. Cela leur permet de s'assurer qu'elles respectent les exigences de conformité dans leur secteur et d'améliorer l'exactitude de leurs données financières.
L'audit financier est l'examen des documents financiers d'une entreprise par des professionnels qualifiés et indépendants. Ils vérifient que tout semble correct et que tout a été déclaré de manière appropriée. Ils fournissent également une évaluation de la santé financière de l'entreprise, qui peut être nécessaire pour obtenir un investissement ou un prêt.
L'examen financier, quant à lui, est un examen détaillé des documents financiers par une personne qui pourrait faire partie de l'entreprise. Ces examens permettent d'évaluer les performances financières globales et de proposer des pistes d'amélioration. Ils permettent de vérifier la rigueur des contrôles financiers, d'identifier les risques les plus importantsIls permettent de vérifier la rigueur des contrôles financiers, d'identifier les risques les plus importants et de suggérer des moyens d'améliorer l'utilité des rapports financiers.
Adopter des logiciels et des technologies de comptabilité de la construction
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité performant est essentielle pour toute entreprise qui se développe au-delà d'une petite équipe. Il simplifie les processus financiers complexes, tels que l'établissement de rapports et la conformité, et élimine autant que possible les risques d'erreur humaine.
D'une manière générale, les logiciels de comptabilité aident les entreprises à gérer leurs ressources et à prendre des décisions sur la manière dont elles doivent travailler, sur la base de prévisions précises. Il convient également d'envisager des outils de planification de projet qui permettent de vérifier si un projet se déroule dans les délais prévus ou non.
Cela dit, dans le secteur de la construction, ces décisions comptables sont plus faciles à prendre si l'on dispose d'informations détaillées et combinées sur les ressources et l'état d'avancement du projet. C'est pourquoi les entreprises utilisent des outils spécialisés tels que le logiciel de construction Sage ERP construction pour conserver toutes leurs données commerciales en un seul endroit.
En intégrant vos comptes à toutes les données qui les concernent, le logiciel ERP peut réduire le temps que vous passez à rechercher les données dont vous avez besoin et améliorer le flux d'informations de votre entreprise.
Lorsque les gestionnaires de contrats et les métreurs peuvent saisir des données au fur et à mesure qu'ils travaillent, ce qui vous permet de disposer de données en temps réel, il est facile de repérer les dépassements de coûts avant qu'ils ne se produisent.
Au bureau, l'intégration de l'ensemble de l'entreprise dans un système ERP unique vous donne tout ce dont vous avez besoin pour contrôler les dépenses. Et sur le chantier, les applications mobiles permettent à votre équipe de rapprocher les commandes des livraisons, réduisant ainsi les coûts, le gaspillage et les frais généraux.
- L'automatisation des rapports réduit le risque d'erreur humaine qui pourrait perturber votre comptabilité, vos états financiers et vos projections.
- Grâce à la visibilité en temps réel, vous pouvez repérer les effets d'une mauvaise comptabilité dès qu'ils commencent à avoir un impact sur votre entreprise. Des tableaux de bord personnalisés peuvent vous montrer des facteurs tels que les coûts des projets, le flux de trésorerie disponible et la rentabilité tels qu'ils évoluent au jour le jour. Avec un logiciel ERP, il n'y a pas de mauvaises surprises dans vos comptes.
- Les logiciels ERP destinés aux entrepreneurs sont conçus pour répondre aux exigences spécifiques du secteur, telles que la méthode du pourcentage d'achèvement et la méthode du contrat achevé pour la reconnaissance du chiffre d'affaires. Vous n'avez pas à vous soucier de la conformité de vos comptes avec les lois fiscales et les exigences de déclaration que vous devez respecter.
Améliorer votre processus comptable dans le secteur de la construction
Les erreurs comptables sont inévitables. Grâce à des systèmes et des processus appropriés, à des professionnels de la comptabilité compétents et à des outils comptables spécifiques à la construction, vous pouvez éviter qu'une mauvaise comptabilité n'ait un impact négatif sur la santé financière de votre entreprise.
La mise en œuvre de ces meilleures pratiques vous aide à gérer une entreprise plus stable et à garantir la conformité avec les réglementations sectorielles. Bien menée, elle peut également contribuer à une meilleure prise de décision, à une efficacité accrue et à la croissance globale de votre entreprise.
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