Aucun projet de construction ne se déroule à 100 % comme prévu. Il peut y avoir un problème inattendu sur le chantier, des types de matériaux différents désormais nécessaires, un retard dû à la mauvaise planification d'un autre sous-traitant, ou toute autre déficiences qui survient au cours d'un travail.
Mais si vous vous attendez à recevoir des ordres de modification et si vous mettez en place un plan pour les traiter efficacement, vous pouvez réduire les maux de tête qu'ils causent souvent. Voici 4 étapes simples pour gérer les ordres de modification avec une (relative) facilité et réduire le temps d'apprentissage de la négociation des ordres de modification.
1. Préparer un processus avant même de commencer le travail.
Discutez avec le propriétaire ou le chef d'entreprise de vos attentes et de vos limites et précisez dans le contrat initial la procédure à suivre pour les demandes de modification.
Si vous savez que les coûts des matériaux ne peuvent être garantis après une certaine date ou que les coûts de la main-d'œuvre devront augmenter de manière significative pour couvrir les heures supplémentaires et éviter que vous ne preniez du retard sur d'autres projets, précisez-le clairement. Veillez également à laisser suffisamment de marge dans la programmation de vos équipes pour disposer de la main-d'œuvre nécessaire pour couvrir les travaux qui s'éternisent.
Lorsque toutes les parties sont d'accord sur la manière dont les changements seront gérés, vous économisez le temps et le stress de la négociation et vous pouvez vous mettre au travail dans les nouvelles conditions.
2. éviter le plus grand nombre possible d'ordres de modification dès le départ.
S'attendre à des changements ne signifie pas qu'il faille se résigner à en subir un nombre déraisonnable. Au cours de la phase de préconstruction, lorsque vous vous préparez à répondre à un appel d'offres, faites preuve de diligence raisonnable. Vérifiez l'absence d'ambiguïté dans les pages de plan et les dessins peu clairs, et visitez le site en personne si possible pour anticiper tout ce qui sort de l'ordinaire.
Si vous trouvez quelque chose qui vous met la puce à l'oreille, portez-la immédiatement à l'attention du propriétaire ou du maître d'œuvre. En particulier dans le cas de plans et de spécifications ambigus, le manque de clarté causera certainement des problèmes à un moment ou à un autre - autant que ce soit maintenant, avant que vous ne vous engagiez dans les travaux.
De cette manière, vous pouvez résoudre le problème déficiences et faire en sorte que votre estimation initiale soit plus précise dès le départ. Cela ne veut pas dire que vous ne rencontrerez pas de changements par la suite, mais il ne s'agira pas des changements évitables que vous avez repérés de manière proactive.
3. demander aux chefs de projet de classer les ordres de modification par ordre de priorité.
Il est facile d'effectuer les travaux au fur et à mesure qu'ils se présentent afin que le projet ne prenne pas de retard et de s'occuper de la paperasserie par la suite. Mais ne tombez pas dans le piège de laisser les ordres de modification passer entre les mailles du filet.
Assurez-vous que votre équipe est prête à traiter les changements immédiatement. Le chef de projet doit être à la pointe de la communication et être prêt à transmettre tout ordre de modification à l'estimateur dans les jours - de préférence dans les heures - qui suivent, afin de lancer le processus. L'estimateur doit disposer d'un délai suffisant pour planifier ces changements dans son calendrier afin de soumettre une proposition au chef d'entreprise dans les deux semaines suivant la réception de la demande.
4) Ne perdez pas de temps à créer un nouveau devis pour approbation.
La raison pour laquelle de nombreux estimateurs remettent à plus tard le traitement des ordres de modification une fois qu'ils les ont reçus est en partie due au temps nécessaire pour établir une estimation révisée.
Sans les outils adéquats, il s'agit souvent d'un processus fastidieux qui consiste à comparer manuellement deux jeux de plans, à déterminer les modifications apportées et à vérifier celles spécifiées dans l'ordre de modification, puis à remplir un nouveau formulaire prise de mesure.
Mais il y a mieux ! STACK La plateforme de préconstruction complète de la société, vous permet de visualiser les nouvelles versions des plans superposées à l'ancienne version, de sorte que votre équipe puisse voir exactement ce qui a changé. Plutôt que de passer des heures à étudier deux jeux de plans, votre estimateur peut simplement effectuer un rapide prise de mesure sur la version mise à jour, créer un devis et envoyer la nouvelle proposition pour examen.
Faire des ordres de modification un obstacle mineur sur la route
Même si aucun entrepreneur ne se réjouit à l'idée de recevoir des ordres de modification, les étapes suivantes simplifieront grandement le processus de traitement de ces ordres. Vous serez en mesure d'obtenir plus rapidement l'approbation de l'estimation actualisée et d'éviter les tracas liés à la négociation de l'étendue des travaux et du prix après coup.
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