Cuando los empresarios inician un negocio de construcción, tienden a pensar en el coste de los materiales y la mano de obra a la hora de generar presupuestos. Y al principio, eso suele ser correcto: si eres un contratista que hace todos los presupuestos por su cuenta en la mesa de la cocina después de un largo día sobre el terreno, estás calculando tus costes con bastante precisión.
Pero una vez superado ese punto, tanto si acabas de empezar con una pequeña oficina como si formas parte de una organización empresarial, tienes que tener en cuenta los gastos generales. Así que aprovecha esta oportunidad para analizarlos, comprenderlos y planificar cómo hacer recortes para que tu empresa siga siendo ágil.
¿Qué se consideran gastos generales?
Para reducir los gastos generales, primero hay que definirlos. Básicamente, todos los costes asociados al funcionamiento de su empresa que no estén directamente relacionados con el trabajo de campo son gastos generales. Piensa en cosas como:
- Gastos administrativos: salarios del personal ajeno a la construcción (recepcionistas, tasadores, contables, etc.)
- Licencias comerciales, permisos, matriculación de vehículos y equipos
- Seguro comercial, indemnización laboral, pólizas de automóvil
- Impuestos
- Alquiler y servicios de su oficina
- Equipos de oficina como ordenadores, teléfonos, impresoras, incluso muebles
- Suscripciones a software
Cómo reducir los gastos generales de la construcción
Examine cada gasto individualmente para determinar cómo puede recortarlo sin perjudicar las operaciones: recuerde que el objetivo es seguir creciendo y teniendo éxito, y como empresa establecida, no puede reducir los gastos generales a cero. Haz recortes y consolidaciones sólo cuando esté claro que son necesarios y beneficiosos.
1. Pague sus impuestos trimestrales.
Como empresario individual o contratista independiente, una forma rápida de recortar algunos gastos es pagar impuestos trimestrales estimados. En lugar de una declaración de impuestos en abril, se espera que su empresa haga un pago al IRS 4 veces al año. Si no lo hace, podría enfrentarse a una multa.
Pagar trimestralmente también le ayuda a proyectar mejor el flujo de caja: no tiene que esperar hasta el día de los impuestos para determinar que debe al Tío Sam una parte significativa de lo que creía que eran beneficios.
2. Reduzca sus costes de impresión.
La impresión habitual en la oficina puede ser muy costosa, por lo que resulta útil buscar soluciones digitales para la facturación y otras tareas tradicionales en papel. A menudo, el mayor coste de impresión al que se enfrentan las empresas de construcción son los planos.
Es muy probable que estés pagando un precio elevado para que una imprenta genere impresiones a gran escala para trabajos que no acabarás ganando, y cuando ganas, a menudo hay más gastos cuando las órdenes de cambio vienen con planos revisados.
Cuando se está empezando y sólo se licitan unos pocos trabajos al año, esto puede funcionar, pero resulta insostenible y prohibitivo a medida que se crece. Una plataforma de software medida puede amortizarse tras unos pocos trabajos y agiliza el flujo de trabajo de forma significativa, así que evalúa algunas soluciones y despídete de los caros planos en papel.
3. Consolidar las plataformas de software.
Hablando de software, haz una auditoría de todo a lo que estás suscrito y comprueba si existen herramientas que puedan sustituir algunas de tus tareas por menos dinero. Por ejemplo, ¿estás pagando por un programa de medida y otro de presupuestos, e importando datos de uno a otro?
Podría sustituir esas dos herramientas por una única plataforma que haga ambas cosas, como por ejemplo STACK. Al combinar las tareas en menos soluciones, también reduces el riesgo de introducir errores y fallos de seguridad debidos a la transferencia de datos.
4. 4. Reducir el equipo y el espacio de oficina que no se utilicen.
Controle con qué frecuencia utiliza sus equipos y vehículos. Si tiene una flota completa de equipos que sólo se utilizan para determinados tipos de trabajos, puede que merezca la pena vender algunos artículos y alquilarlos cuando realmente se necesiten. La matriculación, el seguro y el mantenimiento de los equipos pesados se acumulan, y su valor se deprecia rápidamente.
Del mismo modo, ¿está utilizando todo el espacio de oficinas por el que paga? Podría reducir los costes de servicios públicos no renovando el contrato de alquiler de una parte del edificio que no utiliza o invirtiendo en prácticas más eficientes desde el punto de vista energético si el espacio es de su propiedad. ¿Podría su personal de oficina trabajar a distancia para ahorrarse el alquiler o la hipoteca?
5. Tomar decisiones matizadas en materia de personal.
Hay situaciones en las que externalizar una tarea resulta más barato y otras en las que tener un empleado en plantilla puede ahorrarle miles de euros. Examine funciones como contabilidad, marketing y mantenimiento.
Para una pequeña empresa, puede ser más rentable pagar a una agencia o a un autónomo para que ejecute algunas iniciativas de marketing y lleve la contabilidad y las nóminas. O quizá una persona emprendedora al principio de su carrera pueda encargarse de algunas de esas tareas, además de contestar al teléfono.
Pero para otros trabajos -como el mantenimiento y reparación de maquinaria pesada- podría ser beneficioso mantener a un mecánico en nómina en lugar de pagar a un taller por reparaciones caras e inesperadas.
A la hora de tomar decisiones en materia de personal, recuerde que, aunque las cifras son importantes, también es crucial sopesar los costes invisibles: contratar y despedir aparentemente al azar puede dañar su reputación como empleador y dificultar la retención de buenos empleados. Así que tómate tu tiempo para hacer un seguimiento de los gastos relacionados con los salarios y ten en cuenta esas otras repercusiones antes de tomar una decisión.
Cómo reducir los gastos generales con estimaciones detalladas
Desgraciadamente, en una empresa en crecimiento nunca se puede prescindir por completo de los gastos generales, pero sí se pueden tener en cuenta a la hora de fijar el precio de los trabajos para ayudar a reducir la carga de los costes indirectos.
Reconoce tus gastos generales totales y divídelos entre las estimaciones de los proyectos, de modo que cada trabajo aporte lo suficiente para cubrir esos gastos y quede algo de beneficio.
Una vez conocido el umbral de rentabilidad, resulta sencillo ajustar las estimaciones según sea necesario para obtener el beneficio deseado, sobre todo si se utiliza un programa que permita ajustar el margen de beneficio por partida y visualizar los desgloses de costes.
