El sector de la construcción es notoriamente lento a la hora de adoptar tecnología, y cuando los profesionales de la preconstrucción utilizan software, éste suele arraigarse en los procesos del lugar de trabajo. Pero el hecho de que su empresa haya hecho las cosas de una manera durante años no es motivo para no plantearse nuevas y mejores formas de trabajar. Llevar a cabo una auditoría de procesos es una buena forma de determinar qué funciona y qué no para su equipo.
¿Por qué auditar su proceso de preconización?
El mundo cambia constantemente, al igual que el sector, la tecnología disponible y su plantilla. Es posible que los sistemas que le funcionaron en el pasado ya no sirvan para sus necesidades actuales y futuras. Si su equipo puede funcionar de forma más eficiente y generar más beneficios, les debe a ellos y a su empresa el descubrimiento de nuevos flujos de trabajo.
¿Qué procesos de construcción deben auditarse y cuándo?
Cualquier parte del proceso debe estar abierta al examen y la mejora. Piense en ello:
- Búsqueda de proyectos potenciales
- Tomar decisiones sobre licitaciones
- Sistemas de archivos y organización de documentos
- Mantenimiento de elementos y conjuntos
- Realización de medidas en los planos
- Creación de presupuestos
- Generar propuestas
- Seguimiento de las asignaciones de los equipos
- Análisis del rendimiento de los estimadores
Cuando planifique una auditoría, tenga en cuenta la estacionalidad. Un buen momento para llevar a cabo una auditoría exhaustiva es justo cuando la temporada alta de su empresa está llegando a su fin. Esto le da espacio para pensar críticamente mientras no está tan estresado con las exigencias de los proyectos, y también le da tiempo para implementar un nuevo plan antes de que se dispare la próxima temporada de ofertas.
Por supuesto, auditar todo el proceso puede llevar mucho tiempo, por lo que conviene establecer un ritmo para hacerlo. No es necesario que prevea realizar cada paso anualmente. Considere una secuencia bianual para los procesos más relacionados con los recursos humanos, y alinee otros flujos de trabajo con las renovaciones de software para estar preparado para reevaluar e incorporar una nueva herramienta antes de que caduque la existente.
Cómo realizar una auditoría previa a la construcción
La idea de una auditoría suena desalentadora y negativa, pero en realidad no es más que el proceso de catalogar sus flujos de trabajo y examinarlos detenidamente. Aquí tienes 5 pasos que puedes seguir para que tu auditoría vaya lo mejor posible.
1. Implique a todo su equipo.
Asegúrese de que todo el mundo esté informado de lo que ocurre y tenga la oportunidad de aportar su opinión. Los equipos pueden ponerse nerviosos cuando la dirección evalúa cómo emplean su tiempo y cómo hacen su trabajo. Tranquilice a su gente diciéndoles que todos están juntos en esto y pídales su opinión. Sea positivo sobre su rendimiento y pídales ideas sobre cómo optimizar las cosas para que sean aún mejores. Escuche de verdad lo que le dicen, ya que son ellos los que están en las trincheras haciendo el trabajo del día a día.
2. Documéntalo todo.
Cree un mapa detallado del recorrido del proyecto a través de la lente de su equipo de preconstrucción. Desde el descubrimiento del proyecto hasta la adjudicación de la licitación, ¿qué ocurre exactamente y quién participa? Tenlo en cuenta:
- ¿Cómo identifica su equipo los proyectos potenciales? ¿Qué criterios hacen que merezca la pena licitar un proyecto? ¿De quién es la decisión de licitar un trabajo?
- ¿Dónde se almacenan los documentos del proyecto? ¿Quién tiene acceso y cómo se controla la versión?
- ¿Quién realiza el medida, y cuánto tiempo lleva? ¿Dónde tropiezan los estimadores en el proceso de medida ? ¿Puede determinar el grado de precisión de medidas ?
- ¿Disponen de una base de datos de artículos y conjuntos que utilicen sus estimadores para medidas? ¿Dónde se guarda la base de datos y cómo se mantiene? ¿Quién tiene acceso para realizar cambios, adiciones o supresiones?
- ¿Cómo se convierten los datos de medida en un presupuesto? ¿Cómo prevé su equipo los costes de material en las estimaciones? ¿Qué otros costes se tienen en cuenta en las estimaciones (por ejemplo, mano de obra, permisos, alquiler de equipos) y cómo calcula y controla el equipo esos costes?
- Desde medida hasta el presupuesto y la propuesta, ¿hay pasos manuales de introducción de datos que podrían eliminarse con la tecnología? ¿Hay alguna parte concreta de esta secuencia en la que observe más errores de los que le resultan cómodos?
- ¿Su equipo cumple sistemáticamente los plazos? En los proyectos en los que no se han cumplido los plazos, ¿cuál es la raíz del problema?
3. Identifica tus éxitos y tus obstáculos.
Tómese su tiempo para nombrar los puntos de su flujo de trabajo en los que su equipo es fuerte. Quizá alguien de tu equipo sea un experto en utilizar publicaciones de construcción para identificar futuros proyectos y desarrollar relaciones con los clientes. O tienes un buen conocimiento de las tarifas de mano de obra y las estimaciones son una ciencia.
Pero examine también de cerca los aspectos en los que las cosas no van tan bien. ¿Presupuestas demasiado o demasiado poco? Si no cumple los plazos de presentación de ofertas, ¿a qué se debe el retraso de esos proyectos? Ahora es el momento de pensar en qué tipo de cambios puede hacer para solucionar estos contratiempos en su proceso. A menudo, existe una aplicación para ello.
4. Examine las opciones de contech.
Una rápida búsqueda en Google de cualquier parte del proceso de pre-construcción más la palabra "software" le dará muchos resultados que explorar. Quizás le interese:
- Herramientas de descubrimiento de proyectos
- medida y software de estimación
- Un nuevo CRM para el análisis de proyectos
Eche un vistazo a las descripciones y reseñas de los productos y, si la herramienta parece prometedora, merece la pena realizar una llamada rápida de presentación con un representante para ver si puede ser adecuada para su equipo. Muchas plataformas de software ofrecen también una versión gratuita o de prueba para que puedas probarla antes de adoptarla.
Cuando encuentres nuevas herramientas que te entusiasmen, ten en cuenta que tu equipo será el que las utilice en el día a día, por lo que necesitarás su aceptación, y puede que no sea prudente implantar varias plataformas nuevas a la vez.
5. Presenta y defiende tus conclusiones.
Cuando estés listo para poner en marcha una nueva tecnología, muestra entusiasmo a tu equipo. Tendrá que ser claro en cuanto a plazos y expectativas, pero también optimista sobre lo mucho que la nueva herramienta mejorará sus vidas en el trabajo. Las personas suelen ser reacias al cambio, aunque éste sea positivo. Ofrezca recompensas e incentivos en las distintas fases de adopción, y asegúrese de celebrar públicamente las victorias con su equipo.
Cómo una auditoría Precon podría cambiar su negocio
Si una auditoría aclara las áreas de su empresa en las que su equipo tiene dificultades, cambiar a la tecnología de preconstrucción adecuada puede mejorar drásticamente el rendimiento. En una encuesta realizada a casi 300 profesionales de la preconstrucción* que habían cambiado a la herramienta adecuada para ellos (en este caso, resultó ser STACK), descubrimos que:
- El 90% ha observado efectos mensurables en su organización.
- El 88% ahorró tiempo buscando documentos
- El 98% ahorró tiempo realizando medidas
- El 93% obtuvo resultados más precisos medidas
- El 79% mejoró su porcentaje de victorias
Una vez que se esfuerza por identificar los fallos de su proceso y adopta las medidas necesarias para rectificarlos, las operaciones de su empresa -y sus beneficios- pueden experimentar serias mejoras.
Es hora de planificar su auditoría previa a la construcción. Utilice estos recursos para decidir cuándo es el momento de una nueva tecnología.
*Encuesta STACKcess, 21/6
