Le secteur de la construction est notoirement lent à adopter la technologie, et lorsque les professionnels de la préconstruction utilisent des logiciels, ils les intègrent souvent dans les processus de travail. Mais ce n'est pas parce que votre entreprise a fait les choses d'une certaine manière pendant des années qu'il ne faut pas envisager de nouvelles méthodes de travail plus efficaces. La réalisation d'un audit des processus est un excellent moyen de déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas au sein de votre équipe.
Pourquoi auditer votre processus de préconception ?
Le monde est en constante évolution, tout comme l'industrie, la technologie disponible et votre main-d'œuvre. Les systèmes qui ont fonctionné pour vous dans le passé ne répondent peut-être plus à vos besoins actuels et futurs. Si votre équipe peut fonctionner plus efficacement et générer plus de profits, vous vous devez de découvrir de nouveaux flux de travail, tant pour elle que pour votre entreprise.
Quels sont les processus de construction à auditer et quand ?
Toute partie du processus doit pouvoir être examinée et améliorée. Pensez-y :
- Recherche de projets potentiels
- Prendre des décisions en matière d'appels d'offres
- Systèmes de fichiers et organisation des documents
- Entretien d'articles et d'assemblages
- Réalisation de prises de mesures sur les plans
- Création de devis
- Élaboration de propositions
- Suivi des affectations des équipes
- Analyse de la performance des estimateurs
Lorsque vous planifiez un audit, tenez compte de la saisonnalité. Un bon moment pour effectuer un audit approfondi se situe juste au moment où la saison chargée se termine pour votre entreprise. Cela vous donne l'occasion de réfléchir de manière critique alors que vous n'êtes pas aussi stressé par les exigences des projets, et vous donne également le temps de mettre en œuvre un nouveau plan avant que la prochaine saison d'appels d'offres ne démarre.
Bien entendu, l'audit de l'ensemble de votre processus peut prendre beaucoup de temps, c'est pourquoi il est judicieux d'en fixer la fréquence. Il n'est pas nécessaire de s'attendre à ce que chaque étape soit réalisée chaque année. Envisagez une séquence semestrielle pour les processus liés aux ressources humaines, et faites coïncider les autres flux de travail avec les renouvellements de logiciels afin d'être prêt à réévaluer et à adopter un nouvel outil avant l'expiration du précédent.
Comment réaliser un audit préalable à la construction
L'idée d'un audit peut sembler décourageante et négative, mais il s'agit en fait simplement de cataloguer vos flux de travail et de les examiner de près. Voici cinq étapes à suivre pour que votre audit se déroule le mieux possible.
1) Impliquer l'ensemble de l'équipe.
Veillez à ce que tout le monde soit informé de ce qui se passe et ait la possibilité de donner son avis. Les équipes peuvent devenir nerveuses lorsque la direction évalue la manière dont elles passent leur temps et dont elles font leur travail. Rassurez vos collaborateurs en leur disant que vous êtes tous dans le même bateau et demandez-leur leur avis. Soyez positif quant à leurs performances et demandez-leur des idées sur la manière d'optimiser les choses pour qu'elles soient encore meilleures. Écoutez vraiment ce qu'ils vous disent, car ce sont eux qui sont dans les tranchées et qui font le travail au quotidien.
2. tout documenter.
Créez une carte détaillée du parcours du projet à travers l'objectif de votre équipe de préconstruction. De la découverte du projet à l'obtention de l'offre, que se passe-t-il exactement et qui est impliqué ? A prendre en compte :
- Comment votre équipe identifie-t-elle les projets potentiels ? Quels sont les critères qui font qu'un projet mérite de faire l'objet d'un appel d'offres ? Qui décide de lancer un appel d'offres ?
- Où sont stockés les documents du projet ? Qui y a accès et comment le contrôle des versions est-il assuré ?
- Qui réalise le site prise de mesure et combien de temps cela prend-il ? Où les estimateurs se perdent-ils dans le processus prise de mesure ? Êtes-vous en mesure de déterminer le degré de précision du site prises de mesures de votre entreprise ?
- Disposez-vous d'une base de données d'articles et d'assemblages que vos estimateurs utilisent pour prises de mesures? Où la base de données est-elle conservée et comment est-elle tenue à jour ? Qui a accès à la base de données pour y apporter des modifications, des ajouts ou des suppressions ?
- Comment les données de prise de mesure sont-elles converties en devis ? Comment votre équipe prévoit-elle les coûts des matériaux dans les estimations ? Quels sont les autres coûts pris en compte dans les estimations (main-d'œuvre, permis, location d'équipement) et comment l'équipe calcule-t-elle et suit-elle ces coûts ?
- De prise de mesure à l'estimation et à la proposition, y a-t-il des étapes de saisie manuelle des données qui pourraient être éliminées grâce à la technologie ? Y a-t-il une partie particulière de cette séquence où vous remarquez plus d'erreurs que vous ne le souhaiteriez ?
- Votre équipe respecte-t-elle régulièrement les délais ? Pour les projets pour lesquels les délais n'ont pas été respectés, quelle est l'origine du problème ?
3) Identifiez vos succès et vos obstacles.
Prenez le temps de nommer les points forts de votre équipe dans votre flux de travail. Peut-être qu'un membre de votre équipe est un expert dans l'utilisation des publications sur la construction pour identifier les projets futurs et développer des relations avec les clients. Ou encore, vous maîtrisez parfaitement vos taux de main-d'œuvre et vos estimations sont une véritable science.
Mais examinez également de près les domaines dans lesquels les choses ne vont pas si bien. Êtes-vous systématiquement en surenchère ou en sous-enchère ? Si vous ne respectez pas les délais d'appel d'offres, qu'est-ce qui bloque ces projets ? Il est maintenant temps de réfléchir aux changements que vous pouvez apporter pour résoudre ces problèmes. Il existe souvent une application pour cela.
4. parcourir les options contech.
Une recherche rapide sur Google pour n'importe quelle partie du processus de préconstruction et le mot "logiciel" vous donnera de nombreux résultats à explorer. Vous pourriez envisager de le faire :
- Outils de découverte de projets
- prise de mesure et logiciels d'estimation
- Un nouveau CRM pour l'analyse des projets
Si l'outil semble prometteur, cela vaut la peine de passer un appel de présentation avec un représentant pour voir s'il peut convenir à votre équipe. De nombreuses plateformes logicielles proposent également une version gratuite ou une version d'essai afin que vous puissiez tester l'outil avant de l'adopter.
Lorsque vous trouvez de nouveaux outils qui vous enthousiasment, n'oubliez pas que c'est votre équipe qui les utilisera au quotidien, que vous aurez donc besoin de son adhésion et qu'il n'est peut-être pas judicieux de mettre en œuvre plusieurs nouvelles plates-formes à la fois.
5. présenter et défendre ses résultats.
Lorsque vous êtes prêt à passer aux nouvelles technologies, montrez à votre équipe beaucoup d'enthousiasme. Vous devez être clair en ce qui concerne les délais et les attentes, mais aussi optimiste quant à la façon dont le nouvel outil améliorera leur vie au travail. Les gens sont souvent réticents au changement, même si ce changement est positif. Offrez des récompenses et des incitations à différents stades de l'adoption et veillez à célébrer publiquement les victoires avec votre équipe.
Comment un audit Precon pourrait changer votre activité
Si un audit met en évidence les domaines dans lesquels votre équipe est en difficulté, l'adoption de la bonne technologie de préconstruction peut améliorer considérablement les performances. Une enquête menée auprès de près de 300 professionnels de la préconstruction* ayant adopté l'outil qui leur convenait le mieux (en l'occurrence, il s'agissait de STACK) a révélé que :
- 90 % ont constaté des effets mesurables sur leur organisation
- 88% ont gagné du temps dans la recherche de documents
- 98% ont gagné du temps prises de mesures
- 93 % des résultats sont plus précis prises de mesures
- 79% ont constaté une amélioration de leur taux de réussite
Une fois que vous aurez fait l'effort d'identifier les failles de votre processus et que vous aurez pris les mesures nécessaires pour y remédier, les activités de votre entreprise - et vos bénéfices - pourront s'en trouver sérieusement améliorés.
Il est temps d'établir un plan pour votre audit de préconstruction. Utilisez ces ressources pour décider s'il est temps d'adopter une nouvelle technologie.
*Enquête STACKcess, 6/21
