Convertirse en una empresa de construcción madura y de éxito implica ampliar no sólo el personal de campo. Se necesitan expertos en contabilidad para mantener los libros en orden, gestores de proyectos que se encarguen de coordinar los pormenores de cada obra y, por supuesto, estimadores para que sigan llegando esos lucrativos trabajos.
¿Cómo saber cuándo ha llegado el momento de crear un departamento completo de presupuestos comerciales? Vamos a profundizar en por qué, cuándo y cómo crear y hacer crecer un equipo de estimadores.
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El papel de un equipo de estimación y su importancia para la empresa constructora
Un equipo de estimación es la primera línea de defensa contra las imprecisiones y la mala planificación para las empresas de construcción en crecimiento. Sin estimadores designados, su empresa corre el riesgo de perder grandes oportunidades y de no centrarse en los tipos de proyectos adecuados para sus habilidades y su cuenta de resultados.
Un equipo especializado en estimaciones dispondrá de los recursos, los conocimientos técnicos y el ancho de banda necesarios para evaluar cada proyecto potencial en función de su adecuación, alcance, coste y beneficio potencial para maximizar las ganancias de su empresa.
Puede dividir la tarea de estimación entre empleados con otras responsabilidades, pero una vez que su empresa haya crecido hasta el punto de poder mantener un verdadero departamento de estimación, debería plantearse hacerlo lo antes posible.
Los estimadores formados que se pasan el día escribiendo en medidas y elaborando presupuestos serán mucho más hábiles en estas tareas que otros que están demasiado dispersos, y sus vendedores y personal de campo podrán centrarse en lo que mejor saben hacer, dejando las ofertas a los expertos.
¿Por qué es importante que los presupuestos de construcción sean precisos para el éxito de su empresa?
Su equipo de estimación será capaz de elaborar presupuestos extremadamente detallados y precisos, y aquí es donde su empresa puede empezar a brillar de verdad. Una estimación precisa significa que es más probable que gane la licitación y que termine el proyecto con mayores beneficios.
Cuanto más precisa sea una estimación en cuanto a recuentos, mediciones y horas de mano de obra, más margen habrá para ajustar el margen comercial a los márgenes de beneficio deseados. Los buenos estimadores de costes de construcción dominan a la perfección estas técnicas y también destacan en el arte de equilibrar las probabilidades de ganar con los beneficios que usted necesita.
Después de todo, ganar no lo es todo, y usted necesita saber que cuenta con personas en su equipo que pueden llevarle a alcanzar sus objetivos de ingresos, personas que entienden los matices de los costes directos frente a los costes indirectos y dónde se aplican.
¿Dónde puede encontrar recursos para que su equipo aprenda a calcular costes?
Si busca recursos para el desarrollo profesional de un equipo novato, hay tres grandes opciones.
1. Aprender de un mentor.
El mejor maestro en estimaciones suele ser la experiencia. Cuanto más tiempo lleva una persona en este campo, más desarrolla su instinto para realizar estimaciones precisas. Si usted ha sido el estimador principal en el pasado, puede que sea el mejor recurso y el arma secreta de su equipo. Enséñeles sus métodos o considere la posibilidad de contratar a alguien externo con experiencia que pueda orientar a su nuevo equipo.
2. Libros tradicionales de estimación de costes.
Para los estudiantes tradicionales, una búsqueda en Amazon o en su biblioteca local dará como resultado un montón de libros sobre estimación de costes de construcción escritos por expertos. Algunos incluso incluyen guías generales de precios de materiales por regiones para que tu equipo pueda hacerse una idea de las cifras.
3. Recursos en línea y proveedores de software.
Existen muchos sitios web y blogs sobre construcción, y puede que te sorprenda el gran contenido creado por los creadores de algunas de tus herramientas favoritas. Asegúrese de consultar los recursos disponibles en plataformas como Procore y STACK para conocer las últimas noticias y conocimientos del sector.
¿Qué cursos puede seguir su equipo para mejorar sus estimaciones de costes de construcción?
Si en tu equipo hay personas con iniciativa, ofreces reembolso de matrícula o estás buscando qué tipo de programas debes buscar en los currículos, echa un vistazo a estas escuelas que ofrecen cursos y programas completos sobre gestión de la construcción.
Cómo crear un departamento de presupuestos de construcción comercial
Ha llegado el momento de crear un departamento de presupuestos en su empresa de construcción comercial. Es un paso hacia el éxito, pero empezar puede ser todo un reto. Tenemos consejos para ayudarle a decidir cuándo es el momento de apretar el gatillo y sugerencias sobre cómo empezar.
5 factores a tener en cuenta al crear su departamento de presupuestos
1. ¿Cómo se define la función de calculista de la construcción?
Tendrá que saber exactamente a qué espera que dediquen su tiempo sus estimadores. Busque ofertas de empleo de empresas similares a la suya en tamaño y área de servicio para saber cómo definen el puesto. ¿Esperará que sus estimadores actúen de enlace con subcontratistas y proveedores, o se dedicarán estrictamente a medir planos y preparar presupuestos? ¿Tendrán que colaborar con otros estimadores o trabajar de forma independiente? ¿Necesitará que se ocupen de la gestión de riesgos y de hacer ajustes en los contratos, o es esa la función de otra persona en su empresa? Responder a este tipo de preguntas al principio le ayudará a atraer candidatos con las aptitudes adecuadas.
2. ¿Contratará personal interno, realizará una búsqueda externa o una combinación de ambos?
Puede que en su equipo de campo haya personas interesadas en cambiar a un trabajo de oficina y que podrían desempeñar bien las funciones de estimador. O puede que haya alguien interesado, pero que necesite formación y orientación. Determine cuántos estimadores necesitará para empezar en función de su nivel de crecimiento previsto y, a continuación, cree su departamento con una combinación de empleados fieles y nuevas contrataciones. Asegúrese de buscar un candidato externo que tenga las habilidades técnicas y humanas necesarias para dirigir un equipo y orientar a los nuevos estimadores. Puede utilizar estos consejos para crear su equipo de estrellas.
3. Si contrata externamente, ¿cómo encontrará a los candidatos y qué cualificaciones debe esperar?
Para encontrar candidatos cualificados, puede recurrir a la ayuda de una empresa externa de selección de personal, publicar anuncios en portales de empleo, difundir la noticia de boca en boca o alguna combinación de estas opciones. No dude en pedir referencias a sus empleados, si las tienen. Decida qué cualificaciones son requisitos absolutos y cuáles son simplemente deseables. ¿Necesita que el candidato sea licenciado en gestión de la construcción por una universidad acreditada? ¿Se prefieren 2 (o 5, o 10) años de experiencia laboral demostrada? Siempre se pueden hacer excepciones para un candidato concreto, pero tener estos atributos enumerados facilitará la toma de decisiones.
4. ¿Cuánto ganan en su empresa los calculistas de construcción comercial?
Investiga preguntando a tus contactos en el sector y buscando en sitios como Glassdoor. Los portales de empleo como LinkedIn o Indeed también publican a veces rangos salariales. No olvides tener en cuenta tu ubicación: una empresa del Medio Oeste no tendrá la misma escala salarial que una de la Costa Oeste o Nueva York, por ejemplo. Determine lo que le parece una horquilla razonable y piense si está buscando profesionales con mucha experiencia o estimadores de nivel junior que necesitarán formación y orientación adicionales. Si su presupuesto no le permite contratar a un empleado de alto nivel, es posible que tenga que contratar a personas que se inicien en este campo y apoyarlos con su propia experiencia.
5. ¿Cómo tomará la decisión final sobre la contratación?
Una vez que haya reducido la búsqueda a unos cuantos candidatos prometedores, es hora de decidir quién encaja mejor. Si todos parecen igual de cualificados y entusiastas, puede plantearse presentarles un pequeño proyecto como reto. ¿Sabe el candidato lo que incluye un presupuesto de construcción comercial? Pídale que complete una parte de una oferta de muestra o que le explique cómo debe ser una propuesta para que pueda hacerse una idea de su enfoque de medidas y la estimación. No es necesario que intente convertir esta tarea en un reto, simplemente busca a alguien cuyo estilo de trabajo encaje con el suyo y el de su empresa.
El mejor software para presupuestos de construcción comercial: Dé a su equipo las herramientas que necesita para triunfar
Su recién creado equipo de estimación sólo puede ser realmente eficaz si les equipa con lo que necesitan para hacer su trabajo. Eso significa proporcionarles el mejor software de estimación que esté a su alcance.
1. Colaboración en la nube.
Si su equipo no puede colaborar en el mismo conjunto de planes, en tiempo real, está en una gran desventaja. El anticuado software de escritorio no se adapta al entorno de colaboración actual. Las herramientas basadas en la nube le permiten ampliar su reserva de talentos para incluir a candidatos remotos, aumentar el trabajo en equipo, reducir la repetición de tareas y obtener actualizaciones de software instantáneas sin intervención de TI.
2. Interfaz fácil de usar.
Su software debe hacer que medidas sea más rápido y sencillo, no más torpe. Busque una herramienta con una curva de aprendizaje baja que le permita navegar fácilmente por las páginas de los planos, encontrar detalles con rapidez, eliminar redundancias con teclas de acceso rápido y recuento automático, navegar por las órdenes de cambio con superposiciones de planos y verificar la precisión de las escalas.
3. Capacidad de estimación y presentación de propuestas.
Si tiene que saltar a una segunda plataforma (incluso Excel) para crear presupuestos y propuestas después de hacer su medidas, sus herramientas le están haciendo perder el tiempo y abriendo un margen de error. Una solución completa le permitirá aprovechar los datos de medida en la misma plataforma, crear presupuestos de costes unitarios, materiales y mano de obra, tener en cuenta fácilmente el margen de beneficio y los impuestos, y generar propuestas profesionales directamente a partir de sus presupuestos.
4. Gestión de planos, especificaciones y documentos.
Su plataforma debe ayudarle a simplificar el almacenamiento y la organización de documentos, para que no pierda tiempo buscando contratos o planos modificados. Busca una herramienta que te permita cargar y almacenar fácilmente documentos y planos de cualquier fuente, organizar rápidamente las páginas de los planos mediante carpetas, disponer de una función de búsqueda robusta y clasificar los proyectos como mejor te parezca.
5. Acceso a formación y apoyo.
El mejor software de preconstrucción debe ser fácil de usar y disponer de formación y asistencia técnica; si no puede aprender a utilizar la plataforma, no le resultará útil. Busque una solución que ofrezca una incorporación personalizada, amplias bibliotecas de ayuda y opciones de chat en la aplicación, comunicaciones sobre nuevas versiones y funciones, y que le pida su opinión sobre la hoja de ruta y la planificación del producto.
Descargue esta lista de comprobación de las 5 características principales para tenerla a mano cuando busque herramientas.
Cómo evaluar el software de estimación de construcción para su equipo
Probar las aguas
La mejor forma de saber si una herramienta le va a funcionar es probarla. La mayoría de las empresas de software de presupuestos y medida ofrecen una versión de prueba gratuita para que pueda comprobar sus funciones y capacidades. El inconveniente es que el acceso está limitado a un periodo determinado (normalmente una o dos semanas) y, si no tienes tiempo de probarlo antes de que termine el periodo de prueba, no aprenderás gran cosa.
Busca una herramienta que ofrezca una versión completa y gratuita para que puedas tomarte tu tiempo y ponerte manos a la obra. Asegúrate de que la persona que más vaya a utilizar el software tenga la oportunidad de probarlo y familiarizarse con él.
Pregunte por Apoyo e impacto
A continuación, elabore una lista de preguntas sobre el funcionamiento del software y pida a un representante de la empresa una demostración en la que pueda hablar con él. Puede utilizar este tipo de interacciones para juzgar la capacidad de respuesta del personal. ¿Estarán a su disposición si necesita ayuda o formación?
Busque en el sitio web de la empresa y pida a su contacto reseñas, casos prácticos y testimonios de otros clientes para conocer el impacto que las herramientas han tenido en otras empresas en crecimiento. También puedes buscar información y opiniones de terceros en sitios como Software Advice y Feefo.
Sopesar las ventajas y el precio
Cuando pienses en el presupuesto y los precios, asegúrate de preguntar por los costes ocultos, como los de formación. Algunas soluciones tienen un precio más bajo, pero luego cobran altos costes de formación y asistencia, mientras que otras incluyen la formación en su estructura de precios. Asegúrese de que su equipo dispondrá de todo lo necesario para empezar a utilizar la nueva herramienta lo antes posible.
Por último, pregúntele sobre las próximas novedades en cuanto a capacidades. Lo mejor es asociarse con un proveedor de soluciones que piense constantemente en el futuro y mejore su plataforma para que, a medida que usted crezca, pueda seguir ofreciéndole las mejores herramientas para sus necesidades cambiantes.
Su camino hacia el crecimiento y el éxito
Contar con un departamento de presupuestos plenamente operativo marcará una gran diferencia en la cantidad de trabajo que su empresa puede licitar, el número de trabajos que consigue y los tipos de trabajo que busca. Antes de que se dé cuenta, estará en el buen camino hacia el éxito.
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