Tanto si trabaja en la construcción como proveedor, contratista general o subcontratista, sus operaciones dependen de una buena contabilidad.
Sin buenas previsiones y datos, las pequeñas y medianas empresas de construcción son vulnerables a una desagradable sorpresa que podría hundir el negocio. Presupuestos inexactos, sobrecostes e incumplimiento de los plazos de pago son peligros a los que se enfrentan las empresas sin una buena contabilidad. Analicemos estos riesgos con más detalle y veamos qué pueden hacer las empresas de construcción para gestionar un negocio más estable y próspero.
Repercusiones negativas de una mala contabilidad de la construcción
Si no lleva siempre una contabilidad correcta, ¿qué repercusiones negativas puede tener eso en su actividad de construcción?
Presupuesto y previsiones de costes inexactos
Uno de los mayores impactos de una mala contabilidad de la construcción es equivocarse en las estimaciones de presupuesto y costes al planificar un proyecto.. Esto es especialmente arriesgado en la construcción, que es vulnerable a sorpresas como problemas en la cadena de suministro o complejidades en la obra.
Los costes de material y mano de obra son los que más pueden descontrolarse. Algunos materiales pueden no estar disponibles a los precios a los que estamos acostumbrados, o un trabajo puede requerir más mano de obra de la esperada. Esto puede ser especialmente cierto con la naturaleza internacional de algunos proyectos de construcción, con trabajadores y materiales coordinados desde todo el mundo.
Hay un margen de error que las empresas deben tener en cuenta. De lo contrario, harán previsiones de costes optimistas que no se cumplirán. Si esto sigue ocurriendo, las empresas se quedarán sin el dinero que necesitan para cubrir gastos imprevistos.
Control insuficiente de los gastos del proyecto
Vigilar de cerca los costes reales de la construcción es vital. Sin un buen seguimiento, las empresas pueden perder de vista su situación financiera hasta que sea demasiado tarde para evitar problemas.
En la construcción, es esencial cotejar los costes reales con las estimaciones del proyecto en tiempo real. Un contratiempo en una fase del proyecto puede dar lugar a horas extraordinarias, con el consiguiente aumento de los costes de mano de obra. Si un proveedor sube el precio de sus materiales después de hacer las previsiones, hay que tenerlo en cuenta.
Incumplimiento de calendarios y compromisos de pago
Si la contabilidad no es exacta, las empresas constructoras corren el riesgo de incumplir los calendarios y compromisos de pago.
Las empresas de construcción deben asegurarse de que sus empleados y proveedores cobran a tiempo. Y una contabilidad deficiente puede llevar a incumplir las condiciones de préstamos u otros acuerdos financieros. acuerdos financieros. Esto puede tener graves repercusiones, como perjudicar la calificación crediticia de la empresa, provocar un aumento de los tipos de interés e incluso causar problemas legales con los prestamistas o acreedores.
Litigios con proveedores y clientes
Los problemas legales con proveedores y clientes son uno de los principales problemas que pueden derivarse de una mala contabilidad de la construcción. Pueden provocar grandes pérdidas económicas, arruinar la reputación de una empresa o hundirla por completo.
Estos litigios pueden deberse a transacciones comerciales mal gestionadas. Si una empresa no tiene cuidado con la contabilidad y no puede pagar a los subcontratistasesos subcontratistas pueden llegar a los tribunales para conseguir el dinero que se les debe.
Reducción de los márgenes de beneficio y posibles pérdidas financieras
Una mala contabilidad de la construcción puede reducir los márgenes de beneficio de una empresa, poniendo en riesgo las finanzas globales. Si no aciertan con los costes directos e indirectos de cada proyecto, con el tiempo pueden mermar sus beneficios.
Los costes directos, como la mano de obra y los materiales, están directamente vinculados a un proyecto. Si una empresa los subestima, puede acabar gastando más de lo previsto. Los costes indirectos, como el alquiler de oficinas y los servicios públicos, pueden no ser específicos del proyecto, pero siguen afectando al balance final. Si las empresas no los contabilizan adecuadamente, pueden verse sorprendidas por unos beneficios inferiores a los previstos al final de cada ejercicio.
Daño a la reputación del sector y pérdida de oportunidades
Una mala contabilidad en la construcción puede dañar la reputación de una empresa y hacerle perder oportunidades de trabajo. Esto puede ocurrir cuando no gestionan con precisión cosas como los depósitos de los clientes y el trabajo con grandes empresas.
Los depósitos de los clientes son extremadamente importantes en la construcción. Los grandes proyectos de construcción necesitan a menudo un depósito de los clientes para empezar. Si este dinero no se contabiliza correctamente, puede dar lugar a disputas e incluso problemas legales. Una mala contabilidad también puede provocar retrasos o fracasos en los proyectos.
Las grandes empresas, ya sean clientes o proveedores, suelen tener normas contables estrictas. Y esperan que las empresas con las que trabajan también las sigan. Si la contabilidad de una empresa de construcción no está a la altura de las circunstancias, puede perder socios, contratos y oportunidades de crecimiento.
Errores en las nóminas y retrasos en los pagos
Una mala contabilidad en la construcción puede causar graves problemas con las nóminas. No pagar a su equipo correctamente y a tiempo puede meterle rápidamente en un buen lío. Gestionar las nóminas entre el personal y los subcontratistas puede añadir otra capa de complejidad.
Esto puede ser especialmente difícil cuando se trata de pagar a miembros del equipo en o desde diferentes lugares como Canadá, Reino Unido y Estados Unidos. Con diferentes funciones, tarifas salariales y normas sobre horas extraordinarias, puede ser difícil hacer un seguimiento de todo sin un buen software de nóminas y procesos adecuados.
Cómo mitigar los efectos de una mala contabilidad de la construcción
Ya hemos hablado del impacto que puede tener una mala contabilidad de la construcción.
En un mundo ideal, nunca ocurriría. Pero con 78% de las constructoras inmobiliarias ejecutan proyectos por encima del presupuesto, está claro que los errores son inevitables.
Independientemente de lo que le depare un proyecto difícil, hay buenas prácticas que puede seguir para mantener su negocio lo más estable posible.
Establecer sistemas y procesos contables adecuados
Establecer sistemas y procesos contables adecuados es esencial para evitar una mala contabilidad de la construcción. Documentando los procesos adecuados, siguiéndolos siempre y mejorándolos cuando sea necesario, puedes asegurarte de que la mala contabilidad sea la excepción y no la norma.
Por ejemplo, un proceso crucial sería el de RRHH y los salarios de los empleados. En este caso, el software de nóminas puede ayudarle a trabajar con eficacia y a cumplir las normativas específicas del sector, sea cual sea el país en el que opere. Esto puede ayudar a trabajar con socios no estadounidenses, ya sean arquitectos del Reino Unido o proveedores de madera de Quebec.
Si opera a escala internacional, un buen software de nóminas está preparado para ayudarle con cuestiones específicas de cada región, como las cotizaciones al seguro médico en EE.UU. y las cotizaciones al plan de pensiones en el Reino Unido. Estos programas pueden realizar un seguimiento preciso de las horas trabajadas, las horas extraordinarias, las bonificaciones y las deducciones, garantizando que todo el mundo reciba su salario con exactitud, puntualidad y con las prestaciones adecuadas.
Y este software puede adaptarse a cualquier proceso contable que necesite seguir. En el sector de la construcción, dos de esos métodos son:
- Método del porcentaje de realización: Al final de cada periodo contable, los ingresos, gastos y beneficios se reconocen por proyecto en función de su progreso. Si el coste estimado de un proyecto es de 1 millón de dólares y se han incurrido en gastos por valor de 0,5 millones, se puede considerar que se ha completado el 50%. Si el precio del proyecto es de 2 millones de dólares, el 50% (1 millón de dólares) se contabilizará como ingresos.
- Método del contrato completado: Los ingresos, costes y beneficios sólo se reconocen una vez finalizado el contrato. Se utiliza en contratos a largo plazo en los que el coste o el plazo de ejecución del proyecto no pueden estimarse con precisión.
Contratar a profesionales de la contabilidad competentes y con experiencia
Aunque un buen programa de contabilidad es esencial, le sacará el máximo partido contratando a contables con experiencia. El software adecuado puede darte todos los datos que necesitas, pero un profesional de la contabilidad tiene la experiencia para actuar en consecuencia.
En el mejor de los casos, se trata de un contable capaz de hacer frente a los retos específicos del sector de la construcción. Por ejemplo:
- Gestionar los costes de proyectos a largo plazo, que deben ajustarse a lo largo de meses o años.
- Gestionar los sobrecostes cuando surgen y hacerlo de la forma menos perturbadora posible.
- Estimar los costes de cada fase del proyecto de construcción, desde los materiales hasta la contratación de gastos generales. Esto incluye manejar los márgenes de error y ajustar el resto del proyecto en función de las sorpresas que surjan aquí.
- Manejar los cambios en el alcance del proyecto y ajustar el resto del trabajo de la empresa en torno a esos cambios si es necesario.
Realizar auditorías y revisiones financieras periódicas
Realizar auditorías y revisiones financieras periódicas puede ayudar a controlar los problemas causados por errores contables.
Las empresas pueden encontrar y corregir errores comprobando minuciosamente los registros financieros cerca del final de un periodo contable. Esto les da la oportunidad de asegurarse de que están siguiendo los requisitos de cumplimiento en su nicho y mejorar la precisión de sus datos financieros.
Las auditorías financieras se realizan cuando profesionales cualificados revisan los registros financieros de una empresa. Comprueban que todo parece correcto y se ha declarado de la forma adecuada. También harán una evaluación de la salud financiera de la empresa, que puede ser necesaria para aceptar una inversión o un préstamo.
Las revisiones financieras, por su parte, son un examen detallado de los registros financieros por parte de alguien que podría estar en la empresa. Estas revisiones evalúan el rendimiento financiero global y sugieren áreas de mejora. Ayudan a comprobar lo estrictos que son los controles financieros, identificar los mayores riesgosy sugieren formas de mejorar la utilidad de los informes financieros.
Adoptar software y tecnología de contabilidad de la construcción
El uso de un potente software de contabilidad es esencial para cualquier empresa que crezca más allá de un pequeño equipo. Simplifica procesos financieros complejos, como la elaboración de informes y el cumplimiento normativo, y elimina las posibilidades de error humano en la medida de lo posible.
En general, los programas de contabilidad ayudan a las empresas a gestionar sus recursos y a tomar decisiones sobre cómo deben trabajar basándose en previsiones precisas. También hay que tener en cuenta las herramientas de programación de proyectos, que ayudan a comprobar si un proyecto se está ejecutando según lo previsto o no.
Dicho esto, en la construcción, estas decisiones contables se toman mejor con información detallada y combinada sobre los recursos y el estado del proyecto. Por eso las empresas utilizan herramientas especializadas como software ERP de construcción Sage para mantener todos sus datos empresariales en un solo lugar.
Al integrar sus cuentas con todos los datos que las afectan, el software ERP puede reducir la cantidad de tiempo que dedica a buscar los datos que necesita y mejorar el flujo de información de su empresa.
Cuando los gestores de contratos y los aparejadores pueden introducir datos a medida que trabajan, lo que proporciona datos en tiempo real, es fácil detectar los sobrecostes antes de que se produzcan.
En la oficina, poner toda la empresa en un único sistema ERP le ofrece todo lo que necesita para controlar el gasto. Y en la obra, las aplicaciones móviles permiten a tu equipo conciliar los pedidos con las entregas, reduciendo costes, residuos y gastos generales.
- Los informes automatizados reducen la posibilidad de que un error humano estropee la contabilidad, los estados financieros y las proyecciones.
- Gracias a la visibilidad en tiempo real, podrá detectar los efectos de una mala contabilidad en cuanto empiecen a afectar a su negocio. Los cuadros de mando personalizados pueden mostrarle factores como los costes de los proyectos, el flujo de caja libre y la rentabilidad a medida que cambian día a día. Con el software ERP, no hay sorpresas desagradables en sus cuentas.
- El software ERP creado pensando en los contratistas está diseñado para cumplir los requisitos específicos del sector, como el método de porcentaje de finalización y el método de contrato finalizado para el reconocimiento de ingresos. No tiene que preocuparse de que sus cuentas cumplan las leyes fiscales y los requisitos de información que debe seguir.
Mejorar el proceso de contabilidad de la construcción
Los errores contables son inevitables. Con los sistemas y procesos adecuados, los profesionales contables adecuados y las herramientas contables específicas para la construcción, puede evitar que una mala contabilidad afecte negativamente a la salud financiera de su empresa.
La aplicación de estas buenas prácticas le ayuda a gestionar una empresa más estable y a garantizar el cumplimiento de la normativa del sector. Si se hace bien, también puede contribuir a una mejor toma de decisiones, una mayor eficiencia y el crecimiento general de su empresa.
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