Que votre entreprise travaille encore à distance par nécessité ou que vous envisagiez d'étendre les options de travail à distance à l'avenir en tant qu'avantage, vous devrez mettre en place un plan pour vous assurer que votre équipe continue à prospérer.
Lorsque les entreprises ont rapidement adopté le travail à distance en raison de COVID-19 au début de l'année 2020, les opérations étaient en mode d'urgence, et ce n'était pas comme d'habitude. Mais à mesure que vous et votre personnel vous installez, il est important de réfléchir à la manière d'adapter votre style de gestion.
Voici quelques considérations et ajustements que vous pouvez faire pour assurer la réussite de votre équipe à distance.
Une journée dans la vie d'un télétravailleur
Si vous n'êtes pas habitué à ce que votre équipe travaille en dehors du bureau, vous pouvez avoir l'impression de n'avoir aucune idée de ce que font vos employés tout au long de la journée. Cette situation peut être déstabilisante pour n'importe quel responsable.
Réfléchissez à la manière dont vous gériez la productivité des employés lorsque vous travailliez ensemble au bureau et, le cas échéant, aux tactiques que vous utilisiez à l'origine et qui pourraient encore être efficaces. N'hésitez pas à vous en tenir à un modèle similaire, du moins jusqu'à ce que vous en trouviez un qui fonctionne mieux.
Cadences des réunions
Ce qui semblait être trop de temps passé en tête-à-tête au bureau peut sembler insuffisant lorsque l'équipe est séparée, et vice versa. Certaines équipes réunissent tout le monde pour un rapide "standup" quotidien de 15 à 20 minutes afin de donner le ton de la journée, tandis que d'autres approfondissent la question lors d'une réunion hebdomadaire d'une heure. Essayez les deux, demandez l'avis de votre équipe et voyez ce qui vous convient le mieux.
Indépendamment des réunions d'équipe, vous devez prévoir des entretiens individuels réguliers avec chaque employé, hebdomadaires ou bihebdomadaires, afin d'aborder les objectifs, les progrès, les obstacles et les préoccupations éventuelles. Ce temps individuel vous permettra, à vous et à votre employé, d'aborder en privé toute question relative au travail à distance ( déficiences ).
Fixer des attentes
En fonction de votre culture d'entreprise, la manière dont vous attendez des employés à distance qu'ils structurent leur journée de travail peut varier considérablement. Réfléchissez aux questions suivantes :
- Votre personnel doit-il pointer quotidiennement à l'aide d'une application ?
- Devez-vous établir un accès partagé au calendrier ?
- Les employés doivent-ils être disponibles à tout moment pendant les heures de travail ?
- Les horaires variables sont-ils acceptables et, si oui, dans quelle mesure ?
- Si les estimateurs ou les chefs de projet doivent se rendre sur les chantiers, comment ce temps doit-il être comptabilisé ?
- Devez-vous recevoir un rapport quotidien ou hebdomadaire sur l'état d'avancement des travaux ?
En prenant des décisions claires sur des politiques de ce type et en les communiquant de manière cohérente, vous contribuerez grandement à lever l'ambiguïté et l'incertitude que ressentent vos employés lorsqu'ils travaillent à domicile. Lorsqu'ils savent ce que l'on attend d'eux, il est facile de répondre à leurs attentes.
Communication à distance
Votre style de communication n'a pas besoin de changer lorsque votre équipe est à distance, mais vous devriez peut-être le repenser au moins un peu. Si vous avez l'habitude de ne pas intervenir, votre équipe pourrait apprécier d'avoir de vos nouvelles plus régulièrement afin qu'elle ne se sente pas isolée et déconnectée de l'ensemble de l'entreprise. La surcommunication, en particulier dans les premiers temps du travail à distance, est généralement la meilleure solution.
Faites attention au ton que vous employez, car les expressions faciales et le langage corporel sont absents ou peuvent être mal interprétés, même par vidéo. Soyez prêt à soutenir les membres de votre équipe qui ne s'adaptent pas bien au travail à distance en les laissant exprimer leurs frustrations de temps en temps, et essayez d'être compréhensif.
Il peut également être utile de renforcer la camaraderie en encourageant des discussions non liées au travail pendant une courte période de la réunion. Posez des questions sur les conjoints et les enfants de vos employés, sur leurs projets pour le week-end, ou faites simplement la conversation.
Des outils indispensables pour faciliter la transition
Pour une situation temporaire à distance, il n'est pas nécessaire de disposer des dernières plates-formes de vidéoconférence et de chat. De simples appels téléphoniques et des courriels peuvent très bien faire l'affaire. Mais il existe des outils dont vous pouvez difficilement vous passer, et si vous souhaitez faire du travail à domicile un principe fondamental de votre culture, vous devez envisager d'investir dans la technologie.
Lorsque vous évaluez un logiciel, pensez à son accessibilité pour le travail à distance : votre équipe sera-t-elle en mesure de collaborer au travail selon les besoins ? Les programmes de bureau à l'ancienne peuvent rendre le travail à distance entre équipes difficile, voire presque impossible. Veillez donc à choisir des outils basés sur le site cloud qui permettent à votre équipe de travailler au mieux, quel que soit l'endroit où se trouve son bureau.
Parmi les meilleurs outils basés sur le site cloud, on peut citer
- Zoom pour la vidéoconférence
- Slack pour la messagerie instantanée
- Planhub et Construction Journal pour les plateformes ITB
- STACK pour prises de mesures, l'estimation et la gestion des documents
- Procore et eSUB pour la gestion de projet
- Raken pour la production et le suivi des temps
- Billd pour la rationalisation des flux de trésorerie
- Foundation Software et UDA pour la comptabilité et la paie
Autres considérations
Aider vos employés à faire la transition lorsque vous mettez en place une nouvelle politique de travail à distance peut s'avérer délicat, et le travail à domicile ne convient pas à tout le monde. Certains s'épanouiront dans un environnement à distance, tandis que d'autres préféreront continuer à venir au bureau. À mesure que votre programme de travail à distance se développe, n'oubliez pas de traiter les employés sur place et à distance sur un pied d'égalité. Évitez de considérer le bureau comme une plaque tournante et d'isoler les autres.
Enfin, sachez que le fait que les employés travaillent à domicile ne crée pas en soi une culture du travail à distance. Si vous souhaitez attirer une jeune génération d'estimateurs potentiels habitués à certains avantages, vous devrez travailler avec votre équipe de direction pour passer à une politique réellement favorable au travail à distance.
Vous avez besoin de quelque chose pour lancer la conversation ? Utilisez ces idées pour commencer.
