Bien que la meilleure pratique suggérée soit de conserver vos données dans la plateforme STACK et de créer des devis et des propositions détaillés directement à partir de vos informations prise de mesure , nous reconnaissons que tous les estimateurs ne travaillent pas de la même manière. Microsoft Excel a toujours été un élément du processus d'estimation pour de nombreuses personnes, et nous reconnaissons qu'il est encore couramment utilisé. Excel est un outil formidable qui permet non seulement d'organiser et d'analyser les données, mais aussi d'apprendre vos modèles.
Si vous continuez à utiliser le tableur, nous souhaitons vous présenter les principales choses à faire et à ne pas faire lors de la présentation et de l'analyse de vos données. Vous pouvez avoir des erreurs mineures qui s'additionnent à long terme, ou des erreurs majeures, comme en 2005 lorsqu'un employé de Kodak a ajouté trop de zéros. 2005, lorsqu'un employé de Kodak a ajouté trop de zéros, ce qui a entraîné une surestimation de 11 millions de dollars. ce qui a entraîné une surévaluation de 11 millions de dollars. Excel avec Excel avec nos pratiques recommandées :
CTRL + Z Ces erreurs, RAPIDEMENT !
Il est facile de commettre des erreurs dans des feuilles de calcul complexes contenant plusieurs formules, ensembles de données et feuilles multiples. Eliminez ces erreurs courantes dans vos pratiques Excel :
Ne pas laisser les cellules contenant des formules non verrouillées
Vos feuilles de calcul contiennent des données précieuses. D'un simple clic, vos formules complexes ou vos mises en forme spéciales peuvent disparaître. Protégez votre travail des modifications indésirables en verrouillant une cellule ou une plage de cellules. Allez à : Format - Cellules - Protection. Astuce : si vous partagez vos feuilles de calcul avec plusieurs utilisateurs, vous pouvez protéger la feuille afin que les autres utilisateurs ne puissent pas déverrouiller les cellules (Outils - Protection - Protéger la feuille).
Ne pas mettre plusieurs valeurs dans un même champ
Donnez aux données leur propre cellule. Le fait de placer plusieurs valeurs dans une même cellule rend presque impossible l'analyse, la saisie d'une formule, la catégorisation ou l'établissement d'un graphique. Par exemple, séparez la quantité et la description de l'article dans des lignes différentes.
N'oubliez pas de sauvegarder les versions pour une piste d'audit
Excel ne peut pas vous montrer l'historique des versions des documents. N'oubliez pas de sauvegarder les versions de vos feuilles de calcul au fur et à mesure des modifications apportées au projet afin de vous prémunir contre les risques potentiels ou les litiges. Astuce : si vous utilisez Office 365 ou une version en ligne, vous disposez d'une fonction d'enregistrement qui permet d'identifier facilement les modifications et de remonter jusqu'au membre de l'équipe qui les a effectuées. Cloud
Les 6 meilleurs conseils et astuces pour l'estimation dans Excel
1. Valeurs absolues et relatives
Il existe deux types de références de cellules dans Excel : les références absolues et les références relatives. Lorsque des données sont copiées dans une autre cellule, les formules de cellule absolues restent constantes. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une majoration de 20 % sur les matériaux et la main-d'œuvre, vous pouvez ajouter cette valeur fixe dans la formule de votre cellule.
Les cellules relatives sont la référence par défaut, et ces formules changent en fonction de la position relative des lignes et des colonnes. Vous pouvez utiliser cette référence pour calculer le prix en fonction de la quantité. Astuce : la touche F4 de votre clavier est un raccourci permettant de basculer entre les références absolues, relatives et mixtes des cellules. Formules : Absolue =$A$1, Relative =A1.
2. Choisir dans une liste
Vous pouvez créer des listes déroulantes dans les cellules à l'aide de la fonction Validation des données. Cette fonction limite les entrées de sorte que seules les valeurs que vous avez présélectionnées sont appliquées à la feuille. Cette fonction est très utile lorsque plusieurs utilisateurs ont accès à un classeur. Par exemple, si vous saisissez des noms de matériaux de couverture, vous pouvez prédéfinir le métal, les bardeaux, le solaire, l'ardoise, etc. Allez à : Données - Validation - Paramètres - Liste.
3. Messages contextuels pour des données spécifiques
Vous pouvez choisir d'afficher un message de saisie lorsqu'un utilisateur met en surbrillance une cellule spécifique, afin de lui donner des indications sur le type de données à saisir. Par exemple, si vous saisissez des tarifs de main-d'œuvre, vous pouvez sélectionner une fourchette allant de 20 $/hr-80 $/h, et ainsi de suite. Astuce : vous pouvez également afficher une alerte d'erreur lorsqu'un utilisateur saisit des données non valides, afin de protéger davantage votre devis contre les erreurs. Allez à : Données - Validation - Message d'entrée.
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4. Utiliser des options de sélection prédéfinies
Les noms définis dans Excel facilitent la référence aux ensembles de données, au lieu d'écrire le nom de la cellule à chaque fois. Le référencement et la saisie des formules exactes dans les cellules prennent beaucoup de temps, surtout si vous disposez d'ensembles de données complexes. Donner des noms significatifs aux plages et aux cellules individuelles permet d'y remédier :
=SUM($A$2:$A$10, $D$2:$D$10)
dans ce domaine :
=SOMME(PRIX, MAJORATION)
Aller à : Formules - Définir le nom.
5. La formule AutoSum sera votre meilleure amie
Cette fonction d'Excel est probablement la plus utilisée par les estimateurs, car ils ont besoin de sous-totaux et de totaux ventilés pour prises de mesures, les coûts non mesurés et la main-d'œuvre. En plus de SOMME, la petite flèche déroulante permet d'accéder à d'autres formules, telles que MOYENNE, MAX et MIN. Voir : Formules - AutoSum.
6. Sauvegarder Sauvegarder Sauvegarder
Et sauvegardez à nouveau. Cela semble évident, mais il faut en faire une mémoire musculaire. Les risques liés à la reprise et les données données en utilisant sur place est élevé, c'est pourquoi nous recommandons d'effectuer vos estimations au sein de la plateforme STACK . La bonne nouvelle ? Si vous êtes abonné à Microsoft 365, Excel enregistrera automatiquement votre fichier toutes les quelques secondes. Conseil : CTRL + S est le raccourci pour sauvegarder. Allez à : Fichier - Enregistrer.
5 fonctions rapides pour l'estimation dans Excel
1. Geler les vitres
Verrouillez des lignes et des colonnes spécifiques pour qu'elles soient toujours visibles. Allez dans : Affichage - Geler les volets.
2. Filtre
Cette fonction permet d'effectuer des vérifications et des bilans, de parcourir rapidement des listes de données et de limiter les informations lors d'une présentation à d'autres personnes. Allez à : Données - Filtre.
3. Formatage conditionnel pour le codage couleur des données
La mise en forme conditionnelle vous permet de modifier la couleur d'une cellule en fonction des données qu'elle contient. Par exemple, vous pouvez signaler les totaux qui ne correspondent pas à votre prix au mètre carré, afin de vous assurer que vous ne sous-enchérissez pas. Voir : Mise en forme conditionnelle - Règles de mise en évidence des cellules.
4. Ajouter plusieurs lignes ou colonnes
Si le document est révisé et que des structures sont ajoutées à votre travail, vous devez réviser votre estimation. Pour ajouter plusieurs lignes ou colonnes, mettez en surbrillance le même nombre de lignes ou de colonnes préexistantes que vous souhaitez ajouter. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris et sélectionnez "Insérer".
5. Envelopper le texte
La saisie de longs textes dans les feuilles de calcul permet par défaut au texte de se poursuivre à l'infini. Rendez vos notes (ou votre roman) lisibles dans la cellule. Allez dans : Format - Cellules - Alignement - Envelopper le texte.
Saviez-vous que...
Vous pouvez faire des devis directement sur STACK? Notre plateforme propose deux types de devis pour répondre aux besoins de votre entreprise : les devis de coûts unitaires et les devis de matériaux et de main d'œuvre. Grâce à l'intégration de nos données régionales sur les coûts, vous êtes en mesure d'intégrer automatiquement les prix dans votre devis. Lorsque vous aurez calculé votre prix de vente et votre bénéfice, vous pourrez créer une proposition personnalisée et professionnelle sur STACK!
Si vous êtes toujours plus à l'aise avec Excel, vous pouvez intégrer le logiciel pour faire des estimations à l'adresse STACK. STACK's Report Sync plug-in for Excel peut être ajouté directement à votre logiciel Excel via le magasin d'applications de Microsoft. Une fois installé, le plug-in affiche une liste de rapports axés sur les coûts qui se trouvent dans votre compte STACK . Grâce à ces données, vous pouvez faire correspondre les informations de votre projet STACK directement à votre feuille de calcul, sans jamais quitter Excel. Essayez-le maintenant gratuitement !
