Bien que la meilleure pratique suggérée soit de conserver vos données dans la plateforme STACK et de créer des estimations et des propositions détaillées directement à partir de vos informations de mesure , nous reconnaissons que tous les estimateurs ne travaillent pas de la même manière. Microsoft Excel a toujours été un élément du processus d'estimation pour de nombreuses personnes, et nous reconnaissons qu'il est encore couramment utilisé. Excel est un outil formidable qui permet non seulement d'organiser et d'analyser les données, mais aussi d'apprendre vos modèles.
Si vous continuez à utiliser le tableur, nous souhaitons vous présenter les principales choses à faire et à ne pas faire lors de la présentation et de l'analyse de vos données. Vous pouvez avoir des erreurs mineures qui s'additionnent à long terme, ou des erreurs majeures, comme en 2005 lorsqu'un employé de Kodak a ajouté trop de zéros. 2005, lorsqu'un employé de Kodak a ajouté trop de zéros, ce qui a entraîné une surestimation de 11 millions de dollars. ce qui a entraîné une surévaluation de 11 millions de dollars. Excel avec Excel avec nos pratiques recommandées :
Les avantages de l'utilisation d'Excel pour l'estimation des travaux de construction
L'utilisation d'Excel pour l'estimation des travaux de construction offre toute une série d'avantages pratiques, ce qui en fait un choix privilégié pour de nombreux professionnels de la construction :
- Rapport coût-efficacité: Excel est souvent plus abordable que les logiciels d'estimation spécialisés, qui peuvent être coûteux à l'achat et à la maintenance. Pour les petites entreprises ou les projets ponctuels, Excel offre une solution peu coûteuse sans sacrifier les fonctionnalités essentielles de l'estimation.
- Personnalisation: La flexibilité d'Excel permet aux utilisateurs de concevoir des feuilles de calcul qui répondent aux exigences spécifiques d'un projet. Qu'il s'agisse de créer des ventilations de coûts uniques ou d'organiser des listes de matériaux et de main-d'œuvre, Excel peut être facilement adapté pour répondre aux besoins spécifiques de différents projets de construction.
- Formules et fonctions robustes: Excel propose un large éventail de formules intégrées capables de gérer des calculs complexes, ce qui facilite l'construire estimations précises. En définissant des formules personnalisées, les utilisateurs peuvent tout calculer, des coûts des matériaux aux délais des projets, ce qui réduit la probabilité d'erreurs coûteuses et permet de gagner du temps.
- Capacités d'intégration: Excel s'intègre de manière transparente à d'autres outils logiciels, tels que les plateformes de gestion de projet et les bases de données de matériaux, ce qui permet aux utilisateurs d'extraire des données supplémentaires en fonction de leurs besoins. Ces intégrations améliorent l'efficacité du flux de travail, garantissant que les estimations sont précises, opportunes et reflètent les informations les plus récentes.
- Interface familière: Pour de nombreux utilisateurs, l'interface familière d'Excel est facile à utiliser, ce qui réduit la courbe d'apprentissage et permet aux équipes de commencer à estimer rapidement. Cette familiarité peut également améliorer la collaboration puisque plusieurs membres de l'équipe sont susceptibles de maîtriser le programme.
Ces avantages peuvent faire d'Excel un outil accessible aux professionnels de la construction qui ont besoin de flexibilité et d'efficacité dans leurs processus d'estimation, sans le coût supplémentaire ou la rigidité d'un logiciel spécialisé.
Comment configurer une nouvelle feuille de calcul pour l'estimation
La création d'une feuille de calcul Excel de base pour l'estimation des travaux de construction implique d'organiser les données de manière à faciliter la saisie des quantités, l'application des coûts unitaires et le calcul des totaux pour les matériaux, la main-d'œuvre et les autres dépenses. Voici un guide simple pour configurer votre feuille de calcul avec des concepts, des paramètres et des exigences essentiels.
1. Définir les sections clés
- Informations d'en-tête : En haut de la page, indiquez les détails du projet tels que le nom du projet, le client, la date et le nom de l'estimateur.
- Catégories de coûts : Organiser des sections pour les différentes catégories de coûts, par exemple :
- Matériaux
- Travail
- Equipement
- Sous-traitant
- Frais généraux et bénéfices
2. Mise en place des colonnes
Pour chaque catégorie, créez des colonnes qui vous permettront de suivre les détails essentiels :
- Description de l'article : Liste chaque élément ou tâche spécifique, comme "Béton" ou "Travail de charpente".
- Quantité : Indiquez les quantités nécessaires pour chaque article.
- Unité de mesure (UoM) : Définir les unités (par exemple, les pieds carrés, les mètres cubes, les heures).
- Coût unitaire : Entrez le coût par unité (par exemple, le coût par pied carré de cloison sèche).
- Calcul du coût total : Multiplier la quantité par le coût unitaire. Utilisez une formule comme =B2*C2 pour le calculer automatiquement.
3. Appliquer des formules et des fonctions de base
- Utiliser les fonctions fonctions SUM pour totaliser les coûts de chaque section, par exemple, =SUM(D2:D10) pour une colonne de coûts.
- Ajouter un Total général en bas pour faire la somme de toutes les catégories.
4. Formatage pour la lisibilité
- Format des devises : Formatez les colonnes de coûts en devises pour plus de clarté. Sélectionnez les cellules, allez dans le menu Accueil et cliquez sur Devise dans le menu Format.
- Bordures et ombres : Utilisez les bordures de cellules pour séparer les sections et ajoutez des ombres aux en-têtes pour une mise en page nette.
5. Création de modèles pour la réutilisation
- Enregistrez la feuille de calcul en tant que modèle si vous l'utilisez pour plusieurs projets. De cette façon, vous pouvez commencer avec une structure pré-remplie à chaque fois, sans avoir à saisir à nouveau les formules et les paramètres.
Cette configuration offre un moyen simple et organisé d'effectuer des estimations de construction, tout en laissant de la place pour ajouter des détails et de la complexité au fur et à mesure que vous gagnez en expérience ou que vous avez besoin de fonctions plus avancées.
Conseil rapide : CTRL + Z Ces erreurs, RAPIDEMENT !
Il est facile de commettre des erreurs dans des feuilles de calcul complexes contenant plusieurs formules, ensembles de données et feuilles multiples. Eliminez ces erreurs courantes dans vos pratiques Excel :
Ne pas laisser les cellules contenant des formules non verrouillées
Vos feuilles de calcul contiennent des données précieuses. D'un simple clic, vos formules complexes ou vos mises en forme spéciales peuvent disparaître. Protégez votre travail des modifications indésirables en verrouillant une cellule ou une plage de cellules. Allez à : Format - Cellules - Protection. Astuce : si vous partagez vos feuilles de calcul avec plusieurs utilisateurs, vous pouvez protéger la feuille afin que les autres utilisateurs ne puissent pas déverrouiller les cellules (Outils - Protection - Protéger la feuille).
Ne pas mettre plusieurs valeurs dans un même champ
Donnez aux données leur propre cellule. Le fait de placer plusieurs valeurs dans une même cellule rend presque impossible l'analyse, la saisie d'une formule, la catégorisation ou l'établissement d'un graphique. Par exemple, séparez la quantité et la description de l'article dans des lignes différentes.
N'oubliez pas de sauvegarder les versions pour une piste d'audit
Excel ne peut pas vous montrer l'historique des versions des documents. N'oubliez pas de sauvegarder les versions de vos feuilles de calcul au fur et à mesure des modifications apportées au projet afin de vous prémunir contre les risques potentiels ou les litiges. Astuce : si vous utilisez Office 365 ou une version en ligne, vous disposez d'une fonction d'enregistrement qui permet d'identifier facilement les modifications et de remonter jusqu'au membre de l'équipe qui les a effectuées. Cloud
Les 6 meilleures pratiques d'Excel pour l'estimation
1. Valeurs absolues et relatives
Il existe deux types de références de cellules dans Excel : les références absolues et les références relatives. Lorsque des données sont copiées dans une autre cellule, les formules de cellule absolues restent constantes. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une majoration de 20 % sur les matériaux et la main-d'œuvre, vous pouvez ajouter cette valeur fixe dans la formule de votre cellule.
Les cellules relatives sont la référence par défaut, et ces formules changent en fonction de la position relative des lignes et des colonnes. Vous pouvez utiliser cette référence pour calculer le prix en fonction de la quantité. Astuce : la touche F4 de votre clavier est un raccourci permettant de basculer entre les références absolues, relatives et mixtes des cellules. Formules : Absolue =$A$1, Relative =A1.
2. Choisir dans une liste
Vous pouvez créer des listes déroulantes dans les cellules à l'aide de la fonction Validation des données. Cette fonction limite les entrées de sorte que seules les valeurs que vous avez présélectionnées sont appliquées à la feuille. Cette fonction est très utile lorsque plusieurs utilisateurs ont accès à un classeur. Par exemple, si vous saisissez des noms de matériaux de couverture, vous pouvez prédéfinir le métal, les bardeaux, le solaire, l'ardoise, etc. Allez à : Données - Validation - Paramètres - Liste.
3. Messages contextuels pour des données spécifiques
Vous pouvez choisir d'afficher un message de saisie lorsqu'un utilisateur met en surbrillance une cellule spécifique, afin de lui donner des indications sur le type de données à saisir. Par exemple, si vous saisissez des tarifs de main-d'œuvre, vous pouvez sélectionner une fourchette allant de 20 $/hr-80 $/h, et ainsi de suite. Astuce : vous pouvez également afficher une alerte d'erreur lorsqu'un utilisateur saisit des données non valides, afin de protéger davantage votre estimation contre les erreurs. Allez à : Données - Validation - Message d'entrée.
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4. Utiliser des options de sélection prédéfinies
Les noms définis dans Excel facilitent la référence aux ensembles de données, au lieu d'écrire le nom de la cellule à chaque fois. Le référencement et la saisie des formules exactes dans les cellules prennent beaucoup de temps, surtout si vous disposez d'ensembles de données complexes. Donner des noms significatifs aux plages et aux cellules individuelles permet d'y remédier :
=SUM($A$2:$A$10, $D$2:$D$10)
dans ce domaine :
=SOMME(PRIX, MAJORATION)
Aller à : Formules - Définir le nom.
5. La formule AutoSum sera votre meilleure amie
Cette fonction d'Excel est probablement la plus utilisée par les estimateurs, car ils ont besoin de sous-totaux et de totaux ventilés pour les mesures, les coûts non mesurés et la main-d'œuvre. En plus de SOMME, la petite flèche déroulante fait apparaître d'autres formules, comme MOYENNE, MAX et MIN. Allez à : Formules - AutoSum.
6. Sauvegarder Sauvegarder Sauvegarder
Et sauvegardez à nouveau. Cela semble évident, mais il faut en faire une mémoire musculaire. Les risques liés à la reprise et les données données en utilisant sur place est élevé, c'est pourquoi nous recommandons d'effectuer vos estimations au sein de la plateforme STACK . La bonne nouvelle ? Si vous êtes abonné à Microsoft 365, Excel enregistrera automatiquement votre fichier toutes les quelques secondes. Conseil : CTRL + S est le raccourci pour sauvegarder. Allez à : Fichier - Enregistrer.
5 fonctions utiles pour l'estimation des travaux de construction avec Excel
1. Geler les vitres
Verrouillez des lignes et des colonnes spécifiques pour qu'elles soient toujours visibles. Allez dans : Affichage - Geler les volets.
2. Filtre
Cette fonction permet d'effectuer des vérifications et des bilans, de parcourir rapidement des listes de données et de limiter les informations lors d'une présentation à d'autres personnes. Allez à : Données - Filtre.
3. Formatage conditionnel pour le codage couleur des données
La mise en forme conditionnelle vous permet de modifier la couleur d'une cellule en fonction des données qu'elle contient. Par exemple, vous pouvez signaler les totaux qui ne correspondent pas à votre prix au mètre carré, afin de vous assurer que vous ne sous-enchérissez pas. Voir : Mise en forme conditionnelle - Règles de mise en évidence des cellules.
4. Ajouter plusieurs lignes ou colonnes
Si le document est révisé et que des structures sont ajoutées à votre travail, vous devez revoir votre estimation. Pour ajouter plusieurs lignes ou colonnes, mettez en surbrillance le même nombre de lignes ou de colonnes préexistantes que vous souhaitez ajouter. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris et sélectionnez "Insérer".
5. Envelopper le texte
La saisie de longs textes dans les feuilles de calcul permet par défaut au texte de se poursuivre à l'infini. Rendez vos notes (ou votre roman) lisibles dans la cellule. Allez dans : Format - Cellules - Alignement - Envelopper le texte.
Les inconvénients d'Excel et le moment de passer à la version supérieure
Excel est un outil puissant et largement utilisé dans de nombreuses industries, offrant flexibilité et simplicité pour diverses tâches, y compris l'estimation des coûts. Cependant, à mesure qu'une entreprise se développe, Excel peut devenir difficile à gérer efficacement, en particulier dans le domaine de la construction et de l'estimation, où la complexité des données et le volume des projets augmentent au fil du temps. Parmi les problèmes que les entreprises peuvent rencontrer, citons
- Évolutivité déficiences:
- Convient aux petits projets, mais a du mal à gérer les projets de grande envergure et les données complexes.
- Les fichiers Excel volumineux peuvent ralentir, se bloquer ou devenir difficiles à parcourir.
- Risque accru d'inexactitude des données et de perte de productivité.
- Exigences en matière de compétences des utilisateurs :
- Les formules et fonctions complexes requièrent des compétences avancées.
- Des erreurs mineures peuvent entraîner des erreurs de calcul coûteuses.
- L'absence de pistes d'audit complique la détection des erreurs.
- Défis en matière de collaboration :
- Difficile pour plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document.
- Le contrôle des versions déficiences et les informations obsolètes sont monnaie courante.
L'adoption d'un logiciel d'estimation dédié à la construction comme STACK peut offrir une série d'avantages qui aident les entreprises à surmonter ces limitations. STACK offre une gestion de projet et des capacités d'estimation centralisées et cloud, permettant aux équipes de travailler sur des mesures et des estimations en temps réel. Il a été conçu pour le secteur de la construction et propose des bases de données, des modèles et des outils préconstruits spécialement conçus pour une estimation précise et efficace.
Cela améliore également l'évolutivité, car STACK peut traiter de grands volumes de données de manière transparente, ce qui permet aux entreprises d'entreprendre des projets plus importants sans sacrifier l'efficacité.
En fin de compte, les logiciels d'estimation commerciale tels que STACK améliorent la précision, la productivité et l'évolutivité, permettant aux entreprises de suivre le rythme de la croissance sans les limites inhérentes à Excel.
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Si vous êtes toujours plus à l'aise avec Excel, vous pouvez intégrer le logiciel à l'estimation avec STACK. STACKplug-in Report Sync plug-in pour Excel de STACK peut être ajouté directement à votre logiciel Excel par l'intermédiaire du magasin d'applications de Microsoft. Une fois installé, le plug-in affiche une liste de rapports axés sur les coûts qui se trouvent dans votre compte STACK . Avec ces données, vous pouvez mapper l'information de votre projet STACK directement dans votre feuille de calcul, sans jamais quitter Excel. Essayez-le maintenant gratuitement !
