El riesgo es un factor preocupante para todos los contratistas, ya que hace impredecibles planes que, de otro modo, estarían claros, y puede afectar a todos los aspectos de un proyecto, a menudo repercutiendo significativamente en los beneficios si algo sale mal. La buena noticia es que muchos riesgos financieros pueden evitarse en la fase previa a la construcción con un proceso sólido y herramientas eficaces. He aquí cómo.
¿Qué queremos decir cuando hablamos de preconstrucción?
La preconstrucción en este caso incluye cualquier actividad previa a la adjudicación de un proyecto, por lo que abarca los pasos dados por el contratista general para solicitar ofertas, así como los subcontratistas que preparan presupuestos y licitan en el proyecto.
La fase previa a la construcción es la base sobre la que se construirá el resto del trabajo, por lo que existe una presión y un incentivo importantes para que esta parte del proyecto se realice correctamente. Una fase de preconstrucción mal realizada acarreará multitud de problemas en el futuro.
Desafíos para mitigar el riesgo en la construcción
Dado que en los proyectos de construcción intervienen tantas partes interesadas y que cada una de ellas depende de las demás para tener éxito, el riesgo es uno de los principales motivos de preocupación. Anticiparse a los problemas que puedan surgir y planificar la gestión de riesgos en la construcción es esencial a ambos lados del proceso de licitación.
3 riesgos comunes a los que se enfrentan los contratistas generales en la fase previa a la construcción
A la hora de comprometerse con un proyecto, los contratistas generales deben tener en cuenta lo siguiente:
- Solicitar y recibir suficientes ofertas de subcontratistas para cubrir el trabajo necesario. Si al final de la fase de licitación no hay ningún subcontratista interesado en determinadas partes del proyecto, no se puede seguir adelante hasta que se encuentre a alguien que realice esa parte del trabajo, lo que puede alargar la fase previa a la construcción y afectar a la programación y planificación, retrasando todo el trabajo desde el principio.
- Invitar al tipo adecuado de proveedores para el trabajo. Los contratistas generales deben tener una amplia red de contactos a la hora de precalificar a los subcontratistas, de modo que puedan elegir a los más adecuados para cada licitación. Deben conocer la información básica sobre cada empresa de su lista, como cuánto tiempo llevan en el mercado, su índice de siniestralidad, el tipo de seguro que tienen, si son propiedad de mujeres o minorías, y otros factores. De este modo, pueden estar seguros de invitar sólo a los mejores subcontratistas que cumplan los requisitos del propietario o de la administración, sin los cuales podrían no estar cualificados para encargarse del proyecto.
- Seleccionar a los subcontratistas adecuados para cada parte del proyecto. Una vez que se han recibido suficientes ofertas de los proveedores adecuados, es importante que los contratistas generales tomen una decisión informada sobre qué subcontratista será la mejor opción para su subconjunto de trabajo. Deben tener un conocimiento sólido de cuánto costará aproximadamente el trabajo para cada oficio y qué tipo de materiales serán los más adecuados, de modo que puedan evaluar las ofertas de los subcontratistas. Sin estos conocimientos, podrían elegir a un subcontratista que cobre de más por el proyecto o que no entienda bien lo que requiere el trabajo.
3 riesgos comunes a los que se enfrentan los subcontratistas en la fase previa a la construcción
En el otro lado del proyecto, cuando se preparan para licitar un trabajo, los subcontratistas deben centrarse en:
- Trabajar con la documentación del proyecto más actualizada disponible en todo momento. Los proyectos y los planos evolucionan y cambian con frecuencia, por lo que los subcontratistas deben vigilar constantemente que trabajan con la última versión de los planos; de lo contrario, pueden elaborar un presupuesto a partir de información obsoleta, lo que les haría perder el trabajo o perder beneficios debido a costes imprevistos.
- Elaborar un presupuesto preciso y exhaustivo. Los riesgos relacionados con mediciones inexactas y errores humanos cuestan constantemente trabajos y beneficios a los contratistas. Si medidas no es más que una cifra aproximada, no se puede confiar en que las estimaciones se ajusten a lo previsto, y sin claridad en torno a los costes no medidos, los contratistas corren el riesgo de infravalorar los trabajos.
- Entregar la propuesta de licitación a tiempo. Sin las herramientas y el ancho de banda adecuados, el proceso de medida y estimación puede llevar mucho tiempo, y existe el riesgo de esforzarse solo para incumplir el plazo de presentación de ofertas y ni siquiera ser considerado para el trabajo.
Otras consecuencias de un mal proceso previo a la construcción
Sin un sólido flujo de trabajo previo a la construcción, una vez que el proyecto avanza, surgen riesgos adicionales, como problemas con la planificación y la programación o la repetición de las obras durante la construcción.
Las ofertas que subestiman la disponibilidad de mano de obra o materiales pueden causar problemas de programación si no se dispone de una cuadrilla adecuada en el momento en que se necesita. Por otra parte, si se presenta una oferta con un tipo específico de suministros, pero esos materiales están pendientes de entrega o no se pueden conseguir debido a una interrupción de la cadena de suministro, el equipo de campo podría quedarse sin trabajo en el momento previsto.
Si se licita a partir de documentos obsoletos, también se corre el riesgo de tener que volver a trabajar en la obra. Supongamos que una versión anterior de los planos indicaba un muro interior cuando una versión más reciente no lo tiene. Si un equipo trabaja a partir de documentos antiguos, puede que dedique tiempo a construir el muro y luego descubra que tiene que demolerlo, con el consiguiente coste de tiempo y dinero.
Como puede ver, varios factores de riesgo en la construcción tienen su origen en la fase previa, por lo que es importante abordarlos antes de que empiecen las obras.
Estrategias típicas de gestión de riesgos
Los riesgos pueden reducirse asegurándose de que los equipos pueden colaborar entre sí y con los equipos de gestión de proyectos:
- Una única fuente de información para planos, documentos y especificaciones
- Acceso a la información allí donde se necesite
- Actualizaciones instantáneas en tiempo real
Cómo ayuda el software de preconstrucción a mitigar riesgos
Aunque el software no puede resolver todos los problemas de la construcción, puede aliviar varios desafíos. Por parte del contratista general, una solución de gestión de ofertas como Procore, Pantera, PlanHub o PipelineSuite puede simplificar la tarea de buscar y precalificar subcontratistas en función de las necesidades del proyecto. Los contratistas generales pueden utilizar este tipo de herramientas para solicitar ofertas, así como para realizar la nivelación de ofertas, es decir, compararlas entre sí para elegir la mejor opción.
Los contratistas generales también pueden utilizar una herramienta de estimación y medida para realizar sus propias mediciones en el proyecto, tanto antes como después de presentar las ofertas, de modo que tengan una buena idea de cómo podría ser una oferta razonable y puedan comprobar rápidamente el trabajo de los subcontratistas al evaluar las propuestas.
La accesibilidad es clave en este tipo de procesos, por lo que la integración de programas informáticos de preconstrucción que permitan a los contratistas generales solicitar ofertas, a los subcontratistas realizar medidas y presupuestos, y a los contratistas generales enviar fácilmente sus propuestas, puede tener un gran impacto en ambas partes de la licitación.
Mitigación de riesgos para subcontratistas antes de la construcción
Gran parte del riesgo inherente a la preconstrucción para los subcontratistas proviene de un flujo de trabajo engorroso y puede aliviarse adoptando una plataforma que permita completar todos los pasos principales en un solo lugar. Veamos cada uno de los 3 componentes comentados anteriormente.
La necesidad de documentación actualizada: La gestión de documentos es una parte esencial para gestionar con éxito un proyecto desde la fase previa a la construcción hasta su finalización. Una herramienta que ofrezca almacenamiento en la nube debe ser una prioridad, para que todos los que trabajen en un documento puedan estar seguros de que están utilizando la versión más actualizada y de que los cambios se están realizando en tiempo real. Disponer de un único lugar donde guardar todos los documentos del proyecto ayuda a que todas las partes interesadas estén de acuerdo y reduce el tiempo dedicado a buscar información.
La importancia de la precisión: Tanto las mediciones exactas como las estimaciones precisas son cruciales para ganar licitaciones y obtener beneficios. Puede que los pequeños márgenes de error no parezcan gran cosa, pero pueden sumar: una herramienta medida sin función de arco suave, por ejemplo, puede calcular mal los materiales para artículos curvos hasta en un 15%. Para un caso redondeado, no es mucho, pero si constantemente se equivoca en la medición en un 15%, eso se acumula rápidamente.
No sólo medidas debe ser extremadamente preciso, sino que es igualmente importante traducirlo en estimaciones minuciosas. Una herramienta que reduzca el error humano adjuntando artículos y ensamblajes a medidas e introduciendo esos números en una función de estimación le permitirá adelantarse a los acontecimientos. Una herramienta que le permita manipular los costes indirectos, como los gastos generales, los impuestos sobre las ventas, los costes de los equipos, la mano de obra, etc., para alcanzar el margen de beneficio deseado le llevará a un nivel de sofisticación aún mayor en sus ofertas.
Puntualidad en la presentación de ofertas: La mejor oferta no puede ganar si no se presenta a tiempo. El software de preconstrucción puede eliminar las partes que más tiempo consumen de medida, la estimación y la generación de propuestas para que los subcontratistas puedan centrar su tiempo y energía en hacer los números bien. Una herramienta que ofrezca funciones como recuento automático, hipervínculos automáticos y asignación de nombres a las páginas de los planos, así como búsquedas, eliminará gran parte del trabajo de medidas.
Una plataforma que permite la creación de presupuestos detallados directamente desde medidas elimina el paso adicional de exportar o volver a introducir datos, y una que también puede generar propuestas profesionales a partir de un presupuesto final elimina otro paso más del proceso, haciendo que el flujo de trabajo sea más fluido y rápido, de modo que se puedan presentar más ofertas en menos tiempo.
Reduzca sus riesgos, mejore sus procesos
Aunque no todos los riesgos de la construcción se eliminan con un flujo de trabajo más claro, evaluar y mejorar la forma de gestionar la preconstrucción es una forma importante de reducir el riesgo asociado a las licitaciones. Para los subcontratistas en particular, una inversión que a menudo se amortiza con solo ganar un par de trabajos es una plataforma de preconstrucción de primera clase como STACK.
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