Elegir un nuevo software de presupuestación para la construcción puede resultar abrumador. Todas las plataformas prometen medidas más rápidas, presupuestos más precisos y una mejor colaboración. Pero, ¿cómo saber qué funciones son realmente importantes para tu empresa?
Sin embargo, la verdadera respuesta va más allá del flujo de trabajo. Las dificultades en el flujo de trabajo no son solo un inconveniente. Suponen horas de trabajo facturables de los estimadores, plazos de licitación incumplidos y pérdida de margen en los trabajos que sí se consiguen. Evaluar tu flujo de trabajo solo tiene importancia por lo que le cuesta (o le ahorra) a tu empresa.
Antes de comparar funciones o programar demostraciones, da un paso atrás eidentifica en qué puntos tu proceso de elaboración de presupuestos genera más dificultades. Las mayores oportunidades de mejora a menudo no resultan evidentes hasta que se analiza cómo trabaja tu equipo, desde el día de la licitación hasta la entrega del proyecto.
Pregunta 1:
¿Por qué es importante el tamaño del equipo a la hora de elegir un programa de presupuestación?
El tamaño del equipo determina qué funciones del software de presupuestación son más importantes. Los presupuestadores que trabajan en solitario dan prioridad a la rapidez y la sencillez, mientras que los equipos en expansión necesitan conjuntos estandarizados, bases de datos de costes compartidas y herramientas de colaboración para mantener la coherencia de los presupuestos a medida que aumenta el número de empleados.
El tamaño de tu equipo influye en mucho más que en los costes de las licencias. Un estimador que trabaja en solitario tiene prioridades muy diferentes a las de un departamento con diez estimadores repartidos en varias oficinas.
A medida que los equipos crecen, la coherencia cobra tanta importancia como la rapidez. Sin flujos de trabajo estandarizados, cada estimador desarrolla sus propios conjuntos, convenciones de nomenclatura y procesos. Esa falta de coherencia puede dificultar la revisión, la formación y la escalabilidad de las estimaciones. Si el crecimiento forma parte de tu plan de negocio, la escalabilidad debería ser un criterio de evaluación fundamental, y no algo secundario.
Pregúntate:
- ¿Todos los tasadores trabajan con los mismos planos de montaje?
- ¿Pueden colaborar varios estimadores en la misma oferta?
- ¿Estáis utilizando todos la misma base de datos de costes?
- ¿Es muy difícil incorporar a un nuevo estimador?
Procesos incoherentes generan confusión y estimaciones cuya precisión varía en función de quién las haya elaborado, lo que afecta directamente a las tasas de éxito y a la previsibilidad de los márgenes a medida que tu equipo crece.
STACK el mejor programa de presupuestación que he utilizado. La curva de aprendizaje es muy corta. Mis presupuestistas ya estaban utilizando STACK 10 minutos de haber iniciado sesión. STACK cuenta STACK con numerosos vídeos formativos y una línea de asistencia dedicada».
Pregunta 2:
¿Por qué debería integrarse el software medir de estimación?
El software integrado medir presupuestación actualiza automáticamente tu estimar cambian las cantidades, lo que elimina la necesidad de volver a introducir los datos manualmente. Esto reduce los errores, evita discrepancias entre versiones y garantiza la precisión de las ofertas sin necesidad de realizar el mismo trabajo por duplicado en diferentes herramientas.
Esta es una de las preguntas más impactantes que puedes hacer. Muchos contratistas siguen realizando medir una sola aplicación antes de transferir manualmente las cantidades a Excel o a un programa de presupuestación independiente. Ese proceso genera trabajo innecesario cada vez que cambian las cantidades.
Piensa en tu flujo de trabajo actual:
- ¿Los tasadores vuelven a introducir las mediciones manualmente?
- ¿Se exportan e importan cantidades entre sistemas?
- ¿Al actualizar un medir , se actualiza medir el estimar?
Cada transferencia manual conlleva el riesgo de que se produzcan errores, discrepancias entre versiones y pérdidas de productividad. Un flujo de trabajo integrado elimina la introducción duplicada de datos y ayuda a garantizar que tu estimar refleje estimar las cantidades más recientes.
Esa pérdida de productividad tiene un coste. Cada hora que un presupuestista dedica a volver a introducir cantidades es una hora que no dedica a buscar ahorros, ajustar los precios o presentar la oferta para el siguiente trabajo. En proyectos con márgenes ajustados, esa diferencia puede determinar si una oferta resulta rentable o no.
«Al utilizar las bibliotecas predefinidas que hemos configurado en la plataforma, con los elementos y conjuntos ya asociados, en cuanto empiezas a realizar la medir, ya empiezas a realizar la estimar. La estimar elaborando a medida que vamos realizando esa medir».
Pregunta 3:
¿Cómo debería gestionar tu software de presupuestación las revisiones de los planos?
Un buen programa de presupuestación incorpora medidas existentes medidas los planos revisados, señala exactamente qué ha cambiado y actualiza automáticamente los presupuestos afectados. De este modo, se evita que se pasen por alto aspectos del alcance del proyecto y que haya que volver a empezar medidas cero tras cada anexo.
Pocas tareas de presupuestación requieren más tiempo que la gestión de anexos y planos revisados. Algunos equipos vuelven a empezar sus medir cero. Otros se basan en comparaciones visuales y esperan detectar todos los cambios. Lamentablemente, las revisiones que se pasan por alto suelen traducirse en un alcance no contemplado y, por lo tanto, en una pérdida de beneficios. A la hora deevaluar un software, no te limites a las simples herramientas de superposición.
Pregunta si la plataforma puede:
- Incorporar medidas existentes medidas los planes revisados
- Identificar rápidamente las zonas modificadas
- Conservar el trabajo realizado anteriormente en lugar de tener que empezar de cero
- Ayuda a los estimadores a comprender exactamente qué ha cambiado
Reducir el trabajo de corrección durante las revisiones puede suponer un ahorro de horas en cada proyecto, al tiempo que mejora estimar . Un alcance omitido debido a una revisión omitida no solo cuesta tiempo solucionarlo.Puede suponer asumir costes adicionales a mitad del proyecto o hacer frente a cambios que nunca se habían presupuestado, lo que afecta a los resultados financieros mucho después de haber ganado la licitación.
«Uno de nuestros presupuestos más extensos en este momento tiene más de 3.000 páginas de planos. Así que, si queremos modificar una o dos cosas, solo tenemos que acceder al archivo, cambiar el conjunto y se actualizan cientos de presupuestos a la vez».
Pregunta 4:
¿Por qué es importante el traspaso estimar?
Una transferencia conectada envía los datos de estimación directamente a los sistemas de contabilidad, ERP o de gestión de proyectos una vez que se ha ganado una licitación. Esto elimina la introducción duplicada de datos, reduce los errores y agiliza la puesta en marcha del proyecto.
Muchos contratistas se centran exclusivamente en la fase previa a la construcción y pasan por alto lo que ocurre después. Si tu equipo de presupuestación vuelve a introducir manualmente los datos de costes en el software de contabilidad, ERP o de gestión de proyectos después de cada adjudicación, estás repitiendo un trabajo que ya se ha realizado.
Una transferencia de llamada interrumpida provoca:
- Introducción de datos duplicados
- Mayor riesgo de errores
- Retrasos en la puesta en marcha de los proyectos
- Pérdida de información sobre estimaciones
Cada uno de estos aspectos supone un coste oculto. Los retrasos en la puesta en marcha retrasan el reconocimiento de ingresos, la duplicación de datos ocupa horas de trabajo del personal que podrían dedicarse a la siguiente licitación, y la pérdida de información sobre estimaciones implica que tu equipo tiene que volver a aprender lecciones que ya deberían estar influyendo en la fijación de precios.
En su lugar, busca plataformas que conecten los datos de presupuestación directamente con los sistemas posteriores, de modo que la información fluya de forma natural desde la licitación hasta la construcción. Cuanto menos tenga que volver a introducir tu equipo, más rápido podrán comenzar los proyectos.
«Cambiamos de PlanGrid a STACK nos permitía disponer de un único servicio para nuestros equipos de licitaciones y presupuestos y para los equipos de obra».
Pregunta 5:
¿Cómo se elige un programa de elaboración de presupuestos que se adapte al crecimiento de tu empresa?
Un software de presupuestación escalable admite un mayor número de usuarios, un mayor volumen de ofertas y varias oficinas sin necesidad de cambiar de plataforma. Evalúa ahora tus planes de crecimiento para evitar tener que volver a cambiar de software en uno o dos años. El software que hoy funciona para un solo estimador puede convertirse en un cuello de botella el año que viene.
Tanto si tienes pensado contratar a más presupuestistas, como si quieres abordar proyectos de mayor envergadura o ampliar tu actividad a nuevos sectores, tu tecnología debería respaldar ese crecimiento.
Piensa en preguntas como:
- ¿Habrá más evaluadores que necesiten acceso?
- ¿Crees que aumentará el volumen de ofertas?
- ¿Colaborarán varias oficinas?
- ¿Estás entrando en nuevos mercados?
Comprar solo para las necesidades actuales suele llevar a tener que sustituir el software antes de lo previsto. El coste de quedarse pequeño en una plataforma antes de tiempo es casi siempre superior al coste de elegir la adecuada desde el principio.
STACK nosSTACK crecer muy rápido en la gama alta. Nos ha ayudado a alcanzar nuestro máximo potencial tal y como estamos ahora. Tengo que seguir el ritmo de STACK no que sean ellos los que tengan que seguir el mío».
Deficiencias habituales en los flujos de trabajo y su impacto
Desafío | Impacto diario | Qué hay que tener en cuenta | Coste empresarial |
|---|---|---|---|
Transferencia manual de cantidades | Trabajo duplicado y mayores índices de error | medir presupuestación integradas | Pérdida de horas de trabajo de los tasadores por licitación; menor número de licitaciones completadas por semana |
Revisión de las modificaciones del plano mediante nuevas mediciones | Pérdida de productividad en cada anexo | medir que tienen en cuenta las revisiones | El alcance no cubierto se contabiliza como gasto no facturado |
Procesos de estimadores múltiples | Estimaciones incoherentes | Conjuntos y bibliotecas estandarizados | Índices de victoria irregulares y márgenes impredecibles |
Entrega manual del proyecto | Volver a introducir los datos de la puja ganadora | Integraciones de ERP y contabilidad | Retrasos en el inicio de los proyectos; retrasos en el reconocimiento de ingresos |
Software exclusivo para ordenador de sobremesa | Colaboración limitada | Acceso al navegador nativo en la nube | Mayor lentitud en la tramitación de las ofertas; oportunidades perdidas frente a competidores más ágiles |
Por qué el flujo de trabajo es más importante que la lista de funciones
Muchos contratistas evalúan los programas de presupuestación comparando listas de características. Aunque eso puede ser un punto de partida útil, rara vez ofrece una visión completa. Dos plataformas pueden ofrecer ambas herramientas digitales medir, presupuestación y colaboración, pero la experiencia en el día a día puede ser radicalmente diferente.
La verdadera cuestión no es si una función existe, sino hasta qué punto se adapta a tu flujo de trabajo. Piensa en cuántos pasos se necesitan para completar las tareas habituales de elaboración de presupuestos, si los cambios en las cantidades se reflejan automáticamente en tu estimar, cómo gestiona la plataforma las revisiones de los planos y si varios presupuestistas pueden colaborar sin que se produzcan conflictos de versiones. También merece la pena pensar en el futuro. ¿Seguirá siendo eficiente el mismo proceso si tu equipo se duplica o si aumenta el volumen de licitaciones?
Si vas más allá de las listas de funciones y evalúas cómo el software te ayuda en todo tu flujo de trabajo de elaboración de presupuestos, obtendrás una visión mucho más clara de su valor a largo plazo. En muchos casos, estas preguntas centradas en el flujo de trabajo revelan más sobre el impacto de una plataforma en la productividad de lo que jamás podría hacerlo cualquier tabla comparativa.
Evalúa tu proceso de elaboración de presupuestos antes de evaluar el software
El mejor software no es necesariamente el que tiene más funciones, sino el que resuelve tus mayores retos operativos.
Antes de programar demostraciones, identifica en qué puntos tu proceso actual de elaboración de presupuestos genera dificultades. Ya se trate de la introducción manual de datos, las revisiones de planos, las prácticas de presupuestación incoherentes o los traspasos de proyectos descoordinados, comprender tus prioridades hace que cada conversación sobre software sea más productiva.
En STACK, hemos observado cómo los contratistas se dan cuenta de que los mayores beneficios no se obtienen sustituyendo una herramienta por otra, sino conectando todo su flujo de trabajo previo a la construcción, reduciendo la duplicación de tareas y dando a los presupuestistas tiempo para centrarse en conseguir proyectos rentables.
¿Estás listo para identificar tus prioridades?
Si estás estás evaluando un programa de presupuestación de obras, empieza por identificar en qué aspectos tu proceso actual te está haciendo perder tiempo, ofertas o margen. Las fricciones en el flujo de trabajo son el síntoma, la pérdida de beneficios es el verdadero problema al que apunta. Responder a estas cinco preguntas te ayudará a acudir a cada demostración de software sabiendo ya qué es realmente vale por lo que realmente vale la pena
Preguntas Frecuentes
¿Qué aspectos debo tener en cuenta a la hora de comparar programas de presupuestación para la construcción?
Céntrate en tu flujo de trabajo más que en las listas de funciones. Ten en cuenta la colaboración en equipo,estimar , la gestión de revisiones, el traspaso de proyectos y la escalabilidad.
¿Por qué es importante la integración entre medir «estimar»?
Flujos de trabajo integrados eliminan la introducción manual de datos, reducen los errores y mantienen automáticamente sincronizados los presupuestos a medida que cambian las cantidades.
¿Cómo afectan las revisiones de los planos a la precisión de los cálculos?
Una gestión deficiente de las revisiones aumenta el riesgo de que se pase por alto parte del alcance, de que se duplique el trabajo y de que las estimaciones sean inexactas. El software debería ayudar a medidas existentes y identificar los cambios de forma eficiente.
¿Cuándo debería un contratista cambiar de programa de presupuestación?
Si tu equipo dedica mucho tiempo volviendo a introducir datos, reconstruyendo estimaciones tras las revisiones o teniendo dificultades para colaborar, quizá sea el momento de plantearse la posibilidad de adoptar flujos de trabajo más conectados.
¿Cómo puedo determinar qué funciones del software son las más importantes?
Empieza por identificar tus puntos débiles actuales. Comprender dónde se producen los fallos en tu flujo de trabajo facilita la priorización de las funcionalidades que te proporcionarán el mayor retorno de la inversión.
