Lorsque les entrepreneurs créent une entreprise de construction, ils ont tendance à penser au coût des matériaux et de la main-d'œuvre lorsqu'ils établissent des devis. Au début, c'est généralement le cas - si vous êtes un entrepreneur et que vous réalisez tous vos devis seul, à la table de votre cuisine, après une longue journée sur le terrain, vous évaluez vos coûts de manière assez précise.
Mais une fois que vous avez dépassé ce stade - que vous soyez un petit bureau ou que vous fassiez partie d'une entreprise - vous devez prendre en compte les frais généraux. Les frais généraux peuvent vous rattraper, alors profitez de l'occasion pour vous y plonger, les comprendre et planifier des coupes pour que votre entreprise reste légère.
Qu'est-ce qui est considéré comme des frais généraux ?
Pour réduire les frais généraux, il faut d'abord les définir. Essentiellement, tous les coûts associés à la gestion de votre entreprise qui ne sont pas directement liés au travail sur le terrain sont des frais généraux. Pensez à des choses comme :
- Coûts administratifs : salaires de votre personnel hors construction (réceptionnistes, estimateurs, comptables, etc.)
- Licences d'exploitation, permis, immatriculation des véhicules et des équipements
- Assurance d'exploitation, indemnisation des travailleurs, polices d'assurance automobile
- Impôts
- Loyer et services publics pour votre bureau
- Équipement de bureau comme les ordinateurs, les téléphones, les imprimantes et même le mobilier
- Abonnements à des logiciels
Comment réduire vos frais généraux de construction
Examinez chaque dépense individuellement pour déterminer comment vous pourriez la réduire sans nuire aux opérations - n'oubliez pas que l'objectif est de continuer à croître et à réussir, et qu'en tant qu'entreprise établie, vous ne pouvez pas réduire vos frais généraux à zéro. Ne procédez à des réductions et à des regroupements que s'il est clair qu'ils sont nécessaires et bénéfiques.
1. Payez vos impôts trimestriels.
En tant qu'entrepreneur individuel ou indépendant, un moyen rapide de réduire les frais est de payer des impôts trimestriels estimés. Au lieu d'une déclaration d'impôt en avril, votre entreprise est censée effectuer un paiement à l'IRS quatre fois par an. Si vous ne le faites pas, vous risquez une pénalité.
Le paiement trimestriel vous permet également de mieux prévoir vos flux de trésorerie - vous n'attendez pas le jour de l'impôt pour vous rendre compte que vous devez à l'Oncle Sam une part importante de ce que vous pensiez être un bénéfice.
2. Réduisez vos coûts d'impression.
L'impression régulière de documents de bureau peut certainement s'avérer coûteuse, c'est pourquoi il est utile d'envisager des solutions numériques pour la facturation et d'autres tâches traditionnelles liées au papier. Les plans constituent souvent le coût d'impression le plus important pour les entreprises de construction.
Il y a de fortes chances que vous payiez un prix élevé pour qu'une imprimerie produise des tirages à grande échelle pour des travaux que vous ne remporterez pas - et lorsque vous les remportez, il y a souvent des dépenses supplémentaires lorsque des ordres de modification accompagnent des plans révisés.
Lorsque vous débutez et que vous ne répondez qu'à quelques appels d'offres par an, cela peut fonctionner, mais ce n'est pas viable et les coûts sont prohibitifs au fur et à mesure que vous vous développez. Une plateforme logicielle prise de mesure peut s'amortir après seulement quelques travaux et accélérer considérablement votre flux de travail, alors évaluez quelques solutions et dites adieu aux coûteux plans sur papier.
3. Consolider les plates-formes logicielles.
En ce qui concerne les logiciels, faites un audit de tout ce à quoi vous êtes abonné et voyez s'il n'existe pas des outils qui pourraient remplacer certaines de vos tâches à moindre coût. Par exemple, payez-vous pour un logiciel prise de mesure et un logiciel d'estimation distinct, et importez-vous les données de l'un à l'autre ?
Vous pourriez remplacer ces deux outils par une plateforme unique qui ferait les deux - comme STACK. En regroupant les tâches en un nombre réduit de solutions, vous réduisez également le risque d'introduire des erreurs et des failles de sécurité lors du transfert des données.
4. Réduire les équipements et les espaces de bureaux inutilisés.
Suivez la fréquence d'utilisation de votre matériel et de vos véhicules. Si vous possédez une flotte complète d'équipements qui ne sont utilisés que pour certains types de travaux, il peut être intéressant de vendre certains d'entre eux et de les louer lorsqu'ils sont réellement utilisés. Les frais d'immatriculation, d'assurance et d'entretien des équipements lourds s'accumulent et leur valeur se déprécie rapidement.
De même, utilisez-vous tout l'espace de bureau que vous payez ? Vous pourriez réduire les coûts des services publics en ne renouvelant pas le bail d'une partie du bâtiment que vous n'utilisez pas ou en investissant dans des pratiques plus efficaces sur le plan énergétique si vous êtes propriétaire de l'espace. Votre personnel de bureau pourrait-il se mettre à distance pour ne plus avoir à payer de loyer ou d'hypothèque ?
5. Prendre des décisions nuancées en matière de personnel.
Dans certaines situations, l'externalisation d'une tâche est moins coûteuse et dans d'autres, le fait d'avoir un employé en interne peut vous faire économiser des milliers d'euros. Examinez des fonctions telles que la comptabilité, le marketing et la maintenance.
Pour une petite entreprise, il peut être plus rentable de payer une agence ou un travailleur indépendant pour mettre en œuvre certaines initiatives de marketing et s'occuper de la comptabilité et des salaires. Ou peut-être qu'une personne dynamique en début de carrière pourrait s'occuper de certaines de ces tâches en plus de répondre au téléphone.
Mais pour d'autres emplois, tels que l'entretien et la réparation de machines lourdes, il peut être avantageux d'employer un mécanicien plutôt que de payer un atelier pour des réparations coûteuses et inattendues.
Lorsque vous prenez des décisions en matière de personnel, n'oubliez pas que si les chiffres sont importants, il est également crucial de prendre en compte les coûts invisibles : embaucher et licencier apparemment au hasard peut nuire à votre réputation en tant qu'employeur et rendre plus difficile la rétention des bons employés. Prenez donc le temps de suivre les dépenses liées aux salaires et de tenir compte de ces autres impacts avant de prendre votre décision.
Comment les estimations détaillées réduisent les frais généraux
Malheureusement, il n'est pas possible de se débarrasser entièrement des frais généraux dans une entreprise en croissance saine, mais il est possible d'en tenir compte dans la manière dont vous fixez le prix des travaux afin de réduire la charge des coûts indirects.
Déterminez le montant total de vos frais généraux et répartissez-le entre les projets estimés de manière à ce que chaque travail rapporte suffisamment pour couvrir ces dépenses et qu'il reste un peu de bénéfice.
Une fois que vous connaissez votre seuil de rentabilité, il est facile d'ajuster les estimations en fonction des besoins pour obtenir le bénéfice que vous souhaitez, surtout si vous utilisez un programme qui vous permet d'ajuster la marge par poste et de visualiser la ventilation des coûts.
Déterminez votre seuil de rentabilité en suivant les étapes suivantes.
