Dans le secteur de la construction, la concurrence pour les emplois est féroce et vous ne pouvez pas être sûr de remporter tous les projets pour lesquels vous soumissionnez. C'est pourquoi la clé du succès réside souvent dans l'augmentation de votre capacité à répondre à un plus grand nombre d'appels d'offres afin d'accroître vos chances de les remporter. Voici nos meilleurs conseils pour augmenter votre vitesse de production d'offres de 50 % ou plus.
Le processus d'appel d'offres standard pour les travaux de construction
Le processus d'appel d'offres pour les travaux de construction évolue au fur et à mesure que de nouvelles technologies sont disponibles, mais il reste fondamentalement inchangé. Vous devrez toujours prendre des mesures pour trouver de nouveaux travaux possibles, décider si vous souhaitez faire une offre, établir un devis et soumettre une proposition.
Dans l'environnement actuel, les entrepreneurs trouvent des informations sur les nouveaux projets de différentes manières, y compris, bien sûr, par des contacts personnels et des recommandations. Selon les données de l'enquête sectorielle 2020 deSTACK, environ la moitié des entrepreneurs utilisent une salle de plans ou un service de génération de prospects, et 25 % ont recours à la prospection commerciale et à l'appel à l'improviste.
Répartir vos ressources entre plusieurs méthodes de recherche de projets est votre meilleur atout pour trouver les bons projets à soumettre à un appel d'offres. Si vous cherchez par où commencer, essayez Dodge Data & Analytics.
Le processus d'estimation et de soumission des propositions varie également, allant du papier et du stylo à des outils logiciels sophistiqués, et tout ce qu'il y a entre les deux. C'est là que la plupart des entrepreneurs peuvent réellement améliorer l'efficacité de leur processus d'appel d'offres.
L'impact d'un doublement de la production des offres
Vous savez que vous ne remporterez pas tous les projets pour lesquels vous soumissionnez, mais voici à quoi cela pourrait ressembler si vous mettiez toutes les chances de votre côté.
Comment devenir plus efficace dans la compilation des estimations pour votre offre de construction
La première étape de l'amélioration de l'efficacité consiste à suivre votre processus actuel pour comprendre où vous réussissez et où vous pourriez faire mieux.
Fixez une période de temps spécifique - peut-être une semaine ou un mois, en fonction du nombre d'offres que vous soumettez habituellement - et notez le temps que vous consacrez à chaque tâche, depuis l'identification du travail jusqu'à la soumission de la proposition. Il peut être utile de visualiser votre processus sur un tableau blanc, en indiquant les étapes, le temps nécessaire à leur réalisation et tout retour aux étapes précédentes. Pensez à des éléments tels que
- Combien de temps faut-il pour préparer le site prises de mesures? Passez-vous du temps à imprimer et à transporter des plans sur papier ? Si vous utilisez un logiciel, combien de temps faut-il pour organiser les plans et les documents avant de commencer à mesurer ? Combien de temps passez-vous à rechercher des éléments sur les plans ?
- Votre prises de mesures pourrait-il être rationalisé ? Comment votre processus prise de mesure pourrait-il être amélioré ? Si vous travaillez sur papier, quel serait l'impact du passage à un processus à l'écran ? Si vous utilisez déjà un logiciel, quelles sont les parties de votre flux de travail qui vous freinent encore ?
- Existe-t-il un meilleur moyen pour votre équipe de collaborer ? Suivez le temps passé à envoyer des fichiers entre collègues, à attendre des réponses à des questions par courrier électronique, et même si les projets déraillent lorsque quelqu'un est malade.
- Comment s'y prendre pour établir des devis ? Lorsque vous avez terminé votre site prise de mesure , que se passe-t-il ensuite ? Notez si vous passez du temps à transférer des données entre différents logiciels ou à les saisir dans Excel ou un autre outil à partir de papier. Devez-vous rechercher les matériaux dans un guide des prix pour chaque projet ? Comment déterminez-vous votre marge pour chaque travail ?
- Que doit-il se passer entre l'établissement d'un devis et la soumission d'une proposition ? Une fois que vous avez déterminé votre prix de vente, comment cette information est-elle transmise à l'entrepreneur général ? Saisissez-vous à nouveau les informations relatives au devis dans une autre plate-forme, telle que Microsoft Word, et recopiez-vous le logo de votre entreprise ?
Lorsque vous décomposez chacune de ces étapes, et toutes les autres nécessaires à votre propre méthode de travail, et que vous attribuez du temps à chacune d'entre elles par projet, vous pouvez commencer à utiliser des données réelles pour repérer les principales possibilités d'amélioration du flux de travail. Identifiez les deux ou trois principaux facteurs de blocage et concentrez-vous d'abord sur l'amélioration de ces étapes.
Quels sont les moyens de réutiliser les appels d'offres antérieurs en matière de construction ?
Chaque projet étant différent, vous ne pouvez évidemment pas vous contenter de copier une offre et de changer le nom de l'entreprise générale. Mais il existe plusieurs façons de rendre certaines parties de votre processus reproductibles afin de supprimer les étapes supplémentaires.
prise de mesure Bibliothèques de modèles
Recherchez un logiciel prise de mesure qui vous permette de sauvegarder les modèles de prises de mesures que vous utilisez le plus souvent. Si vous faites beaucoup de prises de mesures pour les parkings en asphalte, par exemple, vous pourrez enregistrer ce prise de mesure pour une utilisation ultérieure. Grâce à cette fonction, vous pouvez même attacher des articles et des assemblages à ces modèles, ce qui vous permet d'accéder instantanément aux matériaux dont vous avez besoin pour le travail.
Modèles d'estimation
À l'instar d'une bibliothèque prise de mesure , un logiciel qui vous permet d'enregistrer des modèles pour les coûts non mesurés dans vos estimations vous donne la possibilité d'appliquer les mêmes coûts aux dépenses indirectes telles que l'équipement, les permis ou les frais de transport, de sorte que vous n'ayez pas à saisir à nouveau ces montants couramment utilisés. Il peut être surprenant de constater à quel point une telle fonctionnalité élimine le travail à refaire à grande échelle.
Articles et assemblages préfabriqués et personnalisés
Le stockage de vos matériaux et ensembles de matériaux couramment utilisés dans votre logiciel de préconstruction signifie qu'ils sont tous à portée de clic. Recherchez un logiciel qui propose des articles et des assemblages courants déjà inclus dans la plate-forme, mais qui vous permet également de personnaliser les vôtres. Une fois cette bibliothèque constituée, vous pouvez appliquer rapidement chaque ensemble à tout projet applicable sans avoir à consulter des listes de prix et à effectuer des calculs pour vos mesures.
Génération automatisée de propositions d'offres
Une offre gagnante est une offre professionnelle, et votre proposition doit refléter votre marque et être à la hauteur. Vous pouvez rechercher un logiciel de préconception qui vous permettra d'enregistrer le logo de votre entreprise, vos conditions générales et tout autre texte passe-partout. Vous aurez également besoin d'un outil offrant des options permettant d'inclure des sous-totaux et de regrouper vos prix afin de pouvoir présenter votre ventilation comme vous le souhaitez. Générer des propositions prêtes à l'emploi directement à partir de vos estimations vous aidera à rationaliser votre flux de travail.
3 conseils pour accélérer le processus d'appel d'offres dans le secteur de la construction
En accélérant les tâches liées à prises de mesures, aux devis et aux propositions, vous et votre équipe disposez de plus de temps et d'espace pour vous consacrer à la réflexion critique, à l'analyse des chiffres et à l'établissement de relations, plutôt qu'à la répétition de travaux qui pourraient être numérisés. Voici trois façons d'accélérer ces tâches.
- Choisissez une plateforme de préconstruction complète. Les logiciels sont importants, mais il est tout aussi essentiel d'en choisir un qui vous permettra d'utiliser vos données de toutes les manières dont vous avez besoin. Le meilleur logiciel prise de mesure et le meilleur logiciel d'estimation, pris séparément, nécessitent toujours un travail manuel pour déplacer vos données. Trouvez un outil qui relie ces deux disciplines et transforme votre processus en un flux fluide sans étapes supplémentaires.
- Cherchez des moyens de connecter vos données en dehors de la plateforme. Un outil qui s'intègre à de nombreux autres logiciels, tels que des outils de comptabilité, de gestion des offres et de communication sur le terrain, et qui offre une API ouverte vous permettant de personnaliser vos propres connexions avec les plateformes propriétaires utilisées par votre entreprise, vous donnera une longueur d'avance pour l'analyse des données des projets précédents, les prévisions, la facturation et bien d'autres choses encore.
- Trouvez un logiciel facile à utiliser, intuitif et bénéficiant d'une assistance clientèle solide. Un outil doté de nombreuses fonctionnalités que vous ne parvenez pas à comprendre ne vous permettra pas d'accélérer vos travaux de préconstruction. Une plateforme technologique qui offre de nombreuses ressources et formations, et qui est à l'écoute de ses clients et prend en compte leurs suggestions de nouvelles fonctionnalités est votre meilleur atout pour continuer à réussir au fur et à mesure que vous vous développez.
Conseil supplémentaire : peu, voire aucune de ces améliorations ne sont possibles dans l'environnement de construction actuel sans l'accès aux outils basés sur le site cloud. Lorsque vous évaluez de nouvelles options, veillez à prendre en compte l'accessibilité de la plateforme sur tous vos appareils et dans tous les lieux où votre équipe peut être amenée à travailler. Passer du papier à un logiciel de bureau à l'ancienne peut améliorer un peu vos processus, mais cela ne vous permettra pas de doubler votre production d'offres comme peut le faire le site cloud .
Pour plus d'informations sur ce que vous devez rechercher dans votre logiciel de préconstruction, téléchargez cette liste de contrôle qui peut vous aider à évaluer les outils.
