La croissance de votre entreprise de construction est passionnante, mais il peut être intimidant de passer à des projets plus importants que ceux auxquels vous êtes habitué. Comment savoir si le moment est venu ? Que pouvez-vous faire pour vous préparer afin de savoir si vous êtes prêt à gérer des travaux plus complexes ?
Utilisez ces conseils pour préparer votre entreprise à cette grande étape, puis commencez à chercher ces emplois à un million de dollars.
Les éléments d'une offre de construction d'un million de dollars
En ce qui concerne la composition des appels d'offres à grande échelle, leur structure n'est pas très différente de celle des propositions de construction commerciale plus modestes auxquelles vous êtes habitué. Vous devrez effectuer votre prise de mesure, établir un devis et rédiger une proposition comme d'habitude.
Mais vous devrez veiller à ce que vos documents de construction soient extrêmement bien organisés, et vous devrez mettre les points sur les i et les barres sur les t.
Gestion des documents de construction
L'absence d'un système de gestion des plans, des spécifications et des autres documents de construction est l'un des éléments qui vous fera certainement dévier de votre route au fur et à mesure que vous évoluerez vers des projets plus complexes. Si vous avez déjà passé du temps à chercher quelque chose en rapport avec un projet, c'est le signe que vous devez mettre au point un système avant de passer à des travaux plus importants qui s'accompagnent de jeux de plans plus volumineux.
Ce n'est pas parce que les documents sont aujourd'hui numérisés qu'il est plus difficile de les égarer. Aujourd'hui, nous passons souvent beaucoup trop de temps à chercher dans les courriels et les dossiers plutôt que dans les classeurs et les salles de planification.
Profitez du système d'organisation intégré de votre logiciel prise de mesure et de votre logiciel d'estimation pour créer des conventions de dénomination de fichiers et des structures de dossiers normalisées qui vous conviennent, à vous et à votre équipe. Faites en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et utilise le système de manière cohérente avant de vous lancer dans ce premier projet d'envergure.
Les bases d'un contrat de construction et les considérations juridiques
Si vous n'êtes pas encore familiarisé avec les clauses d'un contrat de construction, c'est le moment d'en apprendre davantage lorsque vous vous apprêtez à vous lancer dans des projets de plus grande envergure. Vous devrez accepter les termes du contrat de l'entrepreneur général après avoir remporté l'appel d'offres et réglé les négociations.
Que contient un contrat d'entreprise ?
Il existe de nombreux types de contrats, tels que le contrat à prix fixe, le contrat à prix coûtant majoré et le contrat à prix coûtant et à prix coûtant. En fonction de votre métier et de la nature du projet, vous pouvez être confronté à l'un ou l'autre de ces types de contrats. Parmi les clauses à surveiller dans les contrats de construction, citons les clauses de non-garantie, les dommages-intérêts pour retard, les clauses de subordination et les clauses de paiement en cas d'inexécution. Il est dans votre intérêt de bien comprendre tout le jargon juridique d'un contrat avant de l'accepter. Vous pouvez donc consulter un conseiller juridique ou même suivre un cours sur les contrats de construction à ce stade de la croissance de votre entreprise.
Élaborer ses propres conditions générales
Il peut être utile de créer votre propre cahier des charges que vous pourrez inclure dans chaque proposition que vous soumettrez. Ces conditions peuvent indiquer les politiques de votre entreprise, même si vous devrez toujours signer un contrat d'entreprise avec l'entrepreneur général. Consultez votre conseiller juridique pour rédiger un texte passe-partout que vous pourrez réutiliser pour chaque offre.
Un mot sur la collaboration avec les partenaires
S'associer à une autre entreprise dans le cadre d'un appel d'offres de grande envergure est parfois un excellent moyen de mettre un pied dans des projets plus complexes. Mais si jusqu'à présent vous avez travaillé seul, vous devrez réfléchir longuement à la manière dont ce partenariat fonctionnera. Votre statut de LLC, de société ou de S-corp impose des limites à votre responsabilité personnelle, mais il n'y a pas de telles limites pour une société de personnes, et vous pourriez vous retrouver responsable des dettes contractées par votre partenaire. C'est donc à nouveau le moment de faire appel à une assistance juridique pour déterminer si c'est la bonne solution pour vous.
Conseils pour l'élaboration d'estimations et de propositions dans le cadre d'un appel d'offres pour des travaux de construction de grande envergure
Il se peut que vous souhaitiez gérer votre processus de préconstruction de manière un peu différente lorsque vous passez à des travaux plus importants. L'essentiel est le même : utiliser vos mesures prise de mesure comme point de départ pour comprendre les coûts de votre projet et établir votre devis à partir de là. Mais, surtout si vous avez l'habitude d'évaluer la main-d'œuvre et les coûts indirects par intuition pour atteindre vos objectifs de rentabilité, le moment est venu d'être plus précis dans votre processus d'estimation.
Estimation de la construction pour les travaux complexes
L'estimation des travaux de construction est importante pour tout projet, mais lorsqu'il s'agit de travaux de grande envergure, une estimation précise est encore plus cruciale. Une offre trop élevée vous privera du travail, mais une offre trop basse peut tout aussi bien vous coûter le travail ou vous faire perdre de l'argent si vous l'obtenez. Au fur et à mesure que vous vous engagez dans des travaux plus importants, il est essentiel de vous rapprocher le plus possible du montant envisagé par le chef d'entreprise.
Pour obtenir l'estimation la plus précise possible, vous devez diviser votre estimation des coûts en catégories distinctes (que vous pouvez ou non choisir de rendre visibles à votre client). Au minimum, les catégories de l'estimation doivent comprendre
- Coûts des matériaux
- Travail
- Frais généraux
- Coûts des déchets prévus
- Taxe de vente
- Tout autre coût indirect (location de matériel, élimination des déchets, etc.)
Le fait de ventiler ces éléments clés séparément vous permet de voir plus facilement où vous pouvez réduire certaines dépenses ou quels sont les domaines qui posent problème. Avec une image claire de vos coûts réels, il n'y a pas d'ambiguïté entre le coût de votre projet et le prix de vente dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs de rentabilité.
Créer des propositions professionnelles et de marque
Plus les enjeux d'un projet sont importants, plus l'entrepreneur général attend des sous-traitants qu'il évalue pour les tâches à accomplir. Si votre proposition habituelle se résume à un document Microsoft Word créé à la hâte et ne comportant qu'un prix, il est temps de redoubler d'efforts pour que vos offres se démarquent.
Comment rédiger une offre professionnelle ? L'une des options consiste à perfectionner vos compétences en matière de conception et à créer un modèle de proposition dans un outil tel qu'Adobe Indesign, que vous pourrez ensuite convertir en un PDF élégant. Incluez le logo de votre marque, ainsi que vos conditions générales, comme nous l'avons vu plus haut. Vous souhaiterez peut-être disposer de modèles distincts pour les propositions à prix unique et pour les propositions où les coûts sont ventilés par poste.
Si cela vous semble un peu plus compliqué que vous ne l'espériez, vous pouvez vous tourner vers une plateforme de préconstruction complète qui vous permet de générer une proposition professionnelle, prête à être soumise à un appel d'offres, directement à partir de votre estimation des coûts. Certains outils, comme STACK, vous permettent d'enregistrer votre libellé type, le logo de votre entreprise et de passer facilement d'une proposition simple à une proposition détaillée, ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps si vous répondez à plusieurs appels d'offres.
Examinez vos politiques et vos données
Les heures de travail peuvent faire ou défaire un projet de construction à grande échelle en termes de bénéfices. Vous pouvez avoir une estimation parfaite des matériaux, mais si vous sous-estimez les heures de travail, vous grignoterez vos bénéfices - vous devez payer votre équipe pour qu'elle termine le travail quoi qu'il arrive.
Communiquer les politiques de ressources humaines pour éviter les surprises
Pour vous assurer que votre plan de main-d'œuvre est bien ficelé, vous devez d'abord disposer de politiques internes claires en matière d'horaires, de pauses, de congés payés, de congés de maladie et d'heures supplémentaires. Exigez-vous de votre équipe qu'elle demande des congés des semaines ou des mois à l'avance ? Disposez-vous de personnel de remplacement en cas de maladie ? Faut-il l'accord du superviseur pour effectuer des heures supplémentaires ? S'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne ces politiques permet d'éviter les retards surprises dus à un manque de personnel ainsi que les paiements inattendus d'heures supplémentaires, ce qui vous permet de rester sur la bonne voie.
Connaître les chiffres
Avant de soumissionner pour la première fois à un projet de construction de plus d'un million de dollars, vous devez prendre l'habitude d'examiner le projet à la fin des travaux. Vous devez examiner où se situe chaque écart entre les chiffres réels et les estimations, ce qui vous fournira les données historiques dont vous avez besoin pour calculer en toute confiance les besoins et les taux de main-d'œuvre typiques.
Autres facteurs de réussite d'un appel d'offres d'un million de dollars pour un projet de construction
Parmi les autres éléments à prendre en considération avant d'envisager de passer à des projets de plus grande envergure, citons l'évaluation du personnel et du financement, ainsi que la planification des ordres de modification.
Une dotation en personnel appropriée pour les projets de construction complexes
À mesure que vous entrez dans le monde des appels d'offres plus importants, non seulement le travail sur le terrain augmentera, mais il y aura aussi plus de responsabilités en col blanc à assumer au sein de votre entreprise. Déterminez si vous disposerez d'un soutien administratif suffisant, notamment d'assistants administratifs, d'estimateurs, de chefs de projet, de personnel de comptabilité et de ressources humaines, en plus de votre équipe d'entrepreneurs spécialisés.
Financement matériel
Comme les cycles de paiement dans le secteur de la construction sont notoirement lents et que vous devez acheter d'avance les matériaux nécessaires à vos projets, il peut être essentiel d'obtenir un financement pour libérer vos liquidités. Vous devrez évaluer les options qui s'offrent à vous, des cartes de crédit aux prêts bancaires. Une option qui peut être plus avantageuse pour les entrepreneurs en croissance est une solution comme Billd, qui paie vos matériaux tout en vous offrant des modalités de remboursement de 120 jours. Renseignez-vous sur cette solution si vous souhaitez bénéficier d'une plus grande souplesse financière.
Glissement de périmètre et ordres de modification
Les grands projets s'accompagnent souvent de modifications plus complexes. Attendez-vous à ce qu'il y ait des ordres de modification dès le début et prévoyez la manière de les gérer. Veillez à inclure dans votre documentation juridique un verbiage indiquant comment vous facturerez les travaux sortant du cadre initial et comment ils affecteront le calendrier du projet. Vous devrez également désigner un membre de votre équipe, probablement votre chef de projet, qui sera à l'affût de tout ordre de modification entrant, afin qu'il puisse être traité immédiatement dans le cadre de votre processus documenté, plutôt que de permettre à votre équipe de commencer à travailler sur ces ordres sans nouvelle estimation.
Liste de contrôle pour un appel d'offres de construction à grande échelle
Vous avez besoin de la version TL;DR de ces lignes directrices ? Voici une liste pratique, et vous pouvez télécharger une liste de contrôle complète ci-dessous.
